Z brezpapirnim poslovanjem do večje učinkovitosti

Z BREZPAPIRNIM POSLOVANJEM DO VEČJE UČINKOVITOSTI

Na trg prodirajo vedno bolj izpopolnjene, uporabniku prijazne in cenovno ugodne tehnologije za brezpapirno poslovanje, ki podjetjem omogočajo popoln nadzor nad dokumentacijo in predvsem velike prihranke. Prihranki se kažejo v izrazito zmanjšani potrebi po papirju, tonerjih, fasciklih, poštni korespondenci, pisarniškem materialu ter v poenostavljeni obdelavi, hrambi in iskanju dokumentov. Pri brezpapirnem poslovanju se namreč papir ustavi že ob vhodu v organizacijo, kjer dobi digitalno obliko. Od tod naprej potuje le po elektronski poti. Digitalizira se tudi izhodne dokumente, ki pogosto sploh ne dobijo fizične oblike na papirju.

V Računovodskem servisu ZEUS smo nedavno prešli na brezpapirno poslovanje z dokumentnim sistemom EBA Accounting DMS, ki je verificiran pri Generalnem davčnem uradu RS in registriran pri Arhivu RS. Dokumentni sistem nam omogoča hitrejše, enostavnejše in za naše stranke še prijaznejše delo. Z uvedbo dokumentnega sistema bomo povečali učinkovitost, saj bo čas prevzema dokumentov veliko krajši, nam pa bo ostalo več časa za dejansko delo. Znižali bomo stroške dela strank, saj bodo lahko dokumente lažje, ceneje in hitreje oddale. Strankam bomo omogočili dostop do dokumentov vedno in povsod. S sistemom EBA Accounting DMS imata namreč tako računovodski servis kot tudi stranka vedno vpogled v dokumente (ali se stranka oddaljeno poveže na sistem računovodskega servisa ali pa se računovodski servis poveže k stranki. Vsi dostopi potekajo na varni povezavi). Zajem dokumentov bo potekal avtomatizirano, saj bo sistem sam prepoznaval račune različnih podjetij in iz njih odčitaval podatke kot so: datum računa, datum zapadlosti, datum opravljene storitve, skupni znesek, številka računa, itd.

S sistemom EBA Accounting DMS lahko strankam ponudimo možnost, da svoje dokumente od doma skenirajo direktno v sistem in jih opremijo s potrebnimi podatki. V tem primeru stranki prihranimo odvečne poti in stroške z oddajanjem dokumentacije. Ne glede na naprednost sistema, strankam še vedno omogočamo, da dokumente dostavijo v fizični obliki ali skenirane po elektronski pošti.

Z novim sistemom brezpapirnega poslovanja smo vzpostavili tudi popoln nadzor nad dokumentacijo v našem Računovodskem servisu ZEUS ter popolno elektronsko hrambo vseh poslovnih dokumentov v podjetju. V svojo dokumentacijo imajo stranke vedno vpogled in možnost sodelovanja pri vnašanju in obdelovanju dokumentacije.

Sistem EBA Accounting pomembno vpliva na racionalizacijo dela Računovodskega servisa ZEUS, kakor tudi naših strank, prispeva k ažurnosti, ustvarja prihranke in omogoča sodelovanje s strankami na geografsko oddaljenih območjih.

Avtorica: Ingrid Drozg

Računovodski servis Zeus
Kogovškova ulica 12
1000 Ljubljana
Tel.: 0590 40 592
Fax.: 0590 60 592
E-mail: info@rs-zeus.si
www.racunovodski-servis-zeus.si