Kada smo završili podešavanje eDokumentacije pomoću wizzarda, možemo započeti podešavanja koja su neophodna za slanje/prijem eFaktura.
Na početku preuzećemo „Sandučiće“ i podešavanja s web servisa, u Administratorskoj konzoli:
U Administratorskoj konzoli, otvorićemo sekciju „Podešavanje“ klikom na strelicu sa leve strane a zatim ćemo otvoriti sekciju „Dokumentacija“ takođe klikom na strelicu sa leve strane. Na taj način dolazimo do „Sandučića“ (slika iznad).
Kada je otvoren panel „Sandučići“, potrebno je da kliknete na dugme „Uvoz-Izvoz“ 
koje se nalazi u gornjem desnom uglu prozora. (slika ispod)
Zatim, potrebno je da odaberemo opciju za „Prenos šifarnika“:
Kada se otvori „Prenos šifarnika“ , potrebno je uraditi korake od 1 do 3:
Na ovaj način, kreirali smo u bazi sve sandučiće koji trenutno postoje na Datalab web servisu. Njihov zadatak je da u pozadini obavljaju slanje i prijem eFaktura u Pantheon. Sandučići u sebi sadrže predefinisana podešavanja za komunikaciju sa drugim aplikacijama, kao što su Moj eRačun ili SEF pa ćete primetiti na slici iznad da sandučići sa sledećim nazivima:
Moj-eRačun Prijem – namenjen za prijem eFaktura preko posrednika Moj eRačun
Moj-eRačun Slanje – namenjen za slanje eFaktura preko posrednika Moj eRačun
eFakture Prijem – namenjen za prijem eFaktura sa SEF-a
eFaktura Slanje – namenjen za slanje eFaktura na SEF
Ove sandučiće je potrebno kasnije dodatno podesiti, taj deo je opisan u nastavku uputstva.
Primetićete da postoje i drugi sandučići, slobodno možete i njih da uvezete u bazu, njihova namena nije vezana za eFakture već za druge usluge koje postoje u regionu ili Srbiji.
Klikom na dugme 
prenećete sve odabrane sandučiće.
U narednom koraku, potrebno je podesiti parametre za prijavu na posrednički sistem Moj eRačun ili na SEF, u zavisnosti od toga koji sistem koristite. Takođe, potrebno je podesiti i klasifikaciju za izlazni i ulazni račun kako bi se oni pravilno evidentirali u eDokumentaciji.
Na početku, potrebno je da nabavimo API ključ koji se generiše na SEF-u:
Na slici iznad, prikazan je sistem SEF i njegov deo za podešavanja u koji je potrebno ući i generisati API ključ na način koji je prikazan na slici. Na slici je sakriven ključ za autentifikaciju (precrtan crvenom bojom), kada kliknete na dugme „Generiši ključ“, u polju iznad će se pojaviti ključ za autentifikaciju koji ćemo u narednom koraku uneti u Pantheon. Obratite pažnju, odmah ispod dugmeta za generisanje ključa je opcija za aktiviranje API statusa, potrebno je da on bude aktivan, aktivirajte ga obavezno.
Sada ćemo se vratiti u podešavanje Sandučića kako bismo podesili neophodne parametre. Potrebno je da pronađete sanduče koje želite da podesite, pratite tekst i sliku ispod.
Dakle, prvo ćete u administratorskoj konzoli odabrati: Podešavanja – Dokumentacija – Sandučići. U četvrtom koraku sa slike ispod, kliknućete na tri tačke kako bi se otvorio novi prozor za odabir sandučića koje želimo da podesimo. U petom koraku, potrebno je upisati tekst „eFaktura“ i pojaviće se sandučići koji se koriste za slanje i prijem eFaktura preko SEF-a. Kako prvo podešavamo sanduče za slanje, duplim klikom ćemo kliknuti na sanduče „eFakture slanje“, pratite korake na slici ispod:
Kada odaberete sanduče, mali prozor sa slike iznad u kom su korak 5 i 6 će se zatvoriti a vi ćete nastaviti sa podešavanjem sandučeta „eFaktura slanje“.
Proverićete prvo da li je podešena klasifikacija. Odabraćemo klasifikaciju „2016 – Knjiga izlaznih računa“ jer podešavamo sanduče za slanje eFaktura, upisaćete 2016 i u padajućem meniju koji se pojavi ispod, duplim klikom ćete odabrati klasifikaciju sa slike ispod:
Odabirom ove klasifikacije, sve poslate fakture preko SEF-a će u eDokumentaciji će imati ovu klasifikaciju. To će kasnije omogućiti pretragu računa po ovoj klasifikaciji.
Nastavićemo dalje podešavanja. Duplim klikom na polje „Prijava“ otvorićemo prozor za prijavu (slike ispod). Popunićete sva polja koja su obeležena na slici ispod: Korisničko ime, Lozinka i Potvrdi lozinku. Ispratite korake sa slike ispod.
U narednom koraku, samo ćemo u polju „Prijava“ odabrati korisničko ime koje smo kreirali, npr. „Moja firma doo“:
Nakon odabrane prijave i klasifikacije, sačuvaćemo sve klikom na dugme 
.
Na ovaj način, napravili smo sva neophodna podešavanja za sanduče koje je namenjeno za slanje eFaktura. Primetićete da polja „Subjekt“ i „Jedinstveni ID“ nisu podešena, njih nije potrebno podešavati.
Sada je potrebno podesiti sanduče za prijem. To ćemo uraditi na sličan način kao i sanduče za slanje eFaktura iz prethodnog koraka. Prvo ćemo odabrati drugo sanduče, klikom na mali levak (korak 1 na slici ispod).
Jedina razlika u odnosu na podešavanje sandučeta za slanje je ta što ovde trebamo odabrati drugu klasifikaciju, klasifikaciju 2017 – Knjiga ulaznih račun. Na slici ispod je prikazano kako treba da izgleda sanduče za prijem.
Ova podešavanja su dovoljna kako bismo mogli da šaljemo i primamo eFakture pomoću PANTHEON-a a sve direktno u komunikaciji sa sistemom SEF. U uputstvu za upotrebu je objašnjeno na koji način se radi slanje i prijem eFaktura. Uputstvo možete pronaći u nastavku ovog priručnika ili na PANTHEON korisničkom sajtu OVDE
Sada možete dalje nastaviti sa podešavanjem koja su opisana u nastavku priručnika. Možete preći na deo koji pojašnjava šta je potrebno podesiti u šifarniku subjekata, dokumentima i slično.
Na početku, potrebno je da od Moj eRačun dobijemo pristupne podatke. Sada ćemo se vratiti u podešavanje Sandučića kako bismo podesili neophodne parametre. Potrebno je da pronađete sanduče koje želite da podesite, pratite tekst i sliku ispod.
Dakle, prvo ćete u administratorskoj konzoli odabrati: Podešavanja – Dokumentacija – Sandučići. U četvrtom koraku sa slike ispod, kliknućete na tri tačke kako bi se otvorio novi prozor za odabir sandučića koje želimo da podesimo. U petom koraku, potrebno je upisati tekst „Moj-eRačun“ i pojaviće se sandučići koji se koriste za slanje i prijem eFaktura preko posrednika Moj eRačun.
Kako prvo podešavamo sanduče za slanje, duplim klikom ćemo kliknuti na sanduče „Moj-eRačun Slanje - Poštanski fah za slanje“, pratite korake na slici ispod:
Kada odaberete sanduče, mali prozor sa slike iznad u kom su korak 5 i 6 će se zatvoriti, a vi ćete nastaviti sa podešavanjem sandučeta „Moj-eRačun Slanje - Poštanski fah za slanje“.
Proverićete prvo da li je podešena klasifikacija, ona se obično podesi ranije preko wizarda za podešavanje eDokumentacije. Odabraćemo klasifikaciju „2016 – Knjiga izlaznih računa“ jer podešavamo sanduče za slanje eFaktura, upisaćete 2016 i u padajućem meniju koji se pojavi ispod, duplim klikom ćete odabrati klasifikaciju sa slike ispod:
Odabirom ove klasifikacije, sve poslate fakture preko Moj eRačun će u eDokumentaciji će imati ovu klasifikaciju. To će kasnije omogućiti pretragu računa po ovoj klasifikaciji.
Nastavićemo dalje podešavanja. Duplim klikom na polje „Prijava“ otvorićemo prozor za prijavu (slike ispod). Popunićete sva polja koja su obeležena na slici ispod: Korisničko ime, Lozinka i Potvrdi lozinku. Ispratite korake sa slike ispod.
U narednom koraku, samo ćemo u polju „Prijava“ odabrati korisničko ime koje smo kreirali, npr. „Moja firma doo“:
Nakon odabrane prijave i klasifikacije, sačuvaćemo sve klikom na dugme 
.
Na ovaj način, napravili smo sva neophodna podešavanja za sanduče koje je namenjeno za slanje eFaktura. Primetićete da polja „Subjekt“ i „Jedinstveni ID“ nisu podešena, njih nije potrebno podešavati.
Sada je potrebno podesiti sanduče za prijem. To ćemo uraditi na sličan način kao i sanduče za slanje eFaktura iz prethodnog koraka. Prvo ćemo odabrati drugo sanduče, klikom na mali levak (korak 1 na slici ispod).
Jedina razlika u odnosu na podešavanje sandučeta za slanje je ta što ovde trebamo odabrati drugu klasifikaciju, klasifikaciju 2017 – Knjiga ulaznih račun. Na slici ispod je prikazano kako treba da izgleda sanduče za prijem:
Ova podešavanja su dovoljna kako bismo mogli da šaljemo i primamo eFakture preko posrednika Moj eRačun i PANTHEON-a. U uputstvu za upotrebu je objašnjeno na koji način se radi slanje i prijem eFaktura. Uputstvo možete pronaći u nastavku ovog dokumenta ili na našim korisničkim stranama OVDE .
Sada možete dalje nastaviti sa podešavanjima koja su opisana u nastavku priručnika. Možete preći na deo koji pojašnjava šta je potrebno podesiti u šifarniku subjekata, dokumentima i slično.
Mail adresa
Mail adresa je obavezna samo za slanje eFaktura preko posrednika (Moj eRačun). Otvorimo Šifarnik Subjekata (Podešavanja>Subjekti>Subjekti) i u polje „Primarna adresa el. pošte“ upisujemo mail adresu preduzeća kojoj šaljemo elektronsku fakturu.
Nakon što smo upisali mail adresu šifarnik Subjekata izgleda ovako:
Ako šaljete račune preko SEF-a, Vaš kupac će dobiti informaciju da je dobio fakturu na SEF, na onaj mejl sa kojim se registrovao na SEF, nije neophodno da upišete mejl adresu u gore pomenuti polje. Ako je ipak upišete, na tu mejl adresu će takođe stići informacija od SEF-a da je račun stigao na SEF te na ovaj način možete dodatno podesiti osobu kojoj želite d a pošaljete informaciju da ste im poslali fakturu.
Ovo je podešavanje koje OBAVEZNO mora biti podešeno na svakom Subjektu kojem šaljemo eFakturu. Takođe, ovo podešavanje je potrebno podesiti i na Vašoj firmi u šifarniku subjekata. Drugim rečima, svaki subjekt koji učestvuje u slanju/prijemu eFaktura treba imati ovo podešavanje. Neće smetati ako ovo podešavanje bude podešeno i kod subjekata koji nisu obveznici eFaktura. (slika ispod)
Takođe, u šifarniku subjekata OBAVEZNO treba podesiti polja Država i Pošta:
Još jedno OBAVEZNO podešavanje u šifarniku subjekata je ispravan matični broj. Neophodno je uneti MB kako na Naše preduzeće, tako i na subjektu koji je kupac, jer su ovi podaci obavezni u strukturi XML-a. Potrebno je proveriti da li MB sadrži tačno 8 cifara. Ako sadrži više ili manje faktura neće proći na SEF. Čest problem može biti prazan prostor ispred ili iza matičnog broja, obavezno proverite ovo na Vašim Subjektima i obrišite prazan prostor (Space) ukoliko ga ima. (slika ispod). Takođe proverite da li imate prefiks ispred PIB-a. Potrebno je da sve bude popunjeno kao na slici ispod.
Sva prethodno navedena podešavanja u Šifarniku subjekata su obavezna jer su tu elementi neizostavni kada se kreira XML fajl čija je namena da u digitalnom obliku prenese sve obavezne delove fakture na SEF. Možete ga posmatrati kao neku vrstu prevodioca koji digitalno prevodi SEF-u sve ono što mu treba sa Vaše fakture.
U slučaju da je subjekat koji šalje ili prima budžetski korisnik, neophodno je prvo odabrati u polju Budžetski korisnik da li je u pitanju Direktni ili Indirektni. U slučaju da se eFakture ka ovom Subjektu evidentiraju na CRF-u ( Centralni registar faktura ) onda upisujemo Dikretni, a u slučaju da se ne evidentiraju upisujemo Indirektni. Nakon što smo popunili ovo polje, otključava nam se polje JBKJS gde ćete upisati broj.
U slučaju kada je kupac na računu budžetski korisnik (ima podatak u polju JBKJS), onda se obavezno upisuje podatak u polje Ugovor. Ovde je potrebno napisati broj ugovora koji će se prenositi u XML. Pored Broja Ugovora neophodno je upisati i datum ugovora. U slučaju da ne postoji ugovor, preporuka je da prekopirate broj fakture. ( slika ispod)
Sve vrste dokumenata koje želimo da koristimo za slanje eFaktura potrebno je da dodatno podesimo. Podešavanja se rade tako što odemo na tu vrstu dokumenta, otvorimo Šifarnik Vrste Dokumenta, otvara se tako što se duplim klikom klikne na broj dokumenta:
Zatim u šifarniku vrsta dokumenata, odemo na Robu (korak 1) pa na Napredna podešavanja (korak 2) i na polju „Tip izvoza eDokumentacije“ kliknemo na padajući meni gde se bira tip izvoza samog dokumenta:
U slučaju da je naš dokument običan račun, potrebno je odabrati „380 – Komercijalni (konačni) račun“ iz padajućeg menija kao što je prikazano na slici:
Ovo je potrebno podesiti za sve dokumente koje ćemo koristiti za slanje eFaktura.
Postoje 4 vrednosti koje mogu da se upišu:
- Račun – „380 – Komercijalni (konačni) račun“
- Avans – „386 – Avansni račun“
- Knjižno Odobrenje – „381 – Odobrenje“
- Knjižno Zaduženje– „383 – Zaduženje“
Ovo podešavanje je neophodno kako bi program znao koju strukturu XML-a treba da kreira.
XML za Konačni račun i za Avans se razlikuju i program na osnovu ovoga zna šta treba da kreira u XML-u.
Ako izdajemo fakture koje trebaju imati oslobođenje od poreza, to možemo podesiti u šifarniku poreskih stopa: Podešavanja – Računovodstvo – Poreske Stope:
Prilikom definisanja poreskih tarifa u sistemu, koje će se koristiti za definiciju prometa oslobođenog poreza, neophodno je u koloni „Tekst“ odabrati iz šifarnika tekstova specifikaciju koja se odnosi na konkretnu odredbu po kojoj je zakonom o PDV-u predviđeno oslobađanje poreza sa i bez prava odbitka:
U šifarnik Tekstova je potrebno odgovarajuće uneti podatak o šifri (u polje Opis) i opisu odredbe člana zakona (u polje Tekst) po kojoj je predviđeno oslobođenje. Konkretni šifarnik je propisan i predviđen od strane zakonodavca.
Primer:
Za određenu poresku stopu, kliknućemo 2 puta na polje TEKST nakon čega će se otvoriti šifarnik tekstova:
U polje Šifra upišemo bilo koji broj koji već nije definisan. U polju Tekst upišemo: PDV se ne plaća na prevozne i ostale usluge, koje su povezane sa uvozom dobara... (slika iznad)
Ostaje nam najbitnija stvar a to je polje Opis. Ovde upisujemo sledeće: PDV-RS-19-2 (u ovom primeru):
Zadata podešavanja sačuvamo i ostaje još da popunimo polje eDokument, poslednja kolona sa desne strane:
Klikom na željenu stopu, otvoriće se padajući meni kako biste odabrali onu koja je Vama potrebna, u zavisnosti od člana zakona kojim je faktura oslobođena PDV-a.
Više o ovome možete pročitati u uputstvu Ministarstva finansija: LINK
SEF zahteva da se na svakoj fakturi u XML-u bude iskazana međunarodna jedinica mere. Na svakoj fakturi morate da popunite kolonu JM, a duplim klikom na tu kolonu otvara nam se šifarnik jedinica mere.
Nakon dvoklika otvara nam se sledeći prozor:
U srednjoj koloni Međ. Oznaka upisujemo međunarodnu oznaku. Ono što se najčešće koristi je Komad i Međunarodna oznaka za Komad je H87. Međunarodne oznake za sve ostale Jedinice mere možete pronaći na sledećem linku.
Pored ostalih obaveznih podataka, potrebno je popuniti i polje koje se u PANTHEON-u uobičajeno zove „Tovarni list“ a pored tog polja, sa desne strane, potrebno je odabrati datum slanja eFakture.
Polje „Tovarni list“ možemo preimenovati tako što duplim klikom idemo na broj dokumenta prikazano na slici ispod:
Nakon toga možemo promeniti ovo polje i nazvati ga npr. Broj ugovora, što bi bilo približnije onome što SEF definiše.
Takođe morate obeležiti da je polje obavezno klikom na kvadratić pored polja. Tako da svaki sledeći put kada budete pravili fakturu moraćete da unesete ovaj podatak jer je on OBAVEZAN zbog kreiranja XML-a.
Potpuni račun treba da izgleda ovako:
