Beschreibung des Einkaufsprozesses

Einkauf kann als eine Geschäftstätigkeit definiert werden, die dafür verantwortlich ist, alle notwendigen Materialien bereitzustellen und dem Unternehmen die erforderlichen Informationen zu liefern. Die wichtigsten Aufgaben des Einkaufs reichen von der Bestimmung des Materialbedarfs für die Herstellung oder den Verkauf von Waren, der Auswahl von Lieferanten und der Erstellung eines Einkaufsplans, der Suche nach und Analyse von Angeboten, der Durchführung von Kostenkalkulationen, der Bestellung, dem Empfang und der Kontrolle der gekauften Waren sowie der Reklamationen.

Ein typisches Beispiel für den Einkaufsprozess wird im folgenden Flussdiagramm und in den dazugehörigen Beispielen mit PANTHEON veranschaulicht.

FALLZUSAMMENFASSUNG Pat Purchase, Leiter des Einkaufs bei Tecta, möchte eine neue Bestellung für einen Lieferanten erstellen. Er möchte Bestellpositionen aus bereits erstellten Verkaufsaufträgen übertragen. Zu diesem Zweck nutzt er die Funktion zur Erstellung der Bestellung. Er leitet die Bestellung an den Lieferanten weiter. Der Lieferant liefert die Waren aus der Bestellung. Die verantwortliche Person möchte ein Dokument für den Wareneingang erstellen. Er nutzt die Funktion zur Erstellung des Empfangsdokuments aus der Bestellung. Durch die Erstellung eines Bestellberichts analysiert die verantwortliche Person den aktuellen Status der Bestellungen und den aktuellen Wert der offenen Bestellungen.

Prozessbeschreibung:

1. Auswahl und Erstellung eines Bestelldokuments aus einem Verkaufsauftrag: Das Unternehmen erhält einen Verkaufsauftrag. Die verantwortliche Person möchte eine Bestellung für die im Verkaufsauftrag bestellten Waren erstellen. Zu diesem Zweck wird die Funktion zur Erstellung einer Bestellung aus dem Verkaufsauftrag verwendet. Das Dokument wird ausgedruckt und an die eDokumentation gesendet.

2. Weiterleitung der Bestellung an den Lieferanten: Das für den Kauf von Waren erstellte Dokument wird an den Lieferanten weitergeleitet.

3. Auswahl und Erstellung eines Empfangsdokuments für die erhaltenen Waren: Der Lieferant liefert die bestellten Waren. Die verantwortliche Person erstellt ein neues Empfangsdokument aus der Bestellung, die an den Lieferanten ausgestellt wurde. Das Dokument wird ausgedruckt.

4. Berichte: Die verantwortliche Person möchte den aktuellen Status der Bestellungen und den aktuellen Wert der offenen Bestellungen überprüfen. Der Bestellbericht wird ausgewählt und die einschränkenden Kriterien werden definiert.