Osnovni podatki

Šifra

V polju se določi alfanumerična šifra, ki služi kot unikaten identifikator klasifikacije.

Ob prenosu klasifikacijskega načrta preko Spletne storitve je šifra že opredeljena.

Vrsta gradiva

V polje vnesemo poljuben opis oz. naziv posamezne klasifikacije. To si najlažje predstavljate tako, kot ste včasih nalepili nalepko na fascikel.

Ob prenosu klasifikacijskega načrta preko Spletne storitve je vrsta gradiva že opredeljena.

Tip gradiva

V polju lahko izbiramo med prednastavljenimi tipi:

• Arhivsko gradivo - je dokumentarno gradivo, ki ima trajen pomen za poslovanje še zelo dolgo po njegovem nastanku (npr. matični podatki, podatki o zemljiščih …)

• Trajno dokumentirano gradivo - so vse vrste in oblike zapisov, ki so nastali ali bili prejeti pri poslovanju pravnih in fizičnih oseb, ki po zakonu ne veljajo za arhivsko gradivo, a imajo zakonsko predpisan rok hrambe

• Ostalo gradivo

NAMIG Več o razlikah med dokumentarnim in arhivskim gradivom preberite v članku Kaj je arhivsko gradivo. Pravila o arhiviranju oz. hrambi gradiva za posamezno dejavnost oz. vrsto gradiva ureja Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva in arhivih (ZVDAGA).

Veljavnost

V polju je zapisan podatek, za kakšno obdobje se mora klasificirani dokument hraniti.

Tip veljavnosti

V polju je zapisana časovna enota veljavnosti dokumentov, ki se hranijo na določeni klasifikaciji. Na voljo so: 

• (Brez) – brez oznake
• Dni
• Meseci
• Leta

Odgovorna oseba

V polju s spustnega seznama Šifranta subjektov izberemo odgovorno osebo podjetja oz. skrbnika klasifikacije. Izbiramo med kontaktnimi osebami podjetja. Prikažejo se aktivni in ne aktivni kontakti.

Nadrejeni

V polju določamo nadrejeno klasifikacijo in jo s tem umestimo v hierarhijo klasifikacij. Npr. podrejeni klasifikaciji Pripadniki enot CZ je nadrejena klasifikacija CZ – civilna zaščita.

Eskalacija (dni)

V polje vpišemo število dni, ki jih ima povezana odgovorna oseba na voljo, da potrdi, uredi ali podpiše dokument. Če odgovorna oseba v določenem obdobju dokumenta ne potrdi, se ta prestavi v potrditev nadrejeni osebi, ki je določena v hierarhiji šifranta delovnih mest. Privzeta vrednost je 8 dni.

Poslovni proces

V polju s spustnega seznama izberemo poslovni proces, ki bo zagnan, ko bomo dokument uvrstili v to klasifikacijo. Npr. v primeru dokumentov s klasifikacijo eRačuni se zažene poslovni proces Uvozi eRačun.

Hramba

V polju določimo hrambo oz. mesto kjer bo dokument hranjen. Izbiramo med:

• eDokumentacija
• Certificirana eDokumentacija
• Lokalna eDokumentacija
• Brez hrambe – možnost za uporabnike, ki ne uporabljajo storitev eDokumentacije

Opomba

Polje je namenjeno vnosu poljubne opombe za klasifikacijo. Vanjo si zapišemo zaznamke preko katerih lažje umeščamo dokumente v ustrezno klasifikacijo.