Uvoz iz diska ali strežnika - Uvoz iz map

V eDokumentacijo lahko uvažamo vse vrste datotek iz različnih lokacij. Eden od načinov uvoza je uvoz lokalno shranjenih e-dokumentov na vašem računalniku ali e-dokumentov iz map na strežniku podjetja.

Program preveri, katere datoteke še niso bile uvožene in jih preko nabiralnika za izmenjavo in predpripravljenega eProcesa uvozi ter ustrezno klasificira.

V tem poglavju vam bomo predstavili primer uvoza datoteke iz lokalne mape v eDokumentacijo.

Opozorilo Za uporabo storitve eDokumentacija je treba slednjo najprej aktivirati in urediti njene nastavitve.

Opis primera V prodajnem oddelku študent pridobiva GDPR privoljenja strank. Pridobljene in izpolnjene obrazce nato skenira in shranjuje v lokalno mapo. Odgovorna oseba obrazce iz lokalne mape uvozi v eDokumentacijo. To stori po naslednjih korakih:  Uvoz eProcesa Uvoz iz map Kreiranje nabiralnika Uvoz iz map in ustrezne nastavitve Uvoz dokumentov iz map Pregled uvoženih dokumentov

1. Uvoz eProcesa Uvoz iz map

Uvažanje dokumenta iz map na vašem računalniku krmili eProces.

Odgovorna oseba mora:

Uvoziti predpripravljeni eProces: Uvoz iz map. Slednjega uvozi preko Spletne storitve v šifrant.

Opozorilo Uvoz eProcesa: Uvoz iz map je enkraten proces. Ko ste eProces proces prenesli preko Spletne storitve v šifrant, vam ga ni potrebno ponovno prenašati. Ta korak lahko preskočite.

2. Kreiranje nabiralnika Uvoz iz map in ustrezne nastavitve

Izmenjava dokumentov iz lokalnih map v eDokumentacijo poteka preko ustreznega nabiralnika.

V drugem koraku moramo kreirati nabiralnik Uvoz iz map GDPR in zanj opredeliti ustrezne nastavite:

• Naziv: Uvoz iz map GDPR (naziv našega nabiralnika za uvoz GDPR privoljenj, ki smo ga oblikovali poljubno)
• Klasifikacijo: 064 – Varstvo osebnih podatkov, tajnih podatkov, poslovnih in davčnih skrivnosti
• Subjekt: Tecta d.d.
• Nastavitve - Operacije (pot iz kje naj vzame dokumente na našem računalniku in kam naj jih odlaga)

S tem določi pot za uvoz dokumentov, ki jih bo krmilil prej omenjeni eProces Uvoz iz map.

Namig Lahko si kreirate poljubno število nabiralnikov za uvoze iz map. Preko njih iz različnih map na strežniku ali računalniku uvažate točno določene dokumente in jih ustrezno klasificirate.

Opozorilo Kreiranje nabiralnika Uvoz iz map in ustrezne nastavitve je enkraten proces. Ko ste enkrat kreirali nabiralnik vam ga ni potrebno kreirati še enkrat in lahko ta korak preskočite.

3. Uvoz dokumentov iz map

V tretjem koraku prične z uvozom izpolnjenih obrazcev z GDPR privoljenji. To stori preko predpripravljenega eProcesa Uvoz iz map.

To stori tako, da izbere obrazec Dokumenti in v orodni vrstici klikne gumb  (Uvoz/Izvoz podatkov).

S spustnega menija izbere možnost: Uvoz iz map.

Program vrne informacijo o število prejetih dokumentov. V našem primeru izpiše: 'New documents: 3.'

Odgovorna oseba klikne gumb Potrdi in nadaljuje s pregledom prejetih dokumentov v nabiralnik Uvoz iz map.

4. Pregled uvoženih dokumentov

V zadnjem koraku želi pregledati seznam prejetih dokumentov iz lokalne mape v eDokumentacijo.

Seznam dokumentov filtrira po nabiralniku: Uvozi iz map GDPR (kot vidite na spodnji sliki). S tem omeji prikaz samo na dokumente iz nabiralnika.

Podroben postopek dodatnega filtriranja in razvrščanja seznama dokumentov je opisan v poglavju Iskanje dokumentov v eDokumentaciji.