Primer kreiranja PANTHEON dokumenta iz skeniranega dokumenta
Nekatere račune podjetja lahko prejemajo v papirni obliki ali v PDF obliki po elektronski pošti. Slednje lahko ročno pretipkajo in s tem kreirajo PANTHEON prevzemni dokument. Lahko pa dokument digitalizirajo tako, da ga skenirajo in uvozijo v eDokumentacijo.
Na osnovi slednjega nato kreirajo PANTHEON prevzemni dokument, ob podpori poslovnega procesa, kot je opisano v spodnjem primeru.
|
|
OPIS PRIMERA
Odgovorna oseba od dobavitelja prejme račun za storitev v papirni obliki. Tega skenira in uvozi v Dokumentacijo. Na osnovi dokumenta v Dokumentaciji in s pomočjo poslovnega procesa kreira PANTHEON prevzemni dokument. Sledi naslednjim korakom:
- Izbira računa v Dokumentaciji in zagon poslovnega procesa
- Priprava podatkov
- Vnesite račun
- Pregled kreiranega računa
|
|
|
opozorilo
Da bi poslovni proces pravilno deloval, je potrebno opredeliti sledeče nastavitve.
Nastavitve za delovanje poslovnega procesa so enkraten proces. V kolikor ste to že izvedli, lahko ta korak preskočite.
|
1. Izbira računa v Dokumentaciji in zagon poslovnega procesa
NAMIG: Za kreiranje računa, moramo račun najprej skenirati in uvoziti v Dokumentacijo. Za uvoz si poglejte navodila v poglavju Uvoz dokumentov v eDokumentacijo.
V obrazcu Dokumenti s pomočjo iskanja najde in s klikom izbere dokumenti, za katerega želi kreirati PANTHEON prevzemni dokument(račun).
To stori s pomočjo poslovnega procesa Kreiranje PANTHEON računa iz PDF dokumenta.
V orodni vrstici klikne na gumb (Čarovniki) in s spustnega menija izbere poslovni proces Kreiranje PANTHEON računa iz PDF dokumenta.
|
|
namig
Prikaz poslovnega procesa v Čarovniku smo omogočili v nastavitvah.
|
Zažene se PANTHEON poslovni proces Kreiranje PANTHEON računa iz PDF dokumenta.
2. Vnesite podatke za pripravo
Poslovni proces odgovorni osebi v administraciji odpre opravilo Kreiranje računa. S tem jo vodi, da vnese potrebne podatke za kreiranje PANTHEON dokumenta:
- Vrsta dokumenta: v polju določi vrsto dokumenta za katerega naj se kreira PANTHEON prevzemni dokument. V našem primeru gre za blago za Veleprodajno skladišče zato izbere: 1003 – Nabava – Veleprodajno skladišče.
- Datum: V polje se prepiše datum kreiranja dokumentacije. Gre za datum prevzema oz. prejema računa.
- Subjekt: Iz dokumentacije se prepiše dobavitelj. V našem primeru Karton, d.o.o..
- Skladišče: Z izbiro dokumenta 1003 se avtomatično izbere skladišče velepordaje.
- Oddelek: Blago je namenjeno proizvodnji zato izbere oddelek: Proizvodnja
Po vnosu vseh podatkov, s klikom na gumb Nadaljuj kreira PANTHEON dokument.
3. Vnesite račun
V naslednjem koraku odgovorno osebo čaka opravilo Vnesite račun.
Odpre se ji novo kreirani PANTHEON dokument, ki ga dopolni z manjkajočima podatki skladno z originalnim računom.
V našem primeru v polju Račun vpiše šifro računa in datum računa dobavitelja.
Na zavihku Pozicije doda ustrežene idente, njihovo količino in vrednosti.
Preveri vse podatke na računu.
Po vnosu podatkov dokument shrani s klikom na gumb Zaključi, s čemer zaključi tudi poslovni proces in se ustvari veza med PANTHEON dokumentom in izvornim dokumentom v Dokumentaciji.
Status kreiranega dokumenta se spremeni v Potrjeno in status dokumenta v Dokumentaciji v Zaključno.
4. Pregled kreiranega računa
V zadnjem koraku želi pregledati novo kreirani račun in njegovo povezavo do izvornega dokumenta v Dokumentaciji.
Povezavo vidi na zavihku Povezave.
Dokument lahko odpre z dvoklikom na Ključ povezave.
Odpre se kreirani dokument.