SUBJEKTI - KUPCI IN DOBAVITELJI
Šifrant subjektov je eden najpogosteje uporabljenih šifrantov. Vsebuje vse podatke o subjektu (kupcu in dobavitelju), bodisi pravni ali fizični osebi, s katero podjetje posluje. Šifrant odpremo neposredno iz menija Šifranti.
Subjekti so vsi subjekti, ki jih lahko vpišemo na dokumente, ne glede na to, ali so kupci, dobavitelji, prevozniki ali drugo. Na zaslonu se nam prikaže seznam subjektov z podatki kot so: aktiven, šifra, naziv, naslov in davčna številka. V oknu išči lahko Subjekte iščemo po Šifri, Nazivu, Naslovu in Davčni Št.
Na vsaki koloni pa imamo možnost tudi razvrščanja Subjektov in filtriranja po pogoju.
Ukazna vrstica
V ukazni vrstici se nahajata dva gumba in sicer sta to 
Z gumbom nov subjekt dodajamo nov subjekt v šifrant subjetov in z gumbom uvoz subjekotov lahko izvozimo excel tabelo katero napolnimo z subjekti in zahtevanimi podatki.
Ko imamo tabelo izpolnjeno in shranjeno, jo lahko uvozimo v bazo. To storimo tako, da kliknemo na gumb Uvoz subjektov. Odpre se nam okno, kamor uvozimo tabelo s podatki.
V kolikor program pri uvozu zazna pomanjkljivo izpolnjeno tabelo nas na to opozori in sicer se v oknu, kjer obvezen podatek manjka, prikaže 
. V tem oknu nato popravimo oz. dopolnimo podatke in nadaljujemo z uvozom.
Ko smo vse napake oz. pomanjkljivosti odpravili se v oknu število napak prikaže 0 in pri statusu izgine x.
Ob kliku na gumb Shrani se podatki zapišejo v šifrant subjektov.
| Prikaži samo napake |
V kolikor je gumb aktiven se nam v tabeli prikažejo samo subjekti pri katerih manjkajo podatki. Funkcija je zelo uporabna pri uvozu večjega št. subjektov
|
|
Št.posodobljenih identov
|
Nam prikazuje št. subjektov ki so že v šifrantu subjektov in želimo le posodobiti
|
| Št. novih identov |
Nam prikazuje št. subjektov, ki še niso vneseni v šifrantu subjektov in jih uvažamo prvič
|
| Št. napak v stolpcih |
Nam prikazuje št. vseh napak v stolpcih
|
NOV SUBJEKT
Ob kliku na Nov subjekt se nam odpre okno za dodajanje novega zapisa.
V orodni vrstici se nahajajo gumbi briši, shrani in X s katerim se vrnemo na seznam subjektov. V kolikor želimo subjekt izbrisati nam program javi opozorilo
V tem primeru lahko izberemo NE ali DA. Če želim brisati subjekt na katerem že obstajajo dokumenti oz. poslovni procesi, nam program ne dovoli brisati Subjekta in prikaže se obvestilo
Osnovni podatki Subjekta
Osnovni podatki subjekta vsebujejo podatke o nazivu, naslovu, davčni številki subjekta, e-naslov, pošta in država. Subjekte lahko dodajamo tudi s pomočjo AJPES-a. Na črto pod Hitro dodajanje subjekta vnesem ustrezen podatek, naj si bo DDV številka ali ime subjekta.
Lahko tudi označimo koliko zadetkov želimo, da nam program v bazi poišče in za katero državo iščemo podatke.
Uvoz podatkov iz AJPES baze
Ko vnesemo ustrezen podatek (naziv ali DDV) kliknemo na lupo ali tipko enter, program poišče iskane podatke v bazi AJPES in nam jih prikaže.
Iz seznama izberemo iskano podjetje, označimo ga s kljukico in kliknemo na gumb Izberi.S klikom na Izberi se podatke prenesejo v šifrant subjektov.
| Aktiven |
pomeni da je subjek aktiven in se prikazuje na vseh dokumentih |
| Šifra |
šifra subjekta je podatek kamor lahko pišemo krajši naziv podjetja, številke, črke.... Šifra je lahko največ tridesetmestna. Privzeto za šifro subjekta uporabljamo njegov dejanski naziv (npr. »Dobavitelj d.o.o.«). Seveda pa v polje za šifto subjekta lahko vnesemo tudi šifro (npr. "0000000001").
Šifre dobavitelja lahko določamo ročno (sproti), lahko pa številčenje prepustimo programu a za to potrebujemo PANTHEON licenco(glej Avtomatsko šifriranje subjektov). Za šifro subjekta ni priporočljivo vnašati posebnih sistemskih znakov in ločil kot recimo (< > ' : " / \ | ? *).
Šifra subjekta je obvezen podatek. Če ga ne vnesemo, program označi polje z rdečo in ne pusti shranit.
|
| Naziv |
V Polje Naziv vpišemo dodaten naziv subjekta ali daljši naziv podjetja. |
| Naslov |
Zapišemo naslov (ulico, kraj, hišno št....). Če spreminjamo naslov za določen subjekt, se bo le ta spremenil na vseh dokumentih
|
| Pošta |
Iz spustnega seznama izberemo poštno številko. Lahko vnesemo SI-1231 ali samo 1231.
|
| Država |
Izberemo državo, kjer ima subjekt svoj sedež.
|
| Davčna št. |
dvomestna črkovna predpona z oznako države, ki se uporablja za davčne številke oziroma identifikacijske številke za DDV v skladu s Pravilnikom o izvajanju ZDDV (UL 17/04). |
| Matična št. |
je enolična identifikacija vsake enote poslovnega registra, ki jo ob vpisu v poslovni register dodeli upravljavec registra in se ne spreminja |
| TRR |
domači račun - omogočamo vnos podatkov o domačih računih subjekta. Vnesemo lahko več domačih računov za določen subjekt |
Kontaktni podatki
V kontaktnih podatkih se nahajajo podatki kot so E-naslov kamor lahko vpišemo mail podjetja ali kontaktne osebe, telefonska številka in spletna povezava.
Tip subjekta
Na desni strani pa označimo tip sujekta in sicer ali je subjekt kupec, dobavitelj ali pa oboje.
| Kupec |
v kolikor označimo subjekt kot kupec, se nam bo le ta prikazoval na dokumentih izdani računi in ponudbe.
Če subjekt označimo kot kupec se nam prikažeta še okna Način prodaje, Privzet način prodaje in Dogovorjeni rabat.
V kolikor smo za subjekt kreirali dokumente in poslovne dogodke subjekt ne moremo odznačiti. Program javi opozorilo.
|
| Način prodaje |
v ozdaju imamo šifrant in lahko izbiramo med Zavezanec ali Končni kupec
Zavezanec – prodaja domačim davčnim zavezancem, identificiranim za DDV (privzeta izbira)
Končni kupec – prodaja domačim in tujim nezavezancem
|
| Privzet način plačila |
iz seznama izberemo dogovorjeni način plačila. Podatek ni obvezen. V kolikor bomo ta podatek vpisali se nam bo prikazoval na vseh izhodnih dokumentih, na katerih bo ta kupec. |
| Dogovorjeni rabat |
privzet popust, ki ga bo imel subjekt pri nakupu kateregakoli blaga. Vpišemo ga kot število odstotkov |
| Dobavitelj |
v kolikor označimo subjekt kot dobavitelj se nam bodo njegovi podatki prikazovali pri izdajanju naročil temu subjektu in pri vnosu prejetih računov. Če subjekt označimo kot dobavitelj se nam prikažeta še okna Način nabave, Privzet način plačila in Dogovorjeni rabat.
V kolikor smo za subjekt kreirali dokumente in poslovne dogodke subjekt ne moremo odznačiti. Program javi opozorilo.
|
| Način nabave |
je odločilen za pravilnost DDV evidenc. Izbiramo lahko med:
Zavezanci – nabava blaga in storitev od domačih davčnih zavezancev (privzeta izbira)
Druge osebe / Nezavezanci– nabava blaga in storitev od domačih in tujih nezavezancev (tudi nabave iz držav članic EU)
|
| Privzet način plačila |
iz seznama izberemo dogovorjeni način plačila. Podatek ni obvezen. V kolikor bomo ta podatek vpisali se nam bo prikazoval na vseh prejetih dokumentih, na katerih bo ta dobavitelj. |
| Dogovorjeni rabat |
privzet popust, ki ga bomo imel pri nakupu kateregakoli blaga. Vpišemo ga kot število odstotkov.Skladišče |
| Skladišče |
Subjekt lahko označimo tudi kot skladišče
|
| Vodenje zaloge |
označimo v kolikor bo subjek imel vlogo skladišča in se bo na njaem vodila zaloga. Za skladišča, kjer NI izbrano vodenje zaloge, ne moremo izpisati skladiščnega kartona, se ne pojavlja v pregledu trenutne zaloge ipd. Primer takih skladišč so fiktivna skladišča, ki jih uporabljamo le za vnos računov, ne zahtevamo pa vodenja zaloge glej primer Skladišče - stroškovni računi, osnovna sredstva). |
| Dovoljena negativna zaloga |
polje obkljukamo, če dovolimo, da iz tega skladišča izdajamo blago, ki ga v času izdaje ni na zalogi, kar vodi v negativno zalogo Priporočamo vam, da ta preklopnik obkljukate le v redkih upravičenih primerih, ker negativne zaloge vodijo v nepravilne podatke o vrednosti zalog (cen za vrednotenje). Poskus izdaje preko količine na zalogi iz skladišča, kjer negativne zaloge niso dovoljene, ne bo uspel in program bo vrnil napako Zaloga ne more pasti pod nič! Koda XXX |
| Vrednotenje zaloge |
za skladišča obvezno izberemo način vrednotenja zaloge:
|
| Datum zadnje inventure |
ob potrditvi inventure program vpiše datum zadnje izdelave inventure. Le-ta posledično blokira vse materialne promete pred tem datumom. Če želimo spreminjati ali na novo kreirati dokumente pred tem datumom, program javi sporočilo: Inventura na skladišču (skladišče) je potrjena z dne (datum zadnje inventure). Materialnih prometov pred tem datumom ne moreš spreminjati!
V primeru, da želimo materialne promete vseeno popravljati pred datumom inventure, Datum zadnje inventure pobrišemo.
|