Razdeljevanje knjižb z uporabo delilnih ključev z uporabo predloge
za avtomatsko knjiženje je najenostavnejši in najpreglednejši način
naknadnega razdeljevanja z uporabo delilnih ključev. S tem storniramo obstoječe
knjižbe in kreiramo nove, razdeljene po oddelkih z uporabo delilnega ključa. Z
uporabo tu priporočenega načina razdeljevanja so take naknadne knjižbe tudi
izkazane v ločeni vrsti dokumenta knjiženja. Prednosti takega načina so:
- vemo, da na taki temeljnici vedno pričakujemo saldo 0 (storno stare vknjižbe
in nova vknjižba), sicer gre za napako
- če smo se pri uporabi delilnega ključa zmotili ali se v skladu z
naknadnim dogovorom le-ta spremeni, enostavno zbrišemo delitveno
temeljnico, popravimo predlogo avtomatskega knjiženja in postopek ponovimo.
Pri tem ni potrebno popravljati izvirnih knjižb v glavni knjigi in seveda
niti izvirnega prejetega dokumenta.
1. Nova vrsta dokumenta temeljnice
Najprej odpremo novo vrsto
dokumenta temeljnice za knjiženje zato, da:
- ločimo naknadne delitvene knjižbe, kar lahko koristno uporabimo npr. pri
izpisu bruto
bilance. V tem in ostalih obračunih saldakontov/glavne knjige namreč
lahko posamezno vrsto dokumenta temeljnice izključimo iz izpisa in tako
dobimo stanje podatkov pred naknadno delitvijo na oddelke
- vemo, da je to vrsta dokumenta, kjer vedno pričakujemo saldo debetnih in
kreditnih prometov 0
Za naš primer bomo uporabili vrsto dokumenta 471.
2. Oblikujemo delilne ključe
V šifrantu
delilnih ključev oblikujemo toliko delilnih ključev, kolikor jih za
razdeljevanje prometov na posameznem kontu ali skupini kontov potrebujemo.
Za naš primer smo izbrali en sam delilni ključ, ki je prikazan že v
poglavju o delilnih ključih.
3. Izberemo konte ali skupine kontov in delilne ključe
Določimo, katere konte ali skupine kontov delimo in kateri ključ pri tem
uporabimo.
Za naš primer bomo izdelali predlogo za stroške najemnin, ki jih vodimo na
sintetičnem kontu 413.
Seveda bi lahko postopali tudi drugače in za vsak posamezni analitični
konto iz našega kontnega plana izbrali drug način delitve, torej drug delilni
ključ.
Prav tako bi lahko razdeljevali po istem ključu tudi vse konte iste skupine
(npr. 41), kadar in če je to smiselno.
4. Določimo obdobje (periodo) za preknjiževanje
Prav je, da se že ob oblikovanju delilnih ključev odločimo, kako pogosto
(npr. mesečno, polletno, letno) bomo delitev izvajali in kakšen kriterij bomo
uporabili za zbiranje podatkov (npr. datum obdobja knjiženja), da se preknjiževanja
ne bi medsebojno prekrivala.
Smiselno je izbrati obdobje mesec ter datumski kriterij "Obdobje
knjiženja".
5. Preknjiževanje ali izpisovanje
Morda zadostuje, da vrednost stroškov po posameznih oddelkih le pregledamo.
V ta namen lahko obračun le izpišemo in knjiženja ne sprožimo.
6. Predloga avtomatskega knjiženja
Poz.
|
Komentar
|
10
|
rdeči storno dosedanjih knjižb
= seštejemo (sumiramo) kreditni saldo vseh kontov sintetičnega konta
413, torej #SP413%#.
Na ta način dobimo saldo teh kontov v negativni vrednosti, kar bomo
uporabili za knjiženje rdečega storna.
Namesto na kreditni saldo konta bi se lahko sklicevali tudi na kreditni
promet (npr. #SK413%#), vendar smo za ta primer uporabili kreditni saldo,
da je vključen tudi morebitni črni storno.
V tej poziciji smo definirali samo debetno knjižbo in zahtevali, naj se
debetna knjižba opravi na tisti konto in v tisti vrednosti, kot je bila
uporabljena v formuli za izračun podatkov.
Izbrali smo vrsto knjiženja "Po oddelkih", da se v pozicijo
storno knjižbe zapiše tudi šifra oddelka, na katerem smo knjižbo
stornirali. Tako bomo istočasno dobili tudi podatek, ali je bila knjižba
že dodeljena nekemu oddelku - če je bila, bo iz tega oddelka tudi
stornirana.
|
20
|
razdeli po ključu
= seštejemo (sumiramo) debetni saldo vseh kontov sintetičnega konta
413, torej #SO413%#.
Glede formule za izračun velja isti razmislek kot pri poziciji 10.
Tudi v tej poziciji smo definirali samo debetno knjižbo in zahtevali,
naj se debetna knjižba opravi na tisti konto in v tisti vrednosti, kot je
bila uporabljena v formuli za izračun podatkov.
Vrsta knjiženja tu ne igra nobene vloge, ker smo v polju "Delilni
ključ" navedli delilni ključ, po katerem naj se saldo stroškovnih
kontov razdeli.
|
7. Številčni primer
1. Dobaviteljev račun
V maju 2007 smo prejeli račun za:
- najemnino poslovnih prostorov v znesku 1.000 EUR (konto 4130), ob prevzemu
računa je bil ta knjižen na oddelek "Oddelek1"
- najemnino garaž in parkirišč v v znesku 200 EUR (konto 4131), ob prevzemu
računa je bil ta knjižen na oddelek "Oddelek1"
2. Obračun delitve
V juniju zaradi priprave mesečne bilance stroške razdelimo po oddelkih na
podlagi vnaprej dogovorjenega delilnega ključa.
Izberemo "Obdobje knjiženja" - začetni datum 1.5.07, končni
datum pa 31.5.07. Poslovni dogodek preknjižbe vknjižimo z zadnjim dnem
izbranega obdobja, torej z datumom 31.05.07.
Pred knjiženjem je koristno, da podatke za knjiženje najprej pregledamo na
izpisu, npr. "Obračun po pozicijah - detajlno".
3. Temeljnica za knjiženje razdelitve
S klikom na gumb "Knjiženje" podatke iz izpisa še zapišemo v
temeljnico.
Kot smo napovedali, se vrednosti knjižb iz izbranega obdobja stornirajo v
vrednosti in z navedbo oddelka, kot nastopa na izvirni knjižbi.
Vknjižijo pa se tudi nove vrednosti in sklici na oddelek, kot smo jih
navedli v delilnem ključu.
4. Konto kartica
5. Bruto bilanca po oddelkih - vse temeljnice
6. Bruto bilanca po oddelkih - brez delitvene temeljnice
 |
Opisane primere lahko smiselno uporabimo tudi za
razdeljevanje prihodkov, le da zbiranje pasivnega in aktivnega stanja na
kontu ali skupini kontov smiselno prilagodimo! |
