Uvoz sa diska ili servera - Uvoz iz foldera

U eDokumentaciju možemo uvoziti sve vrste datoteka iz različitih lokacija. Jedan od načina uvoza je uvoz e-dokumenata koji su lokalno sačuvani na vašem računaru ili e-dokumenata iz foldera na serveru preduzeća.

Program provjerava koje datoteke nisi bile uvezene, te ih preko sandučića za razmjenu i unaprijed pripremljenog eProcesa uvozi, te im dodjeljuje odgovarajuću klasifikaciju.

U ovom poglavlju ćemo vam predstaviti primjer uvoza datoteke iz lokalnog foldera u eDokumentaciju.

UPOZORENJE Za uporabrebu usluge eDokumentacije potrebno je najprije aktiviratii i urediti potrebna odgovarajućapodešavanja.

Opis primjera U odjelu prodaje student je dobio GDPR saglasnosti stranaka. Ispunjene obrasce skenira i potom čuva u lokalnom folderu. Odgovorna osoba iz lokalne mape uvozi obrasce u eDokumentaciju. To će učiniti prateći sljedeće korake: Uvoz eProcesa Uvoz iz foldera Kreiranje sanudučeta Uvoz iz foldera i uređivanje odgovarajućih podešavanja Uvoz dokumenata iz foldera Pregled uvezenih dokumenata

1. Uvoz eProcesa Uvoz iz foldera

Uvoženjem dokumenata iz foldera na vaš računar upravlja eProces.

Odgovorna osoba mora:

Izvršiti uvoz unaprijed pripremljeni eProces Uvoz iz foldera. Za njega će preko Online usluge izvršiti uvoz u šifrant.

UPOZORENJE Uvoz eProcesa Uvoz iz foldera je jednokratni proces. Kada ste eProces prenijeli preko Online usluge u šifrant, neće biti potrebno da ga ponovo prenosite. Ovaj korak možete da preskočite.

2. Kreiranje sandučeta Uvoz iz foldera i odgovarajuća podešavanja

Razmjena dokumenata iz lokalnog foldera u eDokumentaciju teče preko odgovarajućeg sandučeta.

U drugom koraku moramo kreirati sanduče Uvoz iz foldera GDPR i za njega urediti odgovarajuća podešavanja:

• Naziv Uvoz iz mapa GDPR (naziv našeg sandučeta za uvoz GDPR saglasnosti, koji smo oblikovali po našoj želji)
• Klasifikacija: 064 - Zaštita ličnih podataka, poslovnih tajni i poreskih povjerljivih informacija
• Subjekat: Tecta d.d.
• Podešavanja - Operacije (mjesto odakle program treba da uzme dokumente na našem računaru i gdje da ih odlaže)

Na ovaj način je određenja putanja za uvoz dokumenata, a cijelim procesom će upravljati već pomenuti eProces Uvoz iz foldera.

SAVJET Možete da kreirate bilo koji broj sandučića za uvoz iz foldera možete kreirati prema potrebama i želji. Preko njih iz različitih foldera na serveru ili računaru uvozite tačno određene dokumente, koji potom dobijaju i odgovarajuću klasifikaciju

UPOZORENJE Kreiranje sandučeta Uvoz iz foldera i uređivanje njegovih podešavanja je jednokratni proces. Kada ste jednom kreirali sanduče, nije potrebno da ga ponovo kreirate, te ovaj proces možete da preskočite.

3. Uvoz dokumentov iz foldera

U trećem koraku odgovorna osoba počinje sa uvozom ispunjenih GDPR saglasnosti. To će učiniti preko unaprijed pripremljenog eProcesa Uvoz iz foldera.

To će učiniti tako što će obrazac Dokumenti preko menija Podešavanja | Dokumentacija | Dokumenti u redu sa alatima kliknuti na dugme (Uvoz/Izvoz podataka).

Sa padajuće liste izabere opciju Uvoz iz foldera.

Program vraća informaciju o broju uvezenih dokumenata. U našem primjeru ispiše: 'New documents: 3.'

Odgovorna osoba klikne na dugme Potvrdi, te prelazi na pregled primljenih dokumenata u sanduče Uvoz iz foldera.

4. Pregled uveženih dokumenata

U zadnjem koraku odgovorna osoba želi da pregleda listu primljenih dokumenata iz lokalne mape u eDokumentaciji.

Listu dokumenata filtrira po sandučetu: Uvoz iz mapa GDPR (kao što vidite na slici ispod). Na taj način ograniči prikaz samo na dokumente iz izabranog sandučeta.

Sličan postupak dodatnog filtriranja i razvrstavanja liste dokumenata je opisan u poglavlju Pretraga u Dokumentaciji.