Kreiranje naročila kupca

V modulu Naročila kupca spremljamo prejeta naročila, ponudbe in predračune kupcev. Kreiranje dokumentov naročil ni obvezno, so pa dobra podlaga za kreiranje dokumentov, ki sledijo. Iz naročil kupcev lahko, brez ponovnega vnašanja podatkov, kreiramo fakturo za izdajo blaga ali delovni nalog za proizvodnjo.

V tem poglavju vam bomo predstavili primer kreiranja novega naročilo kupca v programu PANTHEON, ki bo sledil celotnemu procesu od prejetega naročila kupca do shranjevanja naročila v eDokumentacijo.

OPIS PRIMERA Polona Prodaja iz prodajne službe podjetja Tecta je prejela naročila kupca INTERSPORT. Kreirati želi dokument naročila kupca, ga shraniti v eDokumentacijo ter preko eSloga poslati kupcu v potrditev. To stori v naslednjih korakih: Izbira ustrezne vrste dokumenta Kreiranje dokumenta naročila kupca Vnos podatkov v glavo naročila kupca Vnos pozicij v naročilo kupca Pregled vrednosti naročila in dodajanje opombe Tiskanje naročila  eDokumentacija

1. Izbira ustrezne vrste dokumenta

Vrste dokumentov poslovanja so zelo pomembne in pogojujejo obnašanje programa ter določajo vse akcije, ki jih v programu lahko izvajamo, uporabljamo in tako tudi Naročila.

Da bi odgovorna oseba v prodaji lahko pričela z vnosom novega dokumenta naročila kupcu, mora v prvem koraku najprej izbrati ustrezno Vrsto dokumenta za Naročila.

V ta namen izbere meni Naročila | Naročila kupcev ter v seznamu, vrsto dokumenta 0100 - Naročilo kupca. 

Nadaljuje s kreiranjem dokumenta naročila.

2. Kreiranje dokumenta naročila kupca

Na ekranu se pojavi obrazec dokumenta 0100 – Izdan predračun kupcu.

Da bi kreirala nov dokument v Ukazni vrstici klikne gumb (Vnesi zapis).

Med navigacijskimi gumbi se v polju  pojavi nov zapis, ki ob kliku na gumb  prejme novo zaporedno številko in se shrani.

V naslednjem koraku začne z vpisom podatkov v glavo dokumenta.

3. Vnos podatkov v glavo naročila kupca

Dokument naročilo kupca je sestavljen iz treh delov: Glave dokumenta, pozicij dokumenta in vrednostne vrstice. 

Prične z vnosom naročnika ter prevoznika.

NAMIG Če sodelujemo z novim kupcem in tega še nismo vnesli v program, moramo to storiti v Šifrantu subjektov. Poglejte primer vnosa novega kupca TUKAJ.

Naročilo je prejela od kupca INTERSPORT, zato začne v polje Naročnik pisati naziv INT. Odpre se šifrant subjektov za vneseni zapis. 

Izbere želeni subjekt s seznama in podatki se vpišejo v polje Naročnik. Samodejno se napolni tudi polje Prevoznik.

Iz Šifranta subjektov oz. iz nastavitev v šifrantu vrst dokumentov se samodejno se prenesejo spodnji podatki:

• Datum,
• Veljavnost naročila,
• Oddelek,
• Prodaja,
• Valuta,
• Dni za plačilo,
• Dni za dobavo,
• Tekst,
• Dostava,
• Pariteta in Kraj paritete,
• Način plačila in
•  Cenovni razred.

Podatke pregleda in jih po potrebi popravi.

V naslednjem koraku vnese Status dokumenta in s tem določi v kakšni fazi je naročilo. V našem primeru še čaka na potrditev kupca, zato pusti izbran status 1-Kreiran. 

NAMIG Nastavitve statusov se nahajajo v Šifrantu vrst dokumentov naročil.

V polje Naročilo vnese šifro naročila in Datum naročila kupca. Izpolni še polje Rok dobave.

S tem so vneseni vsi glavni podatki v glavi naročila, nadaljuje z vnosom podatkov v pozicije naročila.

4. Vnos pozicij v naročilo kupca

V pozicijah naročila kupca odgovorna oseba opredeli dejansko vsebino naročila kupca, ki ga lahko sestavljajo naročeno blago, storitve in podobno.

V našem primeru kupec naroča blago iz dokupa: 20 kosov šotora LARA 3.  

V ta namen odgovorna oseba najprej določi skladišče, kjer se nahaja to blago. To stori v polju Skladišče, kjer s spustnega seznama izbere skladišče veleprodaje.

Na voljo ima skladišča določena v Šifrantu subjektov. 

V naslednjem koraku med pozicije vpiše naročene idente. Začne s klikom na prazno polje v koloni Ident ali Naziv.

S pisanjem naziva identa v prazno polje ali s klikom na puščico spustnega menija se prikaže tabela identov iz šifranta identov.

S klikom v polje Količina, vnese želeno količino naročenih identov in izbiro potrdi s tipko ENTER ali navigacijsko tipko .

Tako vnese ident LARA3 in količino 20 kosov.

Program samodejno izpolni ostale glavne podatke v vrstici identa (ceno, vrednost, DDV…), ki so določeni v šifrantu identov. Podatke lahko ročno dopolni ali popravi.

V našem primeru vnese še dodatni 5% popust, tako da v prazno polje v koloni R1 % vpiše število 5.

Tako je zaključen vnos pozicij, nadaljuje s polji vrednostne vrstice dokumenta.

5. Pregled vrednosti naročila in dodajanje opombe

V vrednostni vrstici preveri skupno Vrednost naročila, Vrednost DDV-ja in Popusta. 

Vrednost naročila je ustrezna. Naročilo opremi še z opombo.

To stori s klikom in vnosom besedila v polje Opomba na dokumentu in ta opomba je nato vidna tudi na izpisu naročila. Odgovorna oseba vpiše, da je naročeno blago potrebno dostaviti v PE Ljubljana.

6. Tiskanje naročila 

Odgovorna oseba želi vizualizacijo kreiranega naročila.

V ta namen v Vrednostni vrstici naročila klikne na gumb Naročilo.

Ker želi obenem tudi določiti obliko izpisa, klikne desni miškinim gumbom. S spustnega menija izbere 095 – Naročilo.

Odpre se predogled želenega izpisa dokumenta naročila.

V orodni vrstici klikne gumb  (Tiskaj) ter izpiše dokument za pregled.

7. eDokumentacija

eDokumentacija je skladišče vse dokumentacije, ki se uporablja v podjetju. V dokumentacijo shranjujemo prejeto in izdano pošto, komercialno dokumentacijo, tehnično dokumentacijo, skratka – VSE dokumente, ki smo jih vlagali v fascikle ali pa so papirji krožili po podjetju.

NAMIG Posredovanje Naročilnic, Računov elektronsko je mogoča v kolikor ste aktivirali storitev eRačun. Za vse pakete in informacije si oglejte TUKAJ.

Podjetje Tecta ima aktivirano storitev eDokumentacija in temu primerno vse dokumente ter tudi kreirana naročila shranjuje v varno hrambo.

Odgovorna oseba želi naročilo kupca shraniti v eDokumentacijo in ga poslati kupcu preko bizBoxa-a v potrditev.

Na kreiranem naročilu v orodni vrstice klikne na gumb (Uvoz/Izvoz podatkov) in v meniju izbere Izvoz e-Slog naročila kupca. 

Odpre se okno Izvoz dokumenta kot e-Slog. V glavi dokumenta v polju E-slog tip s spustnega seznama izbere Eslog 2.0. Privzeto so obkljukani preklopniki za pošiljanje dokumenta naročila v eDokumentacijo, izvoz dokumenta v PDF formatu in izvoz XML ter ovojnice, ki sta potrebni za pošiljanje naročila preko bizBoxa-a.

NAMIG Od 1. 10. 2020 je za proračunske uporabnike obvezno, da se jim pošilja eRačune po eSlogu 2.0.

Odgovorna oseba s klikom na gumb Kreiraj, izvozi dokument naročila kupca v dokumentacijo.

Odpre se obrazec dokumenti z novo kreiranim dokumentom. V zavihku Datoteke vidimo kreirane dokumente.

Odgovorna oseba želi naročilo preko bizBox naročniku naročilo poslati v potrditev.

V orodni vrstici dokumentov klikne na tipko (Uvoz/Izvoz podatkov) in v meniju izbere Pošlji v Bizbox. 

S tem je zaključen proces kreiranja dokumenta naročila kupca.