Rasknjižavanje troškova, koji još nisu pripisani nijednom odjelu

Rasknjižavanje troškova, koji još nisu pripisani nijednom odjelu

U prijašnjem poglavlju (Rasknjižavanje troškova upotrebom ključeva za raspodjelu) smo sve troškove ponovno razdijelili na odjele bez obzira na to, da li poziv na odjel u knjiženju postoji ili ne. Troškove smo prenijeli s općeg nositelja troška (Uprava i prodaja) na pojedinčane.

Pogledajmo drugačiji primjer: u slučaju, da možemo za neka knjiženja na pojedinačni konto (ili grupu konta) utvrditi, koji odjel teretimo, a za druga knjiženja ne možemo.

U tom slučaju ima smisla knjiženja, koja su već pripisana pojedinom odjelu, pustiti nepromijenjena. Razdjeljujemo samo knjiženja, kojai nisu pripisana još niti jednom odjelu.

U tom slučaju možemo koristiti sljedeći trik, koji nam ga omogućava upotrebu znakova s posebnim značenjem.

 1. Potrebne postavke

Način postavljanja je jednak onom, koji je već opisan u prijašnjem primjeru Rasknjižavanje troškova upotrebom ključeva za raspodjelu.

Nešto drugačije je kada su različite osobine različitih vrsta troškova.

Primjer:

Troškove uredskog materijala pri nastanku, već na dobavljačevom računu, dodijelimo odgovarajućem odjelu, kojeg taj trošak optereti, ako je to moguće (npr. kupovina priručnika za ODJEL 1). Tamo gdje trošak ne dodjelimo neposredno nekom odjelu (npr. narudžba za periodično štampanje, radni listovi itd), pripišemo ga:

1. bilo nekom odjelu, na kojem "vodimo" ta knjiženja (npr. "Uprava", kao u prijašnjem primjeru).

2. ili podatak o odjelu ne unesemo. Podatak o odjelu je prazan.

U tim slučajevima je način upotrebe predloška jednak već opisanom, a među obračunske kriterije unesemo još:

1. šifru odjela u polje "Odjel". Primjer:

2. upotrebom znakova s posebnim značajem navedemo skup znakova, za koje znamo, da u našem šifarniku odjela ne postoj (pogledajte nastavak primjera dolje).

 

 

1. Dobavljačev račun

U lipnju 2020. smo primili račun za:

• stručnu literaturu, koju koristi Profitni center 1 i za to ga trošak neposredno tereti, u iznosu 100 EUR (konto 4060)
• narudžba za periodični tisak i troškove uredskog materijala, za koje trošak nije pripisan nijednom odjelu, u iznosu 500 EUR (konto 4060). Ovi troškovi se po dogovoru razdjeljuju pomoću ključa za razdjelu SPL.

​

2. Obračun raspodjele

U lipnju zbog pripreme mjesečne bilance troškove razdijelimo po odjelima na predlošku unapred dogovorenog ključa za razdjeljivanje.

 Izaberemo "Razdoblje knjiženja" - početni datum 1.6.2020., a krajnji datum 30.06.20. Vrstu dokumenta preknjižavanja uknjižimo sa zadnjim danom izabranog razdoblja, tj. sa datumom 30.06.2020.

Razdijeliti želimo samo zapise, koji nisu pripisani još nijednom odjelu, zato u polje "Odjel" unesemo npr. izraz, koji počinje dvjema razmacima i zatim proizvoljnim znakom (kad znamo, da se u šifri odjela na prvom mjestu obavezno pojavljuje neki znak) ili sa praznim poljem odjela.

Prije knjiženja je koristno, da podatke za knjiženje najprije pregledamo na ispisu, npr. "Obračun po pozicijama - detaljno".

Ustanovimo, da je program skupio i razdijelio samo zapise, koji nemaju unesen odjel.

3. Temeljnica za knjiženje razdjeljivanja

Klikom na tipku "Knjiženje" podatke iz ispisa još zapišemo u temeljnicu.

Kao što smo naveli, vrijednosti knjiženja se iz izabranog razdoblja storniraju u vrijednosti i s navedenim odjelima, koji ulaze u izvirna knjiženja (u našem primjeru je prazan).

Proknjiže se i nove vrednosti i pozivi na odjele, kao što smo ih naveli u ključu za raspodjelu.

4. Konto kartica 

5. Bruto bilanca po odjelima - sve temeljnice

6. Bruto bilanca po odjelima - bez temeljnice razvrstavanja

Opisane primjere možemo koristiti i za razdjeljivanje prihoda, samo da skupljanje pasivnog i aktivnog stanja na kontu ili grupi konta smisleno prilagodimo!

Na određen način možemo (istovremeno ili ne) razdijeliti troškove i na nositelju troškova (pogledajte primjer Rasknjižavanje troškova, koji još nisu pripisani niti jednom nositelju troškova).