Primjer kreiranja PANTHEON dokumenta iz skeniranog dokumenta

Neki računi preduzeća mogu se primiti u papirnom obliku ili u PDF formatu putem e-pošte. Ovaj drugi način se može ručno prekucati i na taj način kreirati PANTHEON prijemni dokument. Ili, može se dokument digitalizovati tako što ćete ga skenirati i uvesti u eDokumentaciju.

Na osnovu toga kreira se dokument o preuzimanju PANTHEON-a, uz podršku poslovnog procesa, kao što je opisano u primjeru ispod.

Opis primjera Odgovorna osoba dobija papirni račun za uslugu od dobavljača. Zatim ga skenira i uvozi u Dokumentaciju. Na osnovu dokumenta u Dokumentaciji i uz pomoć poslovnog procesa, PANTHEON kreira dokument o preuzimanju. Slijedite ove korake: Odabir računa u eDokumentaciji i pokretanje poslovnog procesa Priprema podataka Unos računa Pregled kreiranog računa

UPOZORENJE Da bi eProces ispravno funkcionisao, moraju se definisati sljedeće postavke. Postavke za rad poslovnog procesa su jednokratni procesi, ako ste to već učinili, ovaj korak možete preskočiti.

1. Odabir računa u eDokumentaciji i pokretanje poslovnog procesa

SAVJET Da bismo kreirali račun, prvo moramo skenirati račun i uvesti ga u eDokumentaciju. Za uvoz pogledajte uputstva u poglavlju Uvoz i obrada e-dokumenata.

U obrascu Dokumenti koristite pretragu za pronalaženje i klikom na izabrani dokument za koji PANTHEON želi da kreira preuzeti dokument (račun).

To radimo pomoću eProcesa Kreiranje PANTHEON dokumenta iz skeniranog dokumenta.

Na alatnoj traci kliknemo na dugme (Čarobnjaci) i iz padajućeg menija biramo opciju: Jednostavno potvrđivanje računa.

SAVJET Prikaz poslovnog procesa u Čarobnjaku smo omogući u postavkama.

Započinje se eProces.

2. Priprema podataka

Poslovni proces otvara zadatak kreiranja računa odgovornoj osobi u administraciji. Zatim unosi potrebne podatke za kreiranje PANTHEON dokumenta:

• Vrsta dokumenta: u polju navedite vrstu dokumenta za koji treba kreirati PANTHEON preuzeti dokument. U našem slučaju radi se o robi za veleprodajno skladište, pa izaberite: 1003 – Nabava – Veleprodajno skladište.
• Datum: U polju je upisan datum kreiranja dokumentacije. To je datum prihvatanja ili prijem računa.
• Subjekt: Dobavljač je kopiran iz dokumentacije. U našem slučaju Alpha Trade CA.
• Skladište: Odabirom dokumenta 1003 automatski se odabire veleprodajno skladište.
• Odjel: Roba je namijenjena za proizvodnju, pa odaberite odjel: Proizvodnja

Nakon unosa svih podataka, klikom na dugme Proslijedi kreira se PANTHEON dokument.

3. Unos račun

U sljedećem koraku odgovornu osobu čeka zadatak Unos računa.

Otvara joj se novonastali PANTHEON dokument koji upotpunjuje nedostajućim podacima u skladu sa originalnim računom.

U našem primjeru, unesite šifru računa i datum računa dobavljača u polju Račun.

U tabu Pozicije dodajte isporučene ID-ove, njihovu količinu i vrijednosti.

Provjerite sve podatke na računu.

Po unosu podataka, dokument se sačuva klikom na dugme Završi, čime se završava poslovni proces i stvara se veza između PANTHEON dokumenta i izvornog dokumenta u Dokumentaciji.

Status kreiranog dokumenta mijenja se u Potvrđeno, a status dokumenta u Dokumentaciji u Zaključeno.

4. Pregled kreiranog računa

U posljednjem koraku, odgovorna osoba želi pregledati novokreirani račun i njegovu vezu sa izvornim dokumentom u Dokumentaciji.

Vezu možete vidjeti klikom na tab Veze.

Dokument se može otvoriti dvostrukim klikom na Pregled veze.

Otvara se kreirani dokument.