Pregled klasifikacije

Klasifikacije (odnosno, klasifikacijski plan) omogućavaju strukturisano razvrstavanje dokumenata u različite grupe.

Klasifikacije, koje smo preuzeli preko Web stranice u koraku Prenos klasifikacije možemo dodatno uređivati u koraku Pregled klasifikacija. Klasifikaciji možemo promeniti eskalaciju, važeću vrednost, skladište ili poslovni proces.

SAVET Klasifikacija se na najlakše može zamisliti kao fascikla u koju arhiviramo/ubacujemo dokumente istog tipa. Pored razvrstavanja dokumenata, klasifikacija određuje i postupanje sa tim dokumentom. Dakle, određuje se u kom skladištu će taj dokument biti čuvan/lociran, koliko dugo će se čuvati, kada će biti predložen za automatsko uništavanje, i sl. Napredna podešavanja klasifikacija, koja su neophodna za rad sa eDokumentacijom uređujemo u Klasifikacijskom planu. Pogledajte detaljna uputstva u poglavlju Klasifikacijski plan. Više informacija o koraku Pregled klasifikacija možete pročitati u poglavlju Pregled klasifikacija.

U ovom poglavlju ćemo pogledati primer upotrebe čarobnjaka za podešavanja za pregled klasifikacije.

Čarobnjak za podešavanja biramo u meniju Podešavanja | Program | Administratorska konzola u panelu Podešavanja | Dokumentacija.

Opis primera Odgovorna osoba želi brzo, upotrebom Čarobnjaka za podešavanja, pregledati klasifikacije i urediti klasifikaciju: 0011 - Programi rada i izveštaji organa upravljanja sledećim koracima: Pregled klasifikacije Podešavanja klasifikacije 2.1. Važeća vrednost klasfikacije 2.2. Podešavanje skladišta

1. Pregled klasifikacija

Odgovorna osoba želi u Čarobnjaku za podešavanja pregledati podešavanja klasifikacija.

U Čarobnjaku za podešavanja bira korak Pregled klasifikacije.

Otvara se lista sa podešavanjima.

Na listi se mogu videti podaci o Tipu i Opisu vrste klas. i podešavanja Eskalacije, Važeće vrednosti, Skladišta i Poslovnih procesa.

Nastavlja sa podešavanjima za izabranu klasifikaciju.

2. Podešavanja klasifikacije

Odgovorna osoba želi da uredi podešavanja za vrstu dokumenta: 0011 - Programi reda i izveštaji organa upravljanja.

U odeljku Filter, u polju Vrsta ili opis vrste upisuje šifru ili naziv klasifikacije: 0011 - Programi reda i izveštaji organa upravljanja.

SAVET Pri upisu dela poznatog podatka možemo koristiti znak sa posebnim značenjem - %.

Na listi se prikazuje izabrana klasifikacija.

Započinje sa uređivanjem podataka.

2.1. Važeća vrednost klasfikacije

Za izabranu klasifikaciju želi podesiti razdoblje čuvanja dokumentacije na 30 godina.

UPOZORENJE Važeća vrednost dokumenta, odnosno rok čuvanja pojedinih vrsta dokumenata, utvrđuje se zakonom.

U meniju u:

• koloni Važeća vrednost upisuje vrednost: 30.
• koloni Važeća vrsta, sa padajuće liste, bira vrstu: Godine.

Nastavlja na podešavanje skladišta.

2.2. Podešavanja skladišta

Kao skladište dokumenta izabrane klasifikacije želi koristiti Sertifikovano skladište.

U koloni Skladište , sa padajuće liste bira skladište: Sertifikovano skladište.

Nakon dodavanja dokumenta u klasifikaciju, želi da se automatski pokrene eProces Definicija poslovnog procesa 1.

U tu svrhu, u koloni Poslovni procesi (eProces), sa padajuće liste, bira Definiciju poslovnog procesa 1.

Promene će sačuvati klikom na taster strelica Nadole.

Na listi su vidljive nove veze vrste dokumenta.

Odgovorna osoba uklanja filter kako bi opet videla celu listu.

Klikom na dugme Napred nastavljate na korak Veze sa formama i arhivama u Čarobnjaku za podešavanja.

Nazad Korak 6: Podešavanja vrste dokumenata

Napred Korak 8: Veze sa formama i arhivama