Proces zaključka godine

 

Pošto je zaključak godine zadatak koji se obavlja samo jednom godišnje, program PANTHEON je pripremio tok rada (workflow) za ovu svrhu.

savet Detaljnije informacije o workflow-ima možete pročitati u poglavlju Workflow.

 

OPIS PRIMERA: Rosa Računovođa preduzeća Tecta je pred zaključkom poslovne godine 2021. Da bi sebi olakšali zaključak  godine i otvaranje nove, iskoristite workflow da vas vodi kroz proces. To se radi tako što se prate sledeći koraci: Prenos poslovnog procesa sa servera Pokretanje poslovnog procesa Kontrola avtomatskih knjiženja Zatvaranje klase 4 i 7 Bruto bilans Zatvaranje i otvaranje godine Bruto bilans Bilans stanja GD Konto kartica

1. Prenos poslovnog procesa sa servera

U prvom koraku, odgovorno lice mora u PANTHEON preneti poslovni proces DE_YearClosure.

To se radi u  Podešavanjima | Dokumentacija | Oblikovanje poslovnih procesa.

savet Uputstva za prenos workflow-a sa veb servera na PANTHEON možete pročitati u poglavlju Workflow i prenos sa servera.

2. Pokretanje poslovnog procesa

Kada se poslovni proces preuzme, naći ćemo na tasteru Oblikovanje poslovnih procesa.

To se radi u Redu sa alatima preko navigacijskih dugmadi, gde se bira poslovni proces pod nazivom DE_YearClosure. 

Otvara se struktura workflowa Zaključak godine prikazana na donjoj slici.

Odgovorno lice pokreće proces klikom na dugme  (Započni posl. proces).

Pojavljuje se prozor sa pitanjem: Da li želite da započnete poslovni proces​ »DE_YearClosure«?

Potvrđujemo pokretanje klikom na dugme  .

PANTHEON nas vodi kroz strukturu poslovnog procesa.

3. Kontrola automatskog knjiženja

Program automatski otvara Kontrolni ispis, i tab Kontrola automatskih knjiženja.

savet Žuti baner ispod menija označava da odgovorno lice rukovodi poslovnim procesom.

Odgovorno lice ima obavezna polja označena crvenom vertikalnom linijom.

Popunjavaju se polja Datum od/do tako, da se bira datumsko raydoblje knjiženja. U našem slu;aju odgovorno licea bira datum od 1.1. do 31.12.2021.

U nastavku Datumskih kriterijumi, program automatski otvara Datum PDV-a, što ukazuje na pregled prema kriterijumu datuma PDV-a na dokumentima.

U okviru Vrste dokumenta – automatsko knjiženje označava sve vrste dokumenata za koje želi da proveri automatska knjiženja.

U našem slučaju odgovorno lice bira sve dokumente sa desnim klikom na miša i izborom opcije Izberi sve.

Uradite isto za Vrste dokumenta – potrošnja materijala. 

Klikom na dugme Izaberi, odgovorno lice kreira pregled poruka i grešaka koje se pojavljuju u donjem panelu.

savet Da biste ispravili prikazane greške, pogledajte poglavlje Obaveštenje kod pojedinih tipova grešaka.

 

Nakon što odgovorno lice otkloni greške, sa klikom na dugme Nastavi nastavlja poslovni proces. 

4. Zatvaranje klase 4 i 7

Program samodejno odpre okno 300 – Zapiranje razreda 4 in 7, za zapiranje razreda 4 -Stroški in 7 – Prihodki in odhodki.

Kontna razreda 4 in 7, morata imeti ob zaključku leta saldo enak 0.

V programu PANTHEON se uporablja prednastavljena predloga knjiženja, ki zapre konte razreda 4 in jih ne prenaša v odhodke, odhodkov in prihodkov pa ne preknjižuje na konte poslovnega izida.

Odgovorna oseba v polju Knjiženje od/do izbere datum od 1.1. do 31.12.2021.

NAMIG Začetni datum je običajno prvi dan zaključenega poslovnega leta, program privzeto ponudi prvi dan leta, ki je v parametrih programa označen kot datum otvoritve glavne knjige. Podobno je pri končnem datumu.

 

Nastavitve Vrsta knjiženj pusti kot ji program samodejno nastavi.

Vrsta dokumenta se izpiše iz nastavitev v Šifrantu vrst dokumentov, privzeto temeljnico se vnese v predlogo knjiženja.

V našem primeru se polje zapolni z vrsto dokumenta 4799 – Zapiranje 4 in 7.

Če bi ogovorna oseba želela pri knjiženju zapiranja razreda 4 in 7 priključiti na že obstoječo temeljnico, označi izbirni gumb Priključi.

Za knjiženje zapiranja klikne na gumb Knjiženje.

Samodejno se odpre okno temeljnice 4799 - Zapiranje razredov 4 in 7 ter pripadajoče knjižbe.

NAMIG Če temeljnica ni izravnana jo odgovorna oseba ročno tukaj izravna s knjižbo na konto 8000 - Dobiček ali izguba pred obdavčitvijo.

 

Postavi se nazaj na okno 300 – Zapiranje razreda 4 in 7 in potrdi opravilo.

S klikom na gumb Nadaljuj nadaljuje poslovni proces.

5. Bruto bilans

Program automatski otvara prozor za ispis  Bruto bilans.

Odgovorno lice u ovom koraku unosi kriterijume za ispis.

U polja Datum od/ Datum do bira se datum početka i završetka finansijske godine, u našem slučaju  1.1. i 31.12.2021.

V Vrste dokumentov obkljuka številke vrst dokumentov, za tiste dnevnike knjiženja oziroma temeljnice, za katere želi izpis bruto bilance.

Izbere Vrsto izpisa in klikne na gumb Izpis.

V našem primeru odgovorna oseba izbere izpis 052 – Bruto bilanca –Analitika 1.

Izpiše se bruto bilanca, ki mora biti saldirana.

V tem koraku odgovorna oseba preveri, če so se konti v prejšnjem koraku razreda 4 in razreda 7 zaprli.

Za nadaljevanje poslovnega procesa odgovorna oseba klikne gumb Nadaljuj.

6. Zaključek in otvoritev leta

Samodejno se odpre okno Zaključek starega in otvoritev novega leta. 

OPOZORILO Kreiranje zaključka in otvoritve v tem modulu je pogoj za pravilno delovanje programa v prihodnjem letu.

Številko v polju Številka program generira sam. Sestavljena je glede na nastavitve v Administratorski konzoli, številčenje dokumentov.

V glavi dokumenta vnese podatek o poslovnem letu v polja Datum od/Datum do. V našem primeru izbere od 1.1. do 31.12.2021.

Samodejno se napolnijo polja Vr.dok.zaključka in Vr.dok.otvoritve.

Polja se napolnijo iz nastavitev v Administratorski konzoli | Denar.

6.1. Priprava scenarija

NAMIG Modul za zaključek leta in otvoritev novega leta predstavlja svojo vrsto dokumenta, ki omogoča pripravo zaključne in otvoritvene temeljnice po vnaprej pripravljenih scenarijih. Podlaga za scenarij so nastavitve v kontnem načrtu, ki pa jih lahko v scenariju spremenimo in dopolnimo.

 

Odgovorna oseba klikne na gumb Priprava scenarija. 

Pojavi se okno z opozorilom: Kontni plan in scenarij usklajena!

V zavihek Scenarij se prepiše kontni plan (prikazano na spodnji sliki).

OPOZORILO Na kreiranje zaključka in otvoritve imata v največji meri vpliv nastavitve Zapiranja in Stran otv. knjiženja te lahko preberete TUKAJ.

 

6.2. Kontrole

V tem koraku odgovorna oseba na zavihku Kontrole, izvede kontrole, ki so namenjene pregledu napak. 

Kontrol v tem zavihku je več, katero od njih želim uporabiti pa označi s kljukico pred zaporedno številko kontrole. 

Ko ima označene želene kontrole klikne na gumb Izvedi kotrole.

NAMIG Več o kontrolah lahko preberete v poglavju Kontrole.

 

6.3. Odpravljanje napak

Program samodejno odpre zavihek Napake, kjer odgovorna oseba vidi in odpravi napake.

NAMIG Več o napakah preberite v poglavju Napake.

 

6.4. Kreiranje zaključne in otvoritvene temeljnice

Odgovorna oseba kreira zaključno in otvoritveno Temeljnico.

Zaključke za posamezne skupine kontov lahko kreira ločeno za vsak tip kontov posebej, lahko pa kreira zaključek in otvoritev za vse tri skupine kontov. To nastavi v glavi dokumenta, razdelek Knjiženje. Izbira med možnostmi:

• 1 - Saldakonti
• 2 - Vezni dokument
• 3 - Glavna knjiga

V našem primeru izbere kreiranje zaključka in otvoritve za vse tri skupine kontov.

NAMIG Kreiranje zaključne in otvoritvene temeljnice je opisano v poglavju Temeljnice.

Otvoritev in zaključek za izbrane skupine kontov kreira s klikom na gumb Pripravi Zak./Otv.

Pojavi se okno z obvestilom o kreiranih temeljnicah.

Odgovorna oseba klikne Potrdi in na zavihku Temeljnice se kreirajo pozicije s kreiranimi temeljnicami.

Odgovorna oseba nadaljuje s poslovnim procesom tako, da klikne gumb Nadaljuj.

7. Bruto bilanca

Program samodejno odpre okno izpisa Bruto bilance.

Z bruto bilanca odgovorna oseba oblikuje pregled stanja na vseh kontih v podjetju in preveri usklajenost knjižb v breme in v dobro.

Odgovorna oseba v tem koraku vnese kriterije za izpis.

V polja Datum od/ Datum do izbere začetni in končni datum poslovnega leta, v našem primeru izbere 1.1. in 31.12.2021.

V Vrsta dokumentov obkljuka številke vrst dokumentov za tiste dnevnike knjiženja oziroma temeljnice, za katere želi izpis bruto bilance.

Izbere Vrsto izpisa in klikne na gumb Izpis.

V našem primeru odgovorna oseba izbere izpis 052 – Bruto bilanca –Analitika 1. Izpiše se bruto bilanca.

Za nadaljevanje poslovnega procesa odgovorna oseba klikne gumb Nadaljuj.

 

8. Bilanca stanja GD

V zadnjem koraku izpiše se Bilanco stanja GD. 

Bilanca stanja izkazuje finančno stanje podjetja na določen dan v letu oziroma sredstva in vire do teh sredstev.

NAMIG Več o modulu Obračuni | Bilance lahko preberete v poglavju Vodiča Bilance.

Odgovorna oseba izpolni polja navezujoča na Obdobje.

Izbere začetno in končno obdobje v polja Datum obdobja od/do v našem primeru izbere 1.1. in 31.12.2021.

Izbere Vrsto izpisa in klikne na gumb Izpis.

V našem primeru odgovorna oseba izbere izpis 051 – Bilanca, običajen izpis bilance z vrednostmi tekočega obdobja.

Za nadaljevanje klikne gumb Nadaljuj.

9. Konto kartica

Zadnji korak v poslovnem procesu je kreiranje Konto kartice.

Program samodejo odpre okno za izpis konto kartice. 

Odgovorna oseba bo v tem koraku preverila ali sta salda konta razreda 4 - Stroški in 7 - Prihodki in odhodki enaka 0.

V oknu, ki ga program samodejno odpre odgovorna oseba izpolni kriterije za izpis.

Izbere konto v polju Konto, najprej za razred 4 kot prikazano na spodnji sliki.

V polje Datum obdobja od/do v našem primeru izbere začetni datum 1.1. in končni 31.12.2021. 

Izbere vse Vrste dokumentov v prometu obdobja z desnim klikom miške in možnostjo Izberi vse. 

Za Izpis izbere vrsto 32I - Konto kartica - grupirana.

Enak postopek ponovi za razred konta 7 - Prihodki in odhodki.

S klikom na gumb Zaključi je workflow končan. 

 

POVEZANE temE:   Zaključak godine   Poslovna godina   Bilans   Bruto bilans