Šifriranje je obično interna politika svakog preduzeća. Problem se pojavljuje, kada jedan ident poznajemo po više šifri ili pak moramo za isti ident kod poslovanja sa partnerima da koristimo različite šifre i nazive.

Pogledajmo jednostavan primer:

Prodajemo uljni filter DONIT (naša šifra FILTDON15). Taj filter možemo da ugradimo i u FIAT, AUDI i MERCEDES. Sva tri proizvođača imaju i svoje oznake. Kada nam dođe vlasnik automobila FIAT, reći će nam FIAT-ov fabrički broj, a mi moramo da nađemo odgovarajući ident, koji zamenjuje. Umesto traženja po katalozima mi možemo artiklu, koji imamo u bazi, da odredimo i strane šifre - u Hermesu ih imenujemo u šifre subjekta.

Tako unešene možemo da upotrebimo za:

• pojednostavljenje unosa identa. U parametrima programa u tu svrhu izaberemo odgovarajuću stavku u polju »Traženje šifri subjekata«.
• za potrebe ispisa strane šifre i naziva. U parametrima programa u tu svrhu izaberemo odgovarajuću stavku u polju »Ispis šifri subjekata«.

Šifre subjekata možemo da unosimo:

• u šifarnik idenata - panel Šifre subjekta
• u šifarnik tipova subjekata - panel Šifre subjekata

Za primere upotrebe tuđih šifri pogledajte:

• Upotreba šifre subjekata kod unosa identa. Šifre subjekata kod unosa pozicije obično koristimo kod prijema.
• Upotreba šifre subjekata kod ispisa dokumenata. Šifre subjekata kod ispisa obično koristimo kod izdavanja.