Predogled klasifikacij
Klasifikacije (oz. klasifikacijski načrt) omogočajo strukturirano razvrščanje dokumentov v različne skupine.
Klasifikacije, ki smo jih prenesli preko Spletne storitve v koraku Prenos klasifikacij lahko na koraku Pregled klasifikacij dodatno uredimo. Klasifikaciji lahko spremenimo eskalacijo, veljavnost, hrambo ali poslovni proces.
 |
Namig
- Klasifikacijo si najlažje predstavljamo kot fascikel v katerega vlagamo/vstavljamo dokumente istega tipa. Klasifikacija poleg razvrščanja dokumentov določa ravnanje z dokumentom. Določa v kateri hrambi se bo ta dokument hranil/nahajal, koliko časa se bo hranil, kdaj bo predlagan v avtomatsko uničenje in podobno.
- Napredne nastavitve klasifikacij, ki so potrebne za delo z eDokumentacijo uredimo v Klasifikacijskem načrtu. Podrobna navodila si poglejte v poglavju Klasifikacijski načrt.
- Podrobnejše informacije o koraku Predogled klasifikacij preberite v poglavju Predogled klasifikacij.
|
V tem poglavju si bomo ogledali primer uporabe čarovnika za predogled klasifikacij.
Čarovnik za namestitev izberemo v meniju Nastavitve | Program | Administratorska konzola v panelu Nastavitve | Dokumentacija.
Odgovorna oseba želi v Čarovniku za namestitev pregledati nastavitve klasifikacij.
V Čarovniku za namestitev izbere korak Predogled klasifikacij.
Odpre se seznam z nastavitvami.
Na seznamu so vidni podatki o Vrsta in Opis vrste klas. in nastavitve Eskalacije, Veljavnosti, Hrambe in Poslovni proces.
Nadaljuje na nastavitve za izbrano klasifikacijo.
Odgovorna oseba želi urediti nastavitve za vrsto dokumenta: 2803 - Rekapitulacije.
V razdelku Filter, v polju Vrsta ali opis vrste vpiše šifro ali naziv klasifikacije: 2803 – Rekapitulacije.
Na seznamu se prikaže izbrana klasifikacija.
Začne z urejanjem podatkov.
Za izbrano klasifikacijo želi nastaviti obdobje hrambe dokumentacije 30 let.
 |
Opozorilo
Veljavnost dokumenta oz. čas hranjenja je za nekatere vrste dokumentov zakonsko določen.
|
V ta name v;
Nadaljuje na nastavitev hrambe.
Za hrambo dokumentov izbrane klasifikacije želi uporabljati eDokumentacijo.
V stolpcu Hramba s spustnega seznama izbere hrambo: eDokumentacija.
Po dodajanju dokumentov v klasifikacijo želi, da se avtomatsko zažene eProces Enostavno potrjevanje računov.
V ta namen v stolpcu Poslovni proces (eProces) s spustnega seznama izbere: Enostavno potrjevanje računov.
Spremembe shrani s klikom na smerno tipko Navzdol.
Na seznamu so vidne nove povezave vrste dokumenta.
Odgovorna oseba odstrani filter za pregled celotnega sezama.
S klikom na gumb Naprej nadaljuje na korak Povezave z obrazci in arhivi v Čarovniku za namestitev.