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Dokumentenarchivierung
Arhiviranje dokumentov
Das Formular ist für die Archivierung von Dokumenten (Bestellungen, Waren und Buchungen) vorgesehen. Im Archivierungsprozess werden die angegebenen Daten (Dokumente) in eine Archivdatenbank bzw. in Archivtabellen gespeichert. Dadurch wird die Größe der Arbeitsdatenbank reduziert und gleichzeitig die Geschwindigkeit verschiedener Abfragen und Verarbeitungen erhöht, da weniger aktive Daten in der Datenbank vorhanden sind.
Der Inhalt richtet sich hauptsächlich an einzelne Benutzer, die eine große Anzahl von Dokumenten aus den genannten Bereichen haben und das Programm bereits viele Geschäftsjahre nutzen, sodass sie alte Geschäftsjahre archivieren können.
Die Archivierung alter Daten kann auch mehrmals durchgeführt werden, je nach Umfang der Dokumente, die sich im Laufe der Geschäftsjahre ansammeln (z.B.: die Archivierung kann alle paar Jahre durchgeführt werden).
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Die Archivierung sollte nur für Daten erfolgen, die älter als mehrere Jahre sind bzw. für Zeiträume, die mehrere Jahre in die Vergangenheit reichen!
Auf diese Weise bleiben neuere Daten wie gewohnt in der Datenbank verfügbar, während alte Daten in Archivtabellen bzw. Archivdatenbanken gespeichert werden.
Es wird empfohlen, dass in der Arbeitsdatenbank Daten für mindestens die letzten zwei Jahre aufbewahrt werden.
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Archivdaten, insbesondere die in einer separaten Datenbank, sollten ebenso sorgfältig wie Ihre aktive Datenbank aufbewahrt werden, da sich darin Ihre Dokumente befinden, die Sie möglicherweise später ausdrucken, überprüfen und ähnliches müssen! |
Funktionstasten, Optionen und Inhalte des Formulars Dokumentenarchivierung
| Datenbank |
Geben Sie einen neuen Namen für die Datenbank ein, die die Archivdaten enthalten wird. Die Datenbank wird im Archivierungsprozess auf Ihrem Server erstellt. Falls Sie keinen Namen eingeben, wird das Archiv in der bestehenden Datenbank in zusätzlichen erstellten Archivtabellen erstellt. |
| Ordner für MDF/LDF-Dateien |
Sie können auch den Speicherort angeben, an dem die Dateien der Archivdatenbank auf der Festplatte erstellt werden sollen. Falls Sie dies nicht eingeben, werden die LDF/MDF-Dateien am Standardstandort Ihres SQL-Servers erstellt. |
| Schema |
Standardmäßig ist das Schema immer "dbo" |
| Datum der Archivierung |
Datum (Stichtag), an dem die Archivierung der Dokumente durchgeführt wird. Das Datum sollte für mehrere Geschäftsjahre in der Vergangenheit festgelegt werden, damit nur alte Daten archiviert werden! Es wird empfohlen, die Archivierung am Ende des Geschäftsjahres bzw. Zeitraums durchzuführen (z.B.: 31.12.2012 - dies umfasst die Archivierung von Dokumenten einschließlich des Datums 31.12.2012). |
| VD für Anfangsbestand |
Aus der Auswahl-Tabelle wählen wir die Art des Dokuments für die Erstellung des Anfangsbestands. Der Anfangsbestand wird am ausgewählten VD für die einzelnen Lager am Tag nach dem Datum der Archivierung erstellt.
In der Auswahl-Tabelle befinden sich VDs, die interne Übertragungen sind und im Verzeichnis der Dokumentenarten die Option: "Möglichkeit der wertmäßigen Buchung" ausgewählt haben. Falls eine solche Dokumentenart im Programm noch nicht existiert, muss sie erstellt werden.
Es wird empfohlen, für die Zwecke des Anfangsbestands aufgrund der Archivierung eine eigene Dokumentenart speziell für diesen Zweck zu erstellen oder auszuwählen.
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| Jahresabschluss für das Datum der Archivierung |
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| "Erstelle Anfangsbestand" |
Mit einem Klick auf die Schaltfläche wird das Programm die Anfangsbestände für die einzelnen Lager und die Anfangsbestände für die Erstellung von Handelsunterlagen erstellen.
Der Anfangsbestand für die Handelsunterlagen ist in der Datenbank nicht sichtbar.
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| "Archivieren" |
Mit dieser Schaltfläche beginnen Sie den Prozess der Archivierung. Um den Archivierungsprozess durchzuführen, muss der Benutzer über Administratorrechte verfügen, andernfalls wird das Programm ihn darüber informieren.
Je nach Größe der Datenbank bzw. der Datenmenge kann die Archivierung der Daten länger dauern! |
| Sicherung der Datenbank |
Mit dem angekreuzten Inhalt wird vor Beginn der Archivierung ein Backup Ihrer Datenbank durchgeführt, die Sie archivieren möchten - empfohlen! |
| Synchronisieren |
Die Schaltfläche dient der Synchronisierung von Archivtabellen bzw. -datenbanken, falls sich die Grunddaten in der Quell-Datenbank nach der Archivierung geändert haben. Der Prozess gleicht die Änderungen auch im Archiv ab. |
| Archiv aktualisieren |
Falls Sie das Archiv in die Datenbank zurückblicken oder zurückbringen möchten, muss es unbedingt mit der Quell-Datenbank synchronisiert sein. Mit dieser Schaltfläche synchronisieren/aktualisieren Sie es. Die Möglichkeit zur Auswahl der Aktualisierung von Archivdaten bzw. -datenbanken ist auch im Programm zur Aktualisierung Clotho verfügbar. |
| Wiederherstellen |
Die Schaltfläche dient der Wiederherstellung von Archiven, die in der Tabelle enthalten sind. Mit diesem Prozess wird der Inhalt der Datenbank in den ursprünglichen Zustand zurückversetzt, der vor der Archivierung war. |
| Vorhandene Archive |
In der Tabelle wird ein Protokoll der durchgeführten Prozesse angezeigt, die sich auf die erstellten Archive oder die Synchronisierung bzw. Aktualisierung von Archiven beziehen. Die Daten in der Tabelle enthalten Informationen über das Stichtagsdatum des Archivs, den Server, den Namen der Datenbank, das Schema, das Datum der Archivierung oder Synchronisierung sowie das Datum und die Uhrzeit, wann der Prozess durchgeführt wurde. |
| Erstellte Dokumente Anfangsbestand |
Nach Abschluss der Erstellung der Anfangsbestände werden an dieser Stelle die erstellten Dokumente angezeigt. Für jedes Lager wird ein eigenes Dokument erstellt. |
| Fehler bei der Erstellung des Anfangsbestands |
Falls das Programm im Prozess der Erstellung der Anfangsbestände für die Archivierung auf Unregelmäßigkeiten in den Beständen stößt, wird dies im Fehlerpanel angezeigt. Das Programm gibt an, bei welchem Ident und Lager der Fehler aufgetreten ist und beschreibt den Fehler.
Das Programm wird in diesem Fall keine Dokumente für die Anfangsbestände erstellen!
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| Lager zur Erstellung des Anfangsbestands |
An dieser Stelle wählen wir aus, für welche Lager wir die Anfangsbestände zur Archivierung der Bestände erstellen möchten.
Für ein korrektes Funktionieren wird empfohlen, alle Lager aus der Liste auszuwählen.
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Zusätzliche Programmhinweise bzw. Warnungen im Formular Dokumentenarchivierung
Bei Verwendung der Schaltfläche Archivieren fragt das Programm, ob Sie sicher sind, dass Sie die Daten vor dem Datum, das im Feld "Datum der Archivierung" eingegeben ist, archivieren möchten. Der Prozess muss zweimal bestätigt werden.
Während des Archivierungsprozesses darf die Datenbank nicht von anderen Benutzern verwendet werden. In einem solchen Fall informiert das Programm Sie mit einem Fenster, in dem Sie auch andere Benutzer abmelden können. Es wird empfohlen, dass andere Benutzer das Programm selbst schließen, damit Sie die Datenbank nicht während ihrer Arbeit abmelden!
Wenn der Archivierungsprozess abgeschlossen ist, informiert das Programm Sie darüber.
Je nach Größe der Datenbank bzw. der Datenmenge kann die Archivierung der Daten länger dauern!
Archivierung des Warenbereichs
Mit der Archivierungsfunktion werden alle Dokumente von Bestellungen und dem Warenmodul bis zum Datum (einschließlich des Datums) der Archivierung archiviert. Diese Dokumente sind also physisch in der Datenbank nicht mehr sichtbar/zugänglich.
Die meisten Abrechnungen sind so gestaltet, dass sie sowohl aktuelle als auch archivierte Daten ausgeben.
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Wenn wir in der Arbeitsdatenbank auch archivierte Daten ausgeben möchten, müssen wir in den Abrechnungen Datumsparameter eingeben, die auch den Archivzeitraum umfassen.
Andernfalls, wenn die Daten nicht eingegeben werden, werden die archivierten Daten nicht ausgegeben.
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Es wird empfohlen bzw. ist obligatorisch, dass die Dokumentenart, die wir für die Erstellung der Anfangsbestände ausgewählt haben, in den Abrechnungen nicht bei der Ausgabe der Abrechnungen ausgewählt wird. |
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Abrechnungen, die derzeit keine Lesefunktion für archivierte Daten in der Datenbank unterstützen, sind:
USt-Abrechnung und Steuerbücher;
Service-Abrechnung;
Perioden-Abrechnung;
Überprüfung der Historie von Seriennummern im Formular Überprüfung der Seriennummern...
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Nach der Erstellung der Anfangsbestände und der Archivierung der Daten ist es zwingend erforderlich, eine Bestandswiederherstellung durchzuführen (einschließlich der Status von Seriennummern und der Neuberechnung von Preisen zur Bewertung)! |
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