U ovom poglavlju su prikazani praktični primeri svih potrebih koraka u podešavanjima eDokumentacije u programu PANTHEON.
Za pravilan rad eDokumentacije, sledite sledeće korake:
|
1. Definišite podešavanja za skladištenje vaših dokumenata!
|
Skladište je najlakše zamisliti kao prostoriju za skladištenje ili kućnu garažu sa nekoliko ormarića u kojima čuvamo različite dokumente. U kompanijama su to ponekad bili magacini ili posebne prostorije za arhiviranje. U njima su, u ormarima, bile naslagane planine dokumentima kompanije, organizovanim i naslaganim u tim fasciklama.
|
|
2. Uspostavite Klasifikacioni plan
|
Klasifikacioni plan, odnosno, njegove klasifikacije, omogućavaju strukturalno razvrstavanje uskladištene dokumentacije u različite grupe prema njenim svojstvima. Unapred pripremljeni klasifikacioni plan prenosimo preko Web servisa i uređujemo klasifikacije, a po potrebi kreiramo nove, na osnovu potreba naše kompanije.
|
|
3. Podešavanja ovlašćenja za Klasifikacije
|
Budući da nisu svi dokumenti za sve oči, pre početka upotrebe sistema dokumenata potrebno je odrediti koji korisnici ili grupe korisnika mogu imati pristup kojoj klasifikaciji dokumenata. Podešavanja uređujete za svaku klasifikaciju posebno, kao što je prikazano u praktičnom primeru u ovom poglavlju.
|
|
4. Definišite Arhive dokumenata
|
Arhive u Šifarniku vrsta dokumenata podešavamo za pravilno postavljanje uskladištenih dokumenata. Možemo izabrati podrazumevanu Arhivu ili možemo kreirati nove. Zatim, vrstama PANTHEON dokumenata, koje želimo da arhiviramo, biramo Arhivu i klasifikaciju.
|
|
6. Podešavanja ovlašćenja za Arhivu
|
Potrebno je, takođe, podesiti dozvole za korišćenje Arhive (odnosno Arhiva, ukoliko ih ima više). Za pojedinačne korisnike ili grupe korisnika, pravima određujemo opcije pristupa pojedinačnim Arhivama.
|
|
6. Započnite sa upotrebnom arhiva dokumenata
|
|
 |
SAVET
- Za arhiviranje dokumenata nisu neophodni eProcesi, ali značajno pojednostavljuju rukovanje dokumentima u kompaniji. Predlažemo vam da, putem Web servisa, preuzmete izabrane eProcese koji su vam potrebni za rad i uredite potrebna podešavanja.
- Ako želite da skladištite i elektronske dokumente u dokumentacii, morali biste da podesite eRazmenu i odgovarajuće sandučiće. Sa njima, u programu PANTHEON, određujemo podešavanja za prijem i slanje dokumentacije u elektronskom obliku. Unapred pripremljene sandčiće za procese koji su potrebni našoj kompaniji, prenosimo putem Web servisa i uređujemo potrebna podešavanja za njih.
|