U prethodnom poglavlju (Rasknjižavanje troškova sa upotrebom ključeva za raspodelu) smo sve troškove ponovo razdelili na odeljenja bez obzira na to, da li poziv na odeljenje u knjiženju postoji ili ne. Troškove smo preneli sa opšteg troškovnog mesta na pojedine profitne centre.
Pogledajmo još drugačiji primer: dogodi se, da za neka knjiženja možemo da na pojedinom kontu (ili grupi konta) bez dvoumljenja utvrdimo, koja odeljenje opteretimo, a za druga knjiženja ne.
U tom slučaju ima smisla knjiženje, gde je već propisano pojedinom odeljenju, ostaviti nepromenjeno. Razdeljujemo samo knjiženja, koja nisu propisana još nijednom odeljenju.
1. Potrebna podešavanja
Način podešavanja je jednak onom, koji je već opisan u prethodnom primeru Rasknjižavanje troškova sa upotrebom ključeva za raspodelu.
Nešto drugačije je kada su različite osobine različitih vrsta troškova.
Primer:
Troškove kancelarijskog materijala takoreći pri nastanku, već na dobavljačevom računu, dodelimo odgovarajućem odeljenju, koje taj trošak optereti, ako je to moguće (npr. kupovina priručnika za ODELJENJE 1). Tamo gde trošak ne dodelimo neposredno nekom odeljenju (npr. narudžbina za periodično štamapanje, radni listovi itd), pripišemo ga:
1. bilo nekom odeljenju, na kojem "sabiramo" ta knjiženja (npr. "Uprava")
2. ili podatak o odeljenju ne unesemo. Podatak o odeljenju je prazan.
U tim slučajevima je način upotrebe predloga jednak već opisanom, a među obračunske kriterijume unesemo još:
1. šifru odeljenja u polje "Odeljenje" . Primer:
2. sa upotrebom znakova sa posebnim značajem navedemo skup znakova, za koje znamo, da u našem šifarniku odeljenja ne postoj (pogledajte nastavak primera dole).
1. Dobavljačev račun
U januaru 2007 smo primili račun za:
- kancelarijski materijal, koji koristi ODELJENJE 1 i zato trošak neposredno dodelimo, u izosu 10.000 RSD (konto 5126)
- narudžbinu za kopir papir i troškove kancelarijskog materijala, za koje trošak nije pripisan nijednom odeljenju, u iznosu 50.000 RSD (konto 5126). Ti troškovi se po dogovoru dele sa ključem za raspodelu PDK.
2. Obračun deljenja
U junu radi pripreme mesečnog bilansa troškova razdelimo po odeljenjima na osnovu unapred dogovorenog ključa za raspodelu.
Izaberemo "Razdoblje knjiženja" - početni datum 1.1.07, a krajnji datum 31.5.07. Vrstu dokumenta preknjižavanja uknjižimo sa zadnjim danom izabranog razdoblja, tj. sa datumom 31.05.07.
Deliti želimo samo zapise, koji nisu pripisani još nijednom odeljenju, zato u polje "Odeljeje" unesemo npr. izraz, koji započinje sa % i nastavlja sa željenim znakom (jer znamo, da se u šifri odeljenja na prvom mestu obavezno pojavljuje neki znak).
Pre knjiženja je korisno, da podatke za knjiženje prvo pregledamo na ispisu, npr. "Obračun po pozicijama - detaljno".
Utvrdimo, da je program sabrao i razdeli samo zapise, koji nemaju unešeno odeljenje.
3. Nalog za knjiženje raspodele
Klikom na taster "Knjiženje" podatke iz ispisa zapišemo u nalog za knjiženje.
Kao što smo napomenuli, vrednosti knjiženja se iz izabranog razdoblja storniraju u vrednosti i sa navođenjem odeljenja, koje se pojavljuje na izvornom knjiženju (u našem primeru je to prazno).
Proknjiže se i nove vrednosti i pozivi na odeljenja, kao što smo ih naveli u ključu sa raspodelom.
4. Konto kartica
5. Bruto bilans po odeljenjima - svi nalozi za knjiženje
6. Bruto bilans po odeljenjima - bez naloga za knjiženje deljenja
 |
Opisane primere možemo koristiti i za podelu prihoda, samo da sabiranje pasivnog i aktivnog stanja na kontu ili grupama konta smisleno prilagodimo! |
