Predogled klasifikacij

Klasifikacije (oz. klasifikacijski načrt) omogočajo strukturirano razvrščanje dokumentov v različne skupine.

Klasifikacije, ki smo jih prenesli preko Spletne storitve v koraku Prenos klasifikacij lahko na koraku Pregled klasifikacij dodatno uredimo. Klasifikaciji lahko spremenimo eskalacijo, veljavnost, hrambo ali poslovni proces.

Namig Klasifikacijo si najlažje predstavljamo kot fascikel v katerega vlagamo/vstavljamo dokumente istega tipa. Klasifikacija poleg razvrščanja dokumentov določa ravnanje z dokumentom. Določa v kateri hrambi se bo ta dokument hranil/nahajal, koliko časa se bo hranil, kdaj bo predlagan v avtomatsko uničenje in podobno. Napredne nastavitve klasifikacij, ki so potrebne za delo z eDokumentacijo uredimo v Klasifikacijskem načrtu. Podrobna navodila si poglejte v poglavju Klasifikacijski načrt.  Podrobnejše informacije o koraku Predogled klasifikacij preberite v poglavju Predogled klasifikacij.

V tem poglavju si bomo ogledali primer uporabe čarovnika za predogled klasifikacij.

Čarovnik za namestitev izberemo v meniju Nastavitve | Program |​ Administratorska konzola v panelu Nastavitve | Dokumentacija.

Opis primera Odgovorna oseba z želi hitro, z uporabo Čarovnika za namestitev, pregledati klasifikacije in urediti klasifikacijo: 2803 – Rekapitulacije. Sledi naslednjim korakom: Predogled klasifikacij Nastavitev klasifikacije 2.1. Veljavnost klasifikacije 2.2. Nastavitev hrambe

1. Predogled klasifikacij

Odgovorna oseba želi v Čarovniku za namestitev pregledati nastavitve klasifikacij.

V Čarovniku za namestitev izbere korak Predogled klasifikacij.

Odpre se seznam z nastavitvami.

Na seznamu so vidni podatki o Vrsta in Opis vrste klas. in nastavitve Eskalacije, Veljavnosti, Hrambe in Poslovni proces. 

Nadaljuje na nastavitve za izbrano klasifikacijo.

2. Nastavitev klasifikacije

Odgovorna oseba želi urediti nastavitve za vrsto dokumenta: 2803 - Rekapitulacije.

V razdelku Filter, v polju Vrsta ali opis vrste vpiše šifro ali naziv klasifikacije: 2803 – Rekapitulacije.

Namig Pri vpisu dela znanega podatka si lahko pomagamo z  uporabo posebnega znaka - %.

Na seznamu se prikaže izbrana klasifikacija.

Začne z urejanjem podatkov.

2.1. Veljavnost klasifikacije

Za izbrano klasifikacijo želi nastaviti obdobje hrambe dokumentacije 30 let.

Opozorilo Veljavnost dokumenta oz. čas hranjenja je za nekatere vrste dokumentov zakonsko določen.

V ta name v;

• stolpec Veljavna vrednost vpiše vrednost: 30.
• v stolpcu Veljavna vrsta s spustnega seznama izbere vrsto: Leta.

Nadaljuje na nastavitev hrambe.

2.2. Nastavitev hrambe

Za hrambo dokumentov izbrane klasifikacije želi uporabljati eDokumentacijo.

V stolpcu Hramba s spustnega seznama izbere hrambo: eDokumentacija.

Po dodajanju dokumentov v klasifikacijo želi, da se avtomatsko zažene eProces Enostavno potrjevanje računov.

V ta namen v stolpcu Poslovni proces (eProces) s spustnega seznama izbere: Enostavno potrjevanje računov.

Spremembe shrani s klikom na smerno tipko Navzdol.

Na seznamu so vidne nove povezave vrste dokumenta.

Odgovorna oseba odstrani filter za pregled celotnega sezama.

S klikom na gumb Naprej nadaljuje na korak Povezave z obrazci in arhivi v Čarovniku za namestitev.

Nazaj Korak 6: Nastavitve vrst dokumentov

Naprej Korak 8: Povezave z obrazci in arhivi