Unos identa iz narudžbe (materijal, roba)

Svaki ident iz kojeg želimo u PANTHEON-u evidentirati, najprije kreiramo u Šifrantu identa , gdje definiramo sve potrebne postavke koje utječu na daljni rad u programu. U nastavku ćemo predstaviti primjer materijala i robe kao identa iz dokupa. Identi materijala će da se koriste u proizvodnji za izradu proizvoda, a identi robe za prodaju kupcima ili za internu upotrebu.

SADRŽAJ Poduzeće Tecta je u prodaju uključila novi prodajni ident CAMP TABLE i proizvodni materijal PALICE za novu liniju šatora. Oba identa se dobavljaju po ugovorenoj cijeni od stranog dobavljača. Odgovorna osoba, tj. vođa prodaje Polona (ima prava autorizacije) će kreirati nove šifre za gore navedene artikle i dodijeliti sva potrebna podešavanja kako bi mogli koristiti šifru na područjima nabave, prodaje, proizvodnje i računovodstva. Ona će u programu PANTHEON izvršiti sljedeće korake: Kreiranje novog zapisa za ident Definiranje osnovnih podataka za idente Definiranje kalkulacije prodaje proizvodnog identa Definiranje tehnoloških postupaka i slika proizvodnog identa Definiranje ugovorenog cjenika identa Arhiviranje ugovora u dokumentaciju identa

1. Kreiranje novog zapisa za ident

Odgovorna osoba želi dodati novi ident u šifrant u Šifrantu identa. To će uraditi na način da odabere preko menija Postavke | Identi | Identi i doda novi zapis u šifrant.

• Klikne na dugme Unesi zapis na alatnoj traci. Tako kreira novi zapis i isprazni sva polja u koja će unijeti željene podatke.

• U polje Šifra upiše šifru identa. U našem primjeru: STOLICA.

• U polje Naziv upiše prozvoljni naziv identa: STOL ZA KAMPOVANJE.

• U polju Primarni dobavljač odabre iz padajuće liste dobavljača Tent Goods EE, d.o.o. i u polje Šifra dobavljača upiše vanjski ID, kako je prikazano na fotografiji ispod.

• Da bi se šifra mogla koristiti, potvrdni kvadratić se automatski aktivira Aktivno.

• Zapis na kraju sačuva llikom na dugme Sačuvaj na alatnoj traci, gdje se pri tom promijeni boja iz selene u sivu.

Kreiranje šifre za ident PALICE vođa prodaje vrši po istom postupku kao što je opisano gore, uz dopunu polja sa sljedećim podacima:

SAVJET Šifrant identa je povezan i sa drugim šifrantima (klasifikacije, mjerne jedinice, odjelima itd.), koje tu i odaberemo, zato po potrebi provjerimo ili dodamo one koji nedostaju. Više o povezanim šifrantima možete pogledati u poglavlju Šifranti povezani sa identima  Za lakše i brže upravljanje u programu PANTHEON možete kreirati prečice do menija koje najčešće koristite.

UPOZORENJE U polje ident nije moguće upisati već postojeće šifre identa – na to vas program PANTHEON, kada želite sačuvati isti, upozori. Za lakše generiranje novih šifri u polju ident, možete podestiti Automatsko šifriranje.

2. Definiranje osnovnih podataka identa

Šifrant identa ima više panela za unos, jer se u njemu mogu izvršiti mnoga moguća podešavanja i unijeti različiti podaci. Odgovorna osoba nastavlja s unosom na panelu Osnovni podaci, kako je prikazano na fotografiji ispod. Proces korak po korak je opisan u nastavku.

2.1 Osnovni podaci

Za ident  STOL odgovorna osoba definira osnovne podatke: primarnu i sekundarnu klasifikaciju, rok garancije, način vođenja serijskih brojeva. U našem slučaju definira se:

• Za ident STOL, u poduzeću Tecta želi voditi analitičke podatke za stol kao dodatnu opremu i istovremeno imati pregled artikala koji se prodaju online. U tu svrhu, u poljima Primarna klasifikacija i Sekundarna klasifikacija, odgovorna osoba sa padajuće liste bira OPR_STOL i PRODAJA NA DALJINU (oznaka 1 na fotografiji).

• Za ident upiše trajanje rok a garancije: 18 mjeseci.

• Sa padajuće liste za polje Vođenje serijskih brojeva odabere način vođenja identa po serijskim brojevima tip S – jedan ser. br. je jedan kom.

• S obzirom da će se ident prodavati i putem web shopa, Polona označi prekidač Web shop i tako omogući korištenje identa (oznaka 2 na fotografiji).

2.2 Knjigovodstveni podaci

Nakon definiranja osnovnih podataka, nastavlja se sa definiranjem knjigovodstvenih podataka. One su važne za računovodstvo i definiraju, između ostalog, koje matrice konta će se koristiti u nastavku pri knjiženju i kako će se pripremati PDV obračun. U našem primjeru:

• Nastavlja se sa unosom knjigovodstvenih podataka koji su prikazani na fotografji iznad pod oznakom 3.

• Budući da je artikal vrste B-roba u polju Knjigovodstvena vrsta odabere iz padajuće liste šifru 200.

• Odgovorna osoba iz padajuće liste odabere u poljima Odjel i Nos. tr., u kojem odjelu će pratiti analitiku za ident.

• U polju Porez PDV iz padajuće liste odabere tarifni broj P1.

2.3 Dimenzije i mjerne jedinice

Za idente vrste materijal i roba se, u programu PANTHEON, vodi zaliha, prema već odabranoj jedinici mjere. Odgovorna osoba to definira kao što je prikazano na fotografiji iznad s oznakom 5.

• U polju Glavna mjerna jedinica sa padajuće liste odabere mjernu jedinu: KOM.

• U polja Neto težina i Bruto težina upiše podatke o težini stola te u polju MJ odabere jedinicu mjere za težinu: KG.

• Isti potupak ponovi u poljima širina, visina, dubina i JM.

​2.4 Carinski podaci

Za artikle koji se dobavljaju od stranog dobavljača vodimo carinske podatke koji se kasnije koriste za pripremu različitih izvještaja. U tu svrhu, odgovorna osoba ispunjava polja kao što je prikazano na fotografiji iznad s oznakom 4.

• U polju Carinska tarifa odabere šifru sa padajuće liste, kao i Glavnu mjernu jedinicu.
• Zapis na kraju sačuva klikom na dugme Sačuvaj na alatnoj traci, gdje se pri tom promijeni boja iz zelene u sivu.

Odgovorno lice vrši unos za primjer identa materijala ŠIPKA po istoj proceduri, popunjavajući polja sa sljedećim podacima:

SAVJET U polju Knjigovodstvena vrsta odabirom različitih vrsta identa (500 - vrsta materijala ili 200 -vrsta roba) definirate detaljnije raščlanjivanje po kontima, koji su postavljni u pozadini Više o knjigovdstvenim vrstama pogledajte u poglavlju Vrsta idenata.

UPOZORENJE Postavke u polju Vođenje serijskih brojeva za šfru identa nije moguće mijenjati, ako je već kreirana zaliha ili je kreiran dokument za taj ident.

3. Definiranje kalkulacije prodaje i nabave identa

Odgovorna osoba nastavlja sa definiranjem kalkulacije prodaje i nabave identa na panelu Kalkulacija, kako je prikazano na fotografiji ispod.Kalkulacija nabeve će se sama popunjavati prilikom prijema. S kalkulacijom prodaje određujemo prodajne cijene i način vođenja prodajnih cijena.

​3.1 Nabava i troškovi vezani za nabavu

U PANTEHON-u počinjemo čuvati podatke o nabavi tek s prvim zapisom nabavnog dokumenta. Često postoje dodatni troškovi u vezi sa nabavom (transport, carina, itd.), koji povećavaju troškove kupovine artikla i takođe se uzimaju u obzir u analizi kupovine.

UPOZORENJE Da li će se podaci nabave unositi automatski pri svakom prijemu ili ručno, postavlja se u postavkama šifranta vrste dokumenata.

• U našem primjeru odgovorna osoba pri kreiranju novog identa sa padajuće liste izabere valutu KN u polju u Valuti.
• Pri prijemu prvog identa (kada se kreira dokument prijema za ident STOL) polje Dobavljačeva cijena će se automatski popuniti cijenom, valuta će ostati nepromijenjena.

• Kada se troškovi transporta naprave za isporuku robe, oni će biti popunjeni na panelu Transport kako je prikazano na fotografiji iznad, s oznakom 1.

​3.2 Prodaja i izračun prodajne cijene

Prodajna cijena se se izačunava na više načina, osim toga, u PANTHEON-u možemo postaviti nekoliko nivoa prodajnih cijena, budući da imamo različite vrste kupaca.. U poduzeću Tecta identom unaprijed određuju cijenu i ne žele da se ona automatski mijenja. U tu svrhu, odgovorna osoba bira sljedeće mogućnosti:

• Pri način obračuna cijene odabrat će opciju Konačna cijena je određena, ne mijenjati kao što je prikazano na gornjoj slici označeno  pod brojem 2.
• Odgovorna osoba upisuje prodajnu cijenu Identa u polje prodajna cijena. To je iznos bez dodatka porezne stope (osnovice).
• Na temelju prethodno utvrđene porezne stope cijena se automatski preračunava i upisuje u polje Maloprodaja cijena.
• U polju Veleprodaja cijena 1 i Veleprodaja cijena 2, odgovorna osoba upisuje drugi i treći cjenovni razred koji se može koristiti u prodaji.

• Zapis će se sačuvati klikom na dugme Sačuvaj, uslijed čega se boja promijeni iz zelene u sivu.

SAVJET Koji će cjenovni razred kupac izabrati pri kupnji može se odrediti u šifarniku entiteta. Više o korištenju i postavljanju cjenovnih razreda možete pročitati u poglavlju Kupac.

Postupak unosa podataka za PALICE ident provodi se na isti način, popunjavanjem polja sa sljedećim podacima:

SAVJET Budući da je STOLICA namijenjen za potrošnju u proizvodnji, a ne za izravnu prodaju, odgovorna osoba je u polje Blagajna upisala vrijednost štapića. Više o Kosovnici pročitajte u poglavlju Kosovnica.

4. Definiranje tehnoloških postupaka i slika proizvodnog artikla

Za ident STOL odgovorna osoba u četvrtom koraku unese Opis, Tehnološki postupak i dodaje Sliku za nove idente. Želi da se opisi i slika artikla vide u web shopu i na ispisima identa koje kupac dobije prilikom kupovine.

• Na panelu Opis u polje TXT upiše kratki opis identa.

• Kako bi opis identitea bio prikazan u internetskoj trgovini, kvačicom aktivirajte prekidač prikaži u Ateni.

•  

  Rezultati prevajanja

   

• Na panelu Tehnični opis odgovorna osoba  detaljnije navodi tehničke karakteristike identa kao što je prikazano na slici ispod.

   

​

• Za dodavanjem slika se odgovorna oseba u šifrantu identa podstavi na panel Slika.

• Desni klikem mišem nudi joj razne mogućnosti. Kolona odabire opciju Zalijepi i lijepi sliku identa.

• Na kraju radnje spremite klikom na gumb Spremi u naredbenom retku.

Postupak unosa podataka za identitet PALICE, Polona odvija se po istom postupku kao što je opisano za prvi slučaj.

5. Definiranje ugovornog cjenika

Poduzeće Tecta sklopila je s dobavljačem ugovor o akcijskim cijenama dostave. Ugovorene cijene za ident odgovorna osoba upisuje u panel Cjenik Ugovora, kao što je prikazano na slici ispod.

• Dodajte novi redak u tablicu, na kartici Predmeti, klikom na gumb Unesi zapis (označen na slici strelicom).
• Zatim u praznom retku u polju Predmet odaberite dobavljača iz padajućeg popisa
• U polju Vrsta iz padajućeg popisa odaberite da su to nabavne cijene.
• U polje Cijena unesite dogovorenu kupoprodajnu cijenu od 22,50 €.
• S dobavljačem je dogovoren dodatni popust pa te podatke unesite u polja Popust..
• Ugovor ima točno određen datum stupanja na snagu pa u polje Datum od upišite datum iz ugovora.
• Spremite bilješke na kraju klikom na gumb Spremi.

Postupak unosa podataka za PALICE identitet odgovorne osobe provodi se po istom postupku, a polja se popunjavaju sljedećim podacima:

SAVJET Ako zapnete pri unosu podataka u tablicu, a još ih niste spremili klikom na gumb Spremi, unos možete poništiti pritiskom na tipku ESC na tipkovnici. Time se poništava cijeli unos (iz zadnje memorije).

6. Dokumentacija artikla

PANTHEON nudi mogućnost elektronske pohrane - eDokumentacija. Koristeći ovu opciju za elektronsko arhiviranje dokumentacije, Polona kao odgovorna osoba pohranjuje ugovor, po kojem je Tecta ugovorila cjenovnik za artikal STOL, u Šifrant identa provođenjem sljedeće procedure u panelu Dokumentacija.

SAVJET Da biste koristili eDokumentaciju, potrebno je prvo da je aktivirate. U tu svrhu, kontaktirajte našu prodaju ili pročitajte više o usluzi ovdje.

U tu svrhu odgovorno lice će u njemu pohraniti ugovor sa kojim je firma ugovorila cjenovnik za novi ident. Prilikom unosa dokumenta u arhivu, prvo će definirati osnovne podatke o dokumentu, a zatim zavesti dokument u dokumentaciju.

6.1 Osnovni podaci o dokumentu

Osnovni podaci definiraju informacije o statusu dokumenta, ključu, načinu arhiviranja, datumima, predmetu. Ove podatke popunjava odgovorna osoba kao što je prikazano na fotografiji ispod (oznaka 1).

• U polje Status iz padajuće liste odabere status P-Potvrđen, to znači da se dokument više neće mijenjati, ugovor je konačan u arhivi.
• U polje Ključ program samostalno gerenira broj dokumenta.
• Polje Arhiv i Datum se samostalno popuni.
• Nastavlja sa unosom u polje Subjekt, kojega odabere sa padajuće liste. To je zapravo preduzeće Tent Goods EE do.o. sa kojom je zaključen ugovor.
• Polje ID klasifikacije iz padajućeg popisa ispunite klasifikacijom obračuna prodaje i cjenikom.

6.2 Dodavanje dokumenta u dokumentaciju

Nakon popunjavanja osnovnih podataka o dokumentu, on se pomiče u podpanel Datoteke.

• iDokument doda s klikom na gumb Dodaj dokument.
• Otvorit će se novi prozor kao što je prikazano na slici ispod.
• U prozoru odabire gumb Otvori iz datoteke i mjesto gdje se nalazi ugovor koji će dodati u arhivu.
• Dodavanje dovršite klikom na gumb Potvrdi.

• Kada je dokument uspješno dodan u arhivu, odgovorna osoba ga može vidjeti u samom šifrantu identa.

​