Kreiranje novega dokumenta

Kreiranje novega dokumenta uporabimo, ko želimo prebrani (skenirani) dokument uvoziti v dokumentni sistem in ga povezati s kreiranim dokumentom v PANTHEON-u. Vsi vneseni in vloženi dokumenti v eDokumentaciji se shranjujejo v certificirani ali ne‑certificirani hrambi. 

OPOZORILO Pred začetkom uporabe eDokumentacije je funkcionalnost shranjevanja potrebno zakupiti in ustrezno nastaviti. Več si preberite v poglavju ePoslovanje.

V tem poglavju vam bomo predstvaili primer kreiranja novega dokumenta. Funkcionalnost se nahaja v meniju Dokumenti in opravil, podmodul Dokumenti.

OPIS PRIMERA Odgovorna oseba želi dokument, ki ga je prejela po pošti od podjetja SIQ Institute, odložiti v elektronski arhiv in ga povezati s kreiranim dokumentom v PANTHEON-u. Fizični dokument je skenirala, zanj kreirala nov zapis in vnesla obvezne podatke ter priložila skeniran dokument. Celoten postopek je izvedla z naslednjimi koraki: Kreiranje novega dokumenta Vnos podatkov v glavo dokumenta Vnos osnovnih podatkov Dodajanje prilog

1. Kreiranje novega dokumenta

Odgovorna oseba račun, ki ga je dobila od podjetja SIQ Institute, skenira in tako pripravi za shranjevanje v elektronski obliki. v PAWL aplikaciji kreira zanj nov dokument. 

Klikne na meni Dokumenti in opravila, podmeni Dokumenti. 

V desnem zgornjem kotu klikne gumb Nov Dokument.

Odpre se nova prazna forma za vpis podatkov. 

2. Vnos podatkov v glavo dokumenta

Odgovorna oseba nadaljuje z vnosom podatko v glavo novega dokumenta.

Iz spustnega seznama, v polju Vrsta dokumenta, izbere v našem primeri: DVH0 Vhodna/prevzemna dokumentacija. 

V polju Klasifikacija iz spustnega seznama izbere: 250 Računi.

NAMIG Šifrant vrst dokumentov, ki se vam prikažejo na spustnem seznamu v polju Vrsta dokumenta, se predhodno nastavi v klasifikacijskem načtu. Večo tem si preberite v poglavju Nastavitve eDokumentacije v PANTHEON-u.

Odgovorna oseba nadaljuje z vnosom v polje Kupec/Plačnik, kjer iz spustnega seznama izbere: SIQ Ljubljana.

3. Vnos osnovnih podatkov

Odgovorna oseba nadaljuje z vnosom osnovnih podatkov dokumenta, kamor vnese datum, opombo in dokument poveže s kreiranim dokumentom v PANTHEON-u. 

V polji Datum dok. in Datum zapad. vnese datum dokumenta in datum zapadlosti. 

V polje Opomba poljubno vpiše besedilo. V našem primeru odgovorna oseba vpiše: Arhiviranje računa poslanega v fizični obliki.

V polju Povezava na dokument iz spustnega seznama izbere kreiran dokument v PANTHEON-u in ga tako poveže z arhiviranim/skeniranim dokumentom.

4. Dodajanje prilog

V zadnjem koraku odgovorna oseba doda skeniran dokument in ga arhivira v hrambo. 

Na desni strani, kjer je forma za dodajanje prilog, odgovorna oseba klikne Dodaj prilogo.

Odpre se okno, kjer odgovorna oseba izbere lokacijo oz. dokument, ki ga želi priložiti, tako da klikne na kumb Open.

Naložena priloga se vidi kot predogled. 

Odgovorna oseba klikne na gumb Shrani in zaključi z vnosom.