Procesul de sfârșit de an

Deoarece sfârșitul de an este o sarcină care se realizează doar o dată pe an, un flux de lucru predefinit PANTHEON este utilizat în acest scop.

INDICAȚIE Pentru mai multe informații despre ce este un flux de lucru, consultați capitolul Flux de lucru.

REZUMAT CAZ Ashley Accountant, șefa departamentului de finanțe și contabilitate la Tecta, este pe cale să închidă anul fiscal 2021. Pentru a o ajuta să închidă acest an și să deschidă unul nou, ea va folosi un flux de lucru care o va ghida prin sarcini. Ea procedează astfel: Transferul fluxului de lucru de pe server Executarea fluxului de lucru Verificarea automată a înregistrărilor Închiderea claselor 4 și 7 Balanța de verificare Închiderea și deschiderea anului fiscal Balanța de verificare Bilanțul companiei Fișa contului

1. Transferul fluxului de lucru de pe server

Mai întâi, persoana responsabilă trebuie să transfere fluxul de lucru DE_YearClosure în PANTHEON.

Acest lucru se face din meniul Setări | Documentație | Design flux de lucru.

INDICAȚIE Pentru instrucțiuni despre cum să transferați un flux de lucru de pe un server web în PANTHEON, consultați capitolul Transferul unui flux de lucru de pe server.

2. Executarea fluxului de lucru

Odată ce fluxul de lucru a fost transferat, persoana responsabilă îl poate căuta în fereastra Design flux de lucru.

Acest lucru se face din bara de instrumente folosind butoanele de navigare, unde fluxul de lucru DE_YearClosure este selectat.

Sfârșitul de an structura fluxului de lucru afișată în imaginea de mai jos se deschide.

Persoana responsabilă începe procesul făcând clic pe butonul (Executați fluxul de lucru).

Se afișează o fereastră pop-up cu următoarea întrebare: Doriți să executați fluxul de lucru "DE_YearClosure"?

Începerea fluxului de lucru este confirmată făcând clic pe butonul .

PANTHEON ghidează persoana responsabilă prin pașii fluxului de lucru.

3. Verificarea automată a înregistrărilor

Programul deschide automat fereastra Rapoarte sumare, fila Verificarea automată a înregistrărilor.

INDICAȚIE Banda galbenă de sub meniu indică faptul că persoana responsabilă este ghidată de fluxul de lucru.

Câmpurile obligatorii sunt marcate cu o linie verticală roșie.

Persoana responsabilă completează apoi câmpurile Data de la/până la selectând perioada de înregistrare, în acest caz de la 1.1. până la 31.12.2021.

În secțiunea Criteriul de dată, programul activează automat butonul radio Data TVA, care indică o verificare conform criteriilor de dată TVA pe documente.

În secțiunea Tipuri de documente – înregistrare automată, persoana responsabilă verifică toate tipurile de documente pentru care trebuie efectuat controlul înregistrărilor automate.

În acest caz, persoana responsabilă selectează toate documentele făcând clic dreapta în secțiune și selectând opțiunea Selectați tot.

Același procedeu se repetă pentru Tipuri de documente – consum de materiale.

Făcând clic pe butonul Căutare se creează o privire de ansamblu asupra mesajelor și erorilor care apar în panoul de mai jos.

INDICAȚIE Pentru mai multe detalii despre rezolvarea erorilor afișate, consultați capitolul Mesaje pentru tipuri individuale de erori.

Odată ce erorile au fost corectate, persoana responsabilă face clic pe butonul Continuare pentru a trece la următorul pas al fluxului de lucru.

4. Închiderea claselor 4 și 7

Programul deschide automat fereastra 300 - Închiderea clasei 4 și 7 pentru a închide clasele 4 – Cheltuieli și 7 – Venituri.

La sfârșitul anului, clasele de conturi 4 și 7 trebuie să aibă un sold de 0.

PANTHEON utilizează un șablon de înregistrare predefinit care închide conturile clasei 4 și nu le transferă la cheltuieli, în timp ce cheltuielile și veniturile nu sunt repostate în conturile de profit și pierdere.

În câmpul Înregistrat de la/până la, persoana responsabilă selectează data de la 1.1. până la 31.12.2021.

INDICAȚIE Data de început este de obicei prima zi a anului fiscal închis. În mod implicit, programul setează prima zi a anului, care este marcată în parametrii programului ca data deschiderii registrului general. Același principiu se aplică și pentru data de sfârșit.

Setările Tip de înregistrare sunt lăsate așa cum sunt setate automat de program.

Tipul documentului se bazează pe setările definite în Tipuri de documente registru. În șablonul de înregistrare este introdusă înregistrarea jurnalului implicit.

În acest caz, câmpul este completat cu tipul documentului 4799 - Închide clasele 4 și 7.

Dacă persoana responsabilă dorește să adauge închiderea claselor 4 și 7 la o înregistrare jurnal existentă, trebuie să activeze butonul radio Adăugare.

Pentru a înregistra închiderea, se face clic pe butonul Înregistrare .

Fereastra jurnalului 4799 - Închide clasele 4 și 7 și înregistrările asociate se deschid automat.

INDICAȚIE Dacă o înregistrare jurnal nu este echilibrată, persoana responsabilă o echilibrează manual aici prin înregistrarea în contul 8000 - Profit sau pierdere înainte de impozitare.

Persoana responsabilă revine la fereastra 300 - Închiderea clasei 4 și 7 și confirmă sarcina.

Făcând clic pe butonul Continuare, persoana responsabilă trece la următorul pas al fluxului de lucru.

4. Balanța de verificare

Programul deschide automat fereastra raport Balanța de verificare.

În acest pas, persoana responsabilă introduce criteriile raportului.

În câmpurile Data de la/până la, se selectează data de început și de sfârșit a anului fiscal, în acest caz de la 1.1. până la 31.12.2021.

În secțiunea Tipuri de documente, se bifează casetele de selectare ale tipurilor de documente pentru jurnale generale sau înregistrări jurnal pentru care se va crea raportul balanței de verificare.

Persoana responsabilă selectează Tipul raportului și face clic pe butonul Raport.

În acest caz, persoana responsabilă selectează tipul raportului 052 - Balanța de verificare – conturi analitice 1.

Balanța de verificare este afișată și trebuie să fie echilibrată.

În acest pas, persoana responsabilă verifică dacă conturile din pasul anterior de închidere a claselor 4 și 7 au fost într-adevăr închise.

Pentru a trece la următorul pas al fluxului de lucru, persoana responsabilă face clic pe butonul Continuare.

5. Închiderea și deschiderea anului fiscal

Fereastra Sfârșitul de an se deschide automat.

AVERTISMENT Crearea închiderii și deschiderii anului fiscal în acest modul este o condiție prealabilă pentru ca programul să funcționeze corect în anul următor.

Numărul din câmpul Număr este generat automat de program. Formatul numărului corespunde setărilor de numerotare a documentelor din Panoul de administrare.

În antetul documentului, informațiile despre anul fiscal sunt introduse în câmpurile Data de la/până la, în acest caz de la 1.1. până la 31.12.2021.

Câmpurile Tip document închidere și Tip document deschidere sunt completate automat.

Câmpurile sunt completate cu date pe baza setărilor din Panoul de administrare | Finanțe.

5.1. Pregătirea scenariului

INDICAȚIE modulul pentru închiderea anului fiscal curent și deschiderea unuia nou este un tip specific de document care permite pregătirea unei înregistrări jurnal de închidere și deschidere pe baza scenariilor pre-pregătite. Scenariul se bazează pe setările din planul de conturi, care pot fi modificate și actualizate la utilizarea scenariului.

Persoana responsabilă face clic pe butonul Pregătiți scenariul.

Se afișează o fereastră de notificare: Planul de conturi și scenariul au fost armonizate.

Planul de conturi este transferat în fila Scenariu, așa cum se arată în imaginea de mai jos.

AVERTISMENT Setările Partea de deschidere a înregistrării și Linia au cel mai mare impact asupra creării închiderii și deschiderii anului fiscal.

5.2 Verificări

În acest pas, persoana responsabilă efectuează verificările pentru a revizui eventualele erori în secțiunea Verificări.

Sunt disponibile mai multe verificări în această filă. Verificările dorite sunt selectate bifând caseta de selectare de lângă numărul consecutiv al verificării.

Odată ce verificările dorite au fost selectate, se face clic pe butonul Executați verificările .

INDICAȚIE Pentru mai multe informații despre verificări, consultați capitolul Verificări.

5.3 Erori

Programul deschide automat fila Erori unde persoana responsabilă poate revizui și corecta erorile.

INDICAȚIE Pentru mai multe informații despre erori, consultați capitolul Erori.

5.4 Crearea înregistrării jurnal de închidere și deschidere

Persoana responsabilă creează închiderea și deschiderea Înregistrare jurnal.

Închiderile pentru grupurile individuale de conturi pot fi create separat pentru fiecare grup de conturi sau poate fi creată o înregistrare de închidere și deschidere pentru toate cele trei grupuri de conturi. Acest lucru poate fi definit prin selectarea următoarelor opțiuni în secțiunea Înregistrare din antetul documentului:

• 1 - Conturi subsidiare
• 2 - Document legat
• 3 - Registrul general

În acest caz, persoana responsabilă bifează toate cele trei casete pentru a crea o înregistrare jurnal de închidere și deschidere pentru toate cele trei grupuri de conturi.

INDICAȚIE Pentru mai multe informații despre cum să creați înregistrarea jurnal de închidere și deschidere, consultați capitolul Înregistrări jurnal.

Înregistrarea de deschidere și închidere pentru grupurile de conturi selectate este creată făcând clic pe butonul Pregătiți închidere/deschidere.

Se afișează o fereastră care informează despre înregistrările jurnal create.

Persoana responsabilă face clic pe butonul Confirmați și liniile cu înregistrările jurnal create sunt create pe fila Înregistrări jurnal.

Persoana responsabilă trece la următorul pas al fluxului de lucru făcând clic pe butonul Continuare.

6. Balanța de verificare

Programul deschide automat fereastra raport Balanța de verificare.

Balanța de verificare oferă persoanei responsabile o privire de ansamblu asupra tuturor conturilor companiei și îi permite să verifice dacă debitele și creditele sunt reconciliate.

În acest pas, persoana responsabilă introduce criteriile raportului.

În câmpurile Data de la/până la, se selectează data de început și de sfârșit a anului fiscal, în acest caz de la 1.1. până la 31.12.2021.

În secțiunea Tipuri de documente, se bifează casetele de selectare ale tipurilor de documente pentru jurnale generale sau înregistrări jurnal pentru care se va crea raportul balanței de verificare.

Persoana responsabilă selectează Tipul raportului și face clic pe butonul Raport.

În acest caz, persoana responsabilă selectează tipul raportului 052 - Balanța de verificare – conturi analitice 1. Balanța de verificare este afișată.

Persoana responsabilă trece la următorul pas al fluxului de lucru făcând clic pe butonul Continuare.

7. Bilanțul companiei

În pasul final, persoana responsabilă creează un raport care afișează Bilanțul companiei.

Bilanțul arată poziția financiară a companiei la o anumită dată a anului sau, mai specific, activele sale și sursele acestor active.

INDICAȚIE Pentru mai multe informații despre modulul Rapoarte | Rapoarte financiare, consultați capitolul ghidului tehnic Bilanțuri.

Persoana responsabilă completează câmpurile referitoare la Perioadă.

În câmpurile Data țintă de la/până la, se selectează data de început și de sfârșit a perioadei, în acest caz de la 1.1. până la 31.12.2021.

Persoana responsabilă selectează Tipul raportului și face clic pe butonul Raport.

În acest caz, persoana responsabilă selectează tipul raportului 051 - Raport financiar, un raport comun de bilanț cu valorile perioadei curente.

Persoana responsabilă trece la următorul pas al fluxului de lucru făcând clic pe butonul Continuare.

8. Fișa contului

Ultimul pas al fluxului de lucru este crearea unei Fișe de cont.

Programul deschide automat fereastra pentru crearea unui raport de fișă de cont.

În acest pas, persoana responsabilă verifică dacă soldurile conturilor din Clasa 4 – Cheltuieli și Clasa 7 – Venituri și cheltuieli sunt egale cu 0.

În fereastra deschisă automat de program, persoana responsabilă completează criteriile raportului.

În câmpul Cont, se selectează mai întâi contul pentru clasa 4, așa cum se arată în imaginea de mai jos.

În câmpurile Data țintă de la/până la, se selectează data de început și de sfârșit a perioadei, în acest caz de la 1.1. până la 31.12.2021.

Făcând clic dreapta în secțiunea Tipuri de documente în perioadă și selectând opțiunea Selectați tot, se selectează toate tipurile de documente.

În secțiunea Tipul raportului, persoana responsabilă selectează 32I - Fișă de cont - grupată.

Același procedeu se repetă pentru clasa de conturi 7 – Venituri și cheltuieli.

Făcând clic pe butonul Finalizare, fluxul de lucru este completat.