Potvrđivanje računa

Po prijemu ulaznog računa, odgovorno lice ga obično prosljeđuje jednom ili više odgovornih verifikatora. Ponekad je ovaj proces izgledao kao da sekretarica trči po preduzeću i traži potvrdu i potpis dokumenta. Danas, međutim, to se automatski kontroliše poslovnim procesom Potvrđivanja računa.

U nastavku predstavljamo primjer korištenja poslovnog procesa.

OPIS PRIMJERA Odgovorno lice u upravi je dobilo račun za koji je potrebna potvrda odgovornih, kako bi ga računovodstvo preuzelo na završnu obradu. Da bi menadžment primio račun na potvrdu, odgovorna osoba mora slijediti navedene opisane korake: Odabir računa u Dokumentaciji i pokretanje poslovnog procesa Potvrda računa Izbor osobe za potvrđivanje Potvrđivanje računa - direktor

UPOZORENJE Da bi poslovni proces ispravno funkcionisao, potrebno je definisati sljedeće postavke. Postavke za rad poslovnog procesa su jednokratni procesi. Ako ste to već učinili, možete preskočiti ovaj korak.

1. Odabir računa u Dokumentaciji i pokretanje poslovnog proces

SAVJET Da bismo račun preusmjerili na odobrenje menadžmenta, moramo prvo uvesti račun u Dokumentaciju. Za uvoz pogledajte upute OVDJE.

Na obrascu Dokumenti, pomoću pretrage, odgovorna osoba pronalazi i klikne na račun koji želi da pošalje na potvrđivanje.

To radi pomoću poslovnog procesa Potvrđivanje računa.

Klikom na dugme na alatnoj traci (Čarobnjaci) i bira poslovni proces Potvrđivanje dokumenta (Confirm or Reject document) sa padajućeg menija.

SAVJET Prikaz poslovnog procesa u čarobnjaku je definisan u postavkama

Započinje se PANTHEON poslovni proces Potvrđivanje računa.

2. Potvrđivanje računa

Kao rezultat poslovnog procesa, odgovorna osoba u administraciji može na ekranu da vidi račun sa kreiranim zadatkom potvrde.

Zadatak od odgovorne osobe traži da odobri, odbije ili odobri i preusmjeri račun.

U našem slučaju osoba preusmjerava račun direktoru, jer je potrebna i njegova potvrda.

U tu svrhu napišite komentar za direktora u prozoru Komentar zadatka i preusmjerite ga na njega klikom na dugme Potvrdi i preusmjeri.

3. Odaberite osobu za potvrdu

Otvara se prozor Izaberite osobu za potvrđivanje.

Kliknite na listu da odaberete odgovornu osobu, Daniel Direktor, i unesite poruku u prozor.

Kliknite na dugme Završi da preusmjerite zadatak verifikacije računa.

4. Provjera valjanosti računa - direktor

Nakon prijave u program, direktor prepoznaje da ga čeka novi zadatak na dugmetu Zadaci.

Otvorite zadatak dvostrukim klikom ili odabirom dugmeta Pokreni.

Zadatak od njega traži da odobri, odbije ili odobri i preusmjeri račun.

U našem slučaju, direktor provjerava i odobrava račun.

U tu svrhu unosi poruku za računovodstvo u prozor Komentar zadatka i potvrđuje račun klikom na dugme Potvrdi.

Poslovni proces mijenja status računa u Dokumentaciji u Završeno. Ovim se završava poslovni proces.

Za račune sa statusom Zatvoreno, računovodstvo može kreirati PANTHEON dokument i objaviti ih.