Oblikovanje informacij

OBLIKOVANJE INFORMACIJ

Informacija je rezultat procesa njenega oblikovanja oziroma "izdelave": ustrezne podatke (pretekle ali prihodnje) je treba preoblikovati v procesu analiziranja, ki se konča z oblikovanjem informacije.

Pri oblikovanju informacij moramo upoštevati vsaj naslednja načela:

1. Načelo realno primerljivih podatkov zahteva v razmerah inflacije predhodno revalorizacijo (prevrednotenje) denarno izraženih podatkov iz preteklih obdobij. S faktorjem inflacije (na primer indeks spremembe cen na drobno) pomnožimo podatke iz preteklih obdobij in dobimo podatke, izražene v cenah zadnjega obdobja. Primerjanje nominalnih zneskov iz različnih časovnih obdobij ob spreminjanju kupne moči denarja obvezno vodi v dezinformacije.

2. Načelo vsebine podatkov pred analiziranjem in oblikovanjem informacij zahteva preveritev ali so razpoložljivi podatki:

• potrebni za namen analiziranja,
• zadostni za namen analiziranja,
• medsebojno usklajeni in s tem primerljivi (enaka obdobja, očiščeni vpliva sezonskih nihanj, očiščeni vpliva sprememb računovodskih usmeritev ipd.),
• izvirni ali že predhodno obdelani in če so, na kakšen način (predhodna obdelava je morda že imela določen namen in zato za drug namen podatki niso primerni),
• preveč splošni ali preveč podrobni za namen analiziranja, kar lahko zmanjšuje koristnost informacije, ali pa povečuje stroške njene pridobitve.

3. Načelo vzročnosti zahteva, da informacija vsebuje poleg podatka o stanju tudi pojasnilo o vzrokih za določeno stanje in/ali gibanje. Pomembna je torej predvsem vsebinska (vzročno-posledična) in ne računsko-tehnična razlaga. Samo na tak način lahko podamo tudi izhodišča (in utemeljimo predloge) nadaljnjih ukrepov.

4. Načelo soodvisnosti zahteva upoštevanje dejstva, da je vsaka sprememba praviloma rezultat številnih vplivov (sistemsko mišljenje). Zato je treba vsaj odločilne (relevantne) vplive ustrezno ovrednotiti.

5. Načelo vzajemnosti sklopa informacij zahteva preveritev zaključkov na podlagi določene informacije (na primer enega kazalnika) s pomočjo informacij, ki z drugih zornih kotov obravnavajo predmet preučevanja. Dodatne informacije lahko prvotne ugotovitve (teze) potrdijo ali pa jih ovržejo. Obe možnosti sta pomembni za nadaljnje delo.

6. Načelo sinergije sklopa informacij temelji na vsebinski povezanosti posameznih informacij, zaradi katere nam sklop informacij pove bistveno več, kot če obravnavamo vsako informacijo posamezno.

7. Načelo razumljivosti informacij zahteva njihovo posredovanje v obliki in na način, ki ga uporabnik razume (in nikakor samo v "čistem" strokovnem jeziku, ki je le za "posvečene"), saj v nasprotnem primeru ne dosežemo namena informacije.

8. Načelo primerljivosti informacij zahteva primerljivost informacij v času (s preteklimi in vnaprejšnjimi informacijami) ter prostoru (z informacijami o drugih združbah ali dejavnostih). Zato je pomembna vsebinsko enaka metodika oblikovanja informacij.

9. Načelo usmerjenosti zahteva spoštovanje namena informacije tako v pogledu njegovih razsežnosti (časa, vrste cilja in vrste odločanja), kot v pogledu uporabnika. Sprememba namena praviloma zahteva tudi spremembo informacije, čeprav se včasih dozdeva, da s podobno informacijo že razpolagamo. Le-ta je seveda praviloma cenejša, vendar je običajno bistveno manj koristna ali pa celo škodljiva (dezinformacija).

10. Načelo smotrnosti (racionalnosti) zahteva stalno tehtanje med koristjo informacije in njenimi stroški (delovni vložek, stroški pridobivanja podatkov, stroški obdelave podatkov, stroški posredovanja informacij in podobno). V primeru, da rezultatu analiziranja ne moremo dati jasne izrazne moči v pomenu koristne informacije, je strošek analiziranja nepotreben in odveč. Zlasti pa je odveč povečevanje stroškov z nadaljnjim prikazovanjem in/ali objavljanjem rezultata, vključno z nekoristno porabljenim časom uporabnika, ki si zaman prizadeva iz take "informacije" pridobiti neko korist.

11. Načelo standardiziranja zahteva standardiziranje informacij tako z vidika smotrnosti (časovno ponavljajoče se informacije je koristno standardizirati), kot tudi z vidika namena skladno s sliko 8 v prejšnjem poglavju.

Več o oblikovanju informacij v knjigi Ž. Berganta: Organiziranje računovodstva v povezavi s finančno funkcijo, Inštitut za poslovodno računovodstvo, 2010.

Avtor: dr. Živko Bergant

slika: dr. Živko Bergant

Telefon:
Mobilni telefon:

Faks: 00386 (0) 059 090 962

Elektronska pošta: zivko.bergant@vsr.si