Prenos klasifikacij

Dokumentom, ki jih želimo hraniti v eDokumentaciji, je potrebno dodeliti ustrezne klasifikacije. Klasifikacije nam omogočajo lažje razvrščanje in večjo preglednost nad dokumenti. Klasifikacije kreiramo in pregledjujemo v Klasifikacijskem načrtu.   

V koraku Prenos klasifikacij  v Čarovniku za namestitev preko Spletne storitve prenesemo izbrane klasifikacije ali celoten prednastavljen klasifikacijski načrt.

Obrazec nam omogoča izbiranje prednastavljenih klasifikacijskih načrtov glede na tip našega podjetja, izbiro lokalizacije za posamezne države ali izbiro posameznih klasifikacij. Po prenosu lahko klasifikacijski načrt poljubno urejamo in oblikujemo.

Čarovniku za namestitev izberemo v meniju Nastavitve | Program |​ Administratorska konzola v panelu Nastavitve | Dokumentacija.

Namig Podrobnejše informacije o koraku Prenos klasifikacij preberite v poglavju Prenos klasifikacij. Klasifikacijo si najlažje predstavljamo kot fascikel v katerega vlagamo/vstavljamo dokumente istega tipa. Klasifikacija poleg razvrščanja dokumentov določa ravnanje z dokumentom. Določa v kateri hrambi se bo ta dokument hranil/nahajal, koliko časa se bo hranil, kdaj bo predlagan v avtomatsko uničenje in podobno. Napredne nastavitve klasifikacij, ki so potrebne za delo z eDokumentacijo uredimo v Klasifikacijskem načrtu. Podrobna navodila si poglejte v poglavju Klasifikacijski načrt.

Opis primera Odgovorna oseba želi hitro, z uporabo Čarovnika za namestitev, prenesti klasifikacijski načrt v šifrant podjetja. Uporabiti želi prednastavljen načrt za tipo organizacije d.o.o. in ga prilagoditi za svoje potrebe. To stori v naslednjih korakih: Izbira kriterijev Način uvoza Izbira klasifikacij Prenos v šifrant

1. Izbira kriterijev

Odgovorna oseba želi prenesti predpripravljen klasifikacijski načrt v šifrant podjetja. V prvem koraku izbere kriterije oz. vrsto klasifikacijske načrta.

V Čarovniku za namestitev izbere korak Prenos klasifikacij.

V razdelku Kriteriji, v polju Skupina s spustnega seznama izbere klasifikacijski načrt, ki ustreza vrsti želenega tipa organizacije: Klasifikacijski načrt za d.o.o..

Namig Polji Koda in Opis, omogočata filtriranje klasifikacij, glede na vrsto in opis klasifikacije. Filtriramo lahko tudi z uporabo posebnega znaka %.

2. Način uvoza

Prenesti želi klasifikacije, ki ne obstajajo v šifrantu, morebitne obstoječe pa prepisati.

V ta namen v razdelku Način uvoza označi izbirno polje pri načinu Dod./sprem. (Dodajanje/Spreminjanje).

Uvoziti želi klasifikacijski za slovensko podjetje, v ta namen v polju Za državo s spustnega seznama izbere lokalizacijo: SI.

Nadaljuje na izbiro kalsifikacij.

3. Izbira klasifikacij

Med prednastavljenimi klasifikacijami želi izbrati klasifikacije, ki ustrezajo potrebam podjetja.

Klikne na  gumb Prenesi s strežnika in na seznam za predogled prenese celoten Klasifikacijski načrt za d.o.o.

Z označitvijo izbirnega polja Da/Ne pri posamezni poziciji izbere klasifikacije, ki jih želi prenesti v šifrant.

Nadaljuje s prenosom v šifrant.

4. Prenos v šifrant

Za prenos izbranih klasifikacij v šifrant klikne na gumb Prenesi v Šifrant.

Z gumbom Potrdi, v oknu Informacija zaključi uspešen prenos izbranih klasifikacij v šifrant.

Namig Klasifikacijski načrt lahko pregledujete v meniju Nastavitve | Dokumentacija |​ Klasifikacijski načrt

S klikom na gumb Naprej nadaljuje na korak Prenesi hrambe v Čarovniku za namestitev.

Nazaj Korak1: Dokumentacija

Naprej Korak 3: Prenesi hrambe