U prvom poglavlju (Rasknjižavanje troškova sa upotrebom ključeva za raspodelu) smo sve troškove ponovo podelili na odeljenja i nosioce troškova bez obzira na to da li je poziv na odeljenje i nosioce troškova postojao u knjiženju ili ne. Troškove smo preneli sa opšteg mesta troškova (Uprava i prodaja) na pojedine profitne centre (Profitni centar 1 i 2). Pri tom kao podatak za podelu možemo da koristimo i podatak o odeljenju kao i podatak o nosiocu troškova.
U sledećem poglavlju (Rasknjižavanje troškova, koji nisu pripisani još nijednom odeljenju) smo na odeljenja podelili samo one troškove, koji još nisu pripisani nijednom odeljenju. Pogledajmo tako nerazdeljene troškove još na primeru podele na nosioce troškova: događa se da za neka knjiženja na pojedinačan konto (ili grupu konta) ustanovimo na kom nosiocu troškova pripadaju, dok za druga knjiženja ne možemo.
U tom slučaju je logično da knjiženja, koja su već pripisana pojedinom nosiocu troškova, ostanu nepromenjene. Razvrastavamo samo knjiženja, koja nisu pripisana nijednom odeljenju.
1. Potrebna podešavanja
Način podešavanja je smisleno jednak onom, koji je već opisan u prethodnom primeru Rasknjižavanje troškova pomoću ključeva za raspodelu i Rasknjiževanje troškova, koji još nisu pripisani nijednom odeljenju.
Nešto drugačije je samo ideja zbog različite prirode različitih vrsta troškova i smisleno najprimernijeg kriterijuma za razvrstavanje troškova na nosioce troškova.
Primer:
Vzemimo primer storitvenega podjetja, ki vse izdaje materialov, stroške tujih storitev in podobno evidentira na ustrezne stroškovne nosilce. Za zagotovitev evidentiranja stroškov dela njegovih zaposlenih le-to že v pripravi obračuna plač razdeli na stroškovne nosilce glede na čas, efektivno porabljen za delo na posameznem projektu (stroškovnem nosilcu). Kljub temu pa ostajajo nerazporejeni stroški prevoza in prehrane, nadomestil za čas odsotnosti z dela za čas dopustov, regresa za letni dopust, bonitet in podobnih stroškov, ki jih ni mogoče neposredno pripisati posameznemu stroškovnemu nosilcu. Za take stroške zato oblikujemo delilni ključ, ki je seveda lahko za vsako vrsto izplačila drugačen, določen na letnem nivoju ali mesečno, pač odvisno od roka trajanja projektov (sezonski značaj) in od pomembnosti teh postavk v celotnem izkazu stroškov po stroškovnih nosilcih. Tako nerazporejene stroške lahko pripišemo:
1. bodisi nekemu stroškovnemu nosilcu, na katerem "zbiramo" tovrstne knjižbe (npr. "Nerazporejeno")
2. bodisi podatka o oddelku ne vnašamo. Podatek o stroškovnem nosilcu je torej prazen
V takih primerih je način uporabe predloge enak že opisanemu, med obračunske kriterije pa vnesemo še:
1. šifro stroškovnega nosilca v polje "Str.nos." . Primer:
2. z uporabo znakov s posebnim pomenom navedemo nabor znakov, za katerega vemo, da v našem šifrantu stroškovnih nosilcev ne obstaja (glej nadaljevanje primera spodaj).
1. Obračun plač
V juliju 2003 smo zabeležili 862.361,50 SIT stroškov dela na kontih skupine 47. Neposredno na stroškovne nosilce razporedili stroške rednega dela:
359.700 SIT na stroškovni nosilec 001/03
401.665 SIT na stroškovni nosilec 12/02
Nerazporejena izplačila na kontih skupine 47 so v juliju dosegla 100.996,50 SIT. Nerazporejena izplačila se po internem pravilniku delijo glede na vrednost direktnih stroškov dela na posameznem projektu/stroškovnem nosilcu v tekočem mesecu.
359.700/761.365 = 0,4724 (relativni delež str. nosilca 001/03 v celotnih razporenjenih stroških dela: 47,24%)
401.665/761.665 = 0,5276 (relativni delež str. nosilca 12/02 v celotnih razporenjenih stroških dela: 52,76%)
Celotna vrednost stroškov dela je razporejena po oddelkih:
455.181,50 na Oddelek 1
407.180,00 na Oddelek 2
Relativni delež zastopanosti oddelkov:
455.181,50/862.361,50 = 0,5278 (relativni delež Oddelka 1 v celotnih stroških dela: 52,78%)
407.180,00/862.361,50 = 0,4722 (relativni delež Oddelka 2 v celotnih stroških dela: 47,22%)
 |
Navedene podatke najlaže dobimo z izpisom bruto bilance, z omejitvijo na konte skupine 47% in z omejitvijo datumov knjiženja od 1.7. do 31.7.03.
|
Ključ za razporeditev nerazporejenih stroškov:
Oddelek 1, SN 001/03 = 0,5278 * 0,4724 = 0,2493
Oddelek 1, SN 12/02 = 0,5278 * 0,5276 = 0,2785
Oddelek 2, SN 001/03 = 0,4722 * 0,4724 = 0,2231
Oddelek 2, SN 12/02 = 0,4722 * 0,5276 = 0,2491
2. Obračun delitve
V juliju zaradi priprave mesečne bilance stroške razdelimo po oddelkih in stroškovnih nosilcih.
Izberemo "Obdobje knjiženja" - začetni datum 1.7.03, končni datum pa 31.7.03. Poslovni dogodek preknjižbe vknjižimo z zadnjim dnem izbranega obdobja, torej z datumom 31.07.03.
Deliti želimo samo zapise, ki niso pripisani še nobenemu stroškovnemu nosilcu, zato v polje "Str.nos." vnesemo npr. izraz, ki se začne z dvema presledkoma in nadaljuje s poljubnim znakom (ker vemo, da se v šifri stroškovnega nosilca na prvem mestu obvezno pojavlja nek znak).
Pred knjiženjem je koristno, da podatke za knjiženje najprej pregledamo na izpisu, npr. "Obračun po pozicijah - detajlno".
Ugotovimo, da je program zbral in razdelil le zapise, ki nimajo vnešenega stroškovnega nosilca.
3. Temeljnica za knjiženje razdelitve
S klikom na gumb "Knjiženje" podatke iz izpisa še zapišemo v temeljnico.
Kot smo napovedali, se vrednosti knjižb iz izbranega obdobja stornirajo v vrednosti in z navedbo oddelka, kot nastopa na izvirni knjižbi (v našem primeru je ta prazen).
Vknjižijo pa se tudi nove vrednosti in sklici na oddelek in stroškovni nosilec, kot smo jih navedli v delilnem ključu.
4. Konto kartica
za enega od kontov
5. Bruto bilanca po str. nosilcih - vse temeljnice
6. Bruto bilanca po stroškovnih nosilcih - brez delitvene temeljnice
