Prenova podjetja in finančna funkcija

PRENOVA PODJETJA IN FINANČNA FUNKCIJA

Finančna funkcija je ena izmed temeljnih poslovnih funkcij (poleg nabavne, proizvodne, prodajne in kadrovske). Razumemo jo s procesnega vidika in ne z organizacijskega. Torej ne kot finančno službo, temveč kot proces, ki se razteza praktično v vse organizacijske enote podjetja. Zato zajema tako izvajalni (priskrba, uporaba in vračanje sredstev ter preoblikovanje virov sredstev), kot tudi informacijski (obravnavanje finančnih podatkov o preteklosti, finančno napovedovanje, finančno analiziranje ter nadziranje obravnavanja podatkov) in upravljalni vidik (finančno načrtovanje, priprava izvajanja ter nadziranje izvajanja). Vsaka od temeljnih poslovnih funkcij prispeva k realizaciji temeljnega cilja podjetja tako, da realizira svoj neposredni cilj. Neposredni cilj finančne funkcije je zagotavljanje optimalne plačilne sposobnosti podjetja.

Spreminjanje notranjih in zunanjih razmer zahteva tudi spremembe in prenovo finančne funkcije podjetja. Plačilna sposobnost podjetja sicer ostaja kot cilj, spremembe pa se dogajajo z vseh treh vidikov, to je izvajalnega, informacijskega in upravljalnega.

Med najpomembnejše vzroke sprememb v finančni funkciji lahko štejemo:
 

• razvoj informacijske tehnologije,
• globalizacijo poslovanja podjetij,
• razvoj denarnih in kapitalskih trgov,
• razvoj finančnih inštrumentov in finančnih institucij.

Prenova finančne funkcije

Pri prenovi finančne funkcije gre za proces, ki naj zajema vsaj pet stopenj:
 

1. Diagnoza stanja, ki vsebuje:

1.1. Ugotovitev nalog, ki jih opravlja finančna funkcija v podjetju;
1.2. Ugotovitev, v katerih organizacijskih enotah te naloge opravljajo;
1.3.  Ugotovitev, kdo te naloge v teh organizacijskih enotah opravlja, kakšna so njena formalna pooblastila in odgovornosti;
1.4. Ugotovitev, kdo načrtuje opravljanje teh nalog in kdo ga nadzira;
1.5. Analizo učinkovitosti (stroškovni vidik) in uspešnosti (uresničevanje) opravljanja teh nalog;
1.6. Ugotovitev, katere naloge finančne funkcije opravljajo zunaj podjetja (outsourcing), kdo jih opravlja ter s kakšno učinkovitostjo in uspešnostjo;
1.7. Ugotovitev o usklajenosti finančne politike in strategije s strategijo podjetja kot celote (finančna konkurenčnost);
1.8. Ugotovitev posebnosti finančnega položaja podjetja (kratkoročnega, dolgoročnega in zunajbilančnega), ki lahko vplivajo na opredelitev in izvajanje nalog finančne funkcije;
1.9. Ugotovitev, katere naloge bi se v okviru finančne funkcije podjetja v podporo ciljev podjetja še morale opravljati, pa se nikjer ne opravljajo;
1.10. Analiza kadrovskih zmogljivosti v finančni službi in finančni funkciji;
1.11. Oceno ustrezne organiziranosti finančne funkcije podjetja na osnovi zgornjih ugotovitev.
 

2. Potrebne spremembe finančne funkcije in v tem okviru:
 

2.1. Zagotovitev ustrezne organizacijske strukture (organizacijske enote, pristojnosti in odgovornosti, normativni akti);
2.2. Zagotovitev ustreznih organizacijskih sistemov (planski, obračunski, informacijski, motivacijski, kadrovsko-socialni itd.);
2.3. Opredelitev razmerij do ostalih poslovnih funkcij;
2.4. Zagotovitev potrebnih kadrov (zaposlencev in drugih).
 

3. Načrtovane dejavnosti za izvedbo sprememb, nosilci in roki.
 

4. Uvedba sprememb in nadzor nad uvajanjem.
 

5. Kontrola uspešnosti sprememb in njihove ustreznosti.

Iz tega prikaza je razvidno, da gre pri (re)organizaciji oziroma prenovi finančne funkcije pravzaprav za organiziranje celotnega podjetja s finančnega vidika.

Izzivi finančne funkcije

Med pomembne izzive finančne funkcije v podjetjih lahko štejemo zlasti:

1. Davčno načrtovanje;
2. Uporaba informacijske tehnologije in interneta;
3. Vloga finančne funkcije v ERP (entrprise resource planning) projektih;
4. Obvladovanje finančnih tveganj ter poslovanje s finančnimi instrumenti;
5. Obvladovanje mednarodnih denarnih tokov in plačilnega prometa.

Spremebe organiziranosti finančne funkcije

Podjetja se odzivajo na te priložnosti tudi s spremembami organiziranosti finančne funkcije.

Med take spremembe lahko štejemo zlasti naslednje:
 

1. Oblikovanje neke vrste likvidnostnih centrov (IFS – internal funding structure), katerih osnovna vloga je zagotoviti odgovornost nižjih organizacijskih ravni v mednarodnih podjetjih za uporabo denarnih sredstev in kapitala. V računovodski evidenci ima zato likvidnostni center svoje podračune. Izvaja svoje kratkoročno finančno načrtovanje in obvladuje svoja finančna tveganja. Odgovornost teh centrov se kaže preko nagrad in kazni (penalov) za izvajanje dogovorjene finančne politike. Ima neke vrste komercialno funkcijo pri zagotavljanju dnevno potrebnih denarnih sredstev (cash management), hkrati pa ima tudi bančno investicijsko funkcijo v pogledu obvladovanja naložb in internih projektov (investment function and risk management). Prednosti so predvsem v izboljšani dobičkonosnosti zaradi boljšega izkoriščanja sredstev in nižjih stroškov kapitala, zmanjšanju tveganj, zmanjšanju stroškov financiranja zaradi boljšega izkoriščanja lastnih sredstev.
 

2. Zunanje izvajanje določenih nalog finančne funkcije (outsourcing), ki zlasti v zadnjem času  dobiva vse večje razsežnosti. V razvitih državah se pojavljajo neodvisna podjetja, ki so specializirana prav za zunanje izvajanje določenih nalog finančne funkcije podjetja. Med take naloge lahko štejemo zlasti: izvajanje politike tujih valut (foreign exchange management), izvajanje posojil in depozitov znotraj skupine podjetij, izvajanje izterjave in poravnavanje obveznosti (cash management), izvajanje politike kratkoročne plačilne sposobnosti (liquidity management), izvajanje pobotanj znotraj skupine podjetij (intra-group netting and settlement) ter določene naloge nadzora in poročanja. Pri tem je seveda treba poudariti, da gre predvsem za prenašanje izvajalnega in deloma informacijskega dela finančne funkcije, nikakor pa ne poslovodnega.

3. Oblikovanje decentraliziranih centrov za izvajanje in obdelavo podatkov o finančnih transakcijah (SSCs –shared service centers). Ti centri so primerni predvsem v mednarodnih podjetjih s številnimi enotami. V posameznem centru v neki regiji se lahko združujejo ne samo nekatere finančne, temveč tudi računovodske naloge (npr. saldakonti). Prednosti takih centrov izhajajo iz centralizacije in zmanjševanja stroškov, zlasti pa boljše kvalitete informacij in njihovega pretoka, večje profesionalnosti, kontrole in standardizacije. Prilagajajo se lahko potrebam lokalnih odjemalcev v pogledu lažjih komunikacij, prilagajajo se lokalni kulturi in predpisom, izkoriščajo prednosti dobre lokacije, prilagajajo se potrebi obdelav transakcij v realnem času in uporabljajo lokalne kadrovske vire. Taki centri so posebej učinkoviti v povezavi z zunanjim izvajanjem določenih nalog in v okviru podjetniškega planiranja resursov (enterprise resource planning - ERP).
 

4. Centralizacijo (oziroma regionalizacijo) finančne politike, vendar v manjšem obsegu izvedbeni nadzor in odločanje.
 

5. Oblikovanje nove vloge finančne službe sicer lahko prispeva k zmanjšanju stroškov na različne načine, vendar so ti prihranki praviloma nepomembni, v primerjavi z učinki zmanjšanja obsega in stroškov financiranja z natančnejšim načrtovanjem in obvladovanjem tveganj.

Več o finančni funkciji, zlasti v povezavi z računovodstvom, lahko najdete v knjigi Živka Berganta: Organiziranje računovodstva v povezavi s finančno funkcijo (Visoka šola za računovodstvo, Ljubljana).

slika: dr. Živko Bergant

dr. Živko Bergant

Telefon: 00386 (0) 59 090 960
Mobilni telefon: 031 366 757

Faks: 00386 (0) 059 090 962

Elektronska pošta: zivko.bergant@vsr.si

vanja.cigoj@datalab.si