Proces zaključka leta

Ker je zaključek leta opravilo, ki se izvede le enkrat letno je v programu PANTHEON v ta namen pripravljen workflow.

NAMIG Podrobnejše informacije o workflowih lahko preberete v poglavju Workflow.

V nadaljavanju vam prikazujemo primer uporabe poslovnega procesa.

OPIS PRIMERA: Rozi Računovodja podjetja Tecta je pred zaključkom poslovnega leta 2021. V pomoč pri zaključku in otvoritvi si bo pomagala s poslovnim procesom, ki jo bo vodil skozi opravila. To stori po naslednjih korakih: Prenos poslovnega procesa s strežnika Zagon poslovnega procesa Kontrola avtomatskih knjiženj Zapiranje razreda 4 in 7 Bruto bilanca Zaključek in otvoritev leta Bruto bilanca Bilanca stanja GD Konto kartica

1. Prenos poslovnega procesa s strežnika

V prvem koraku mora odgovorna oseba v PANTHEON prenesti poslovni proces DE_YearClosure.

To stori v meniju Nastavitve | Dokumentacija | Oblikovanje poslovnih procesov.

NAMIG Navodila za prenos workflow-a s spletnega strežnika v PANTHEON lahko preberete v poglavju Workflow in prenos s strežnika.

2. Zagon poslovnega procesa

Ko ima poslovni proces prenesen, ga v oknu Oblikovanje poslovnih procesov poišče.

To naredi v Ukazni vrstici preko navigacijskih gumbov, kjer izbere poslovni proces poimenovan DE_YearClosure. 

Odpre se zgradba workflowa Zaključek leta prikazana na spodnji sliki.

Odgovorna oseba zažene proces s klikom na gumb   (Poženi posl. proces).

Pojavi se okno z vprašanjem: Ali želite zagnati poslovni proces »DE_YearClosure«?

Potrdi zagon s klikom na gumb  .

PANTHEON jo bo vodil skozi po strukturi poslovnega procesa.

3. Kontrola avtomatskih knjiženj

Program samodejno odpre Kontrolni izpisi, zavihek Kontrola avtomatskih knjiženj.

NAMIG Rumena pasica pod menijem pove, da odgovorno osebo vodi poslovni proces.

Odgovorna oseba ima obvezna polja označena z rdečo navpično črto.

Izpolni polja Datum od/do tako, da izbere datumsko obdobje knjiženja. V našem primeru odgovorna oseba izbere datum od 1.1. do 31.12.2021.

V nadaljevanju pri Datumski kriteriji, program samodejno označi Datum DDV, kar označuje pregled po kriteriju datuma DDV na dokumentih.

Pri Vrste dokumentov – avtomatske knjižbe obkljuka vse vrste dokumentov za katere želi narediti kontrolo avtomatskih knjiženj.

V našem primeru odgovorna oseba izbere vse dokumente z desnim klikom na miški in izbiro možnosti Izberi vse.

Enako naredi pri Vrste dokumentov – poraba materiala. 

S klikom na gumb Zberi, odgovorna oseba izdela pregled sporočil in napak, ki se pojavijo v spodnjem panelu.

NAMIG Za odpravljanje prikazanih napak si pomagajte s poglavjem Sporočila pri posameznih tipih napak.

 

Ko odgovorna oseba odpravi napake, s klikom na gumb Nadaljuj nadaljuje poslovni proces. 

4. Zapiranje razreda 4 in 7

Program samodejno odpre okno 300 – Zapiranje razreda 4 in 7, za zapiranje razreda 4 -Stroški in 7 – Prihodki in odhodki.

Kontna razreda 4 in 7, morata imeti ob zaključku leta saldo enak 0.

V programu PANTHEON se uporablja prednastavljena predloga knjiženja, ki zapre konte razreda 4 in jih ne prenaša v odhodke, odhodkov in prihodkov pa ne preknjižuje na konte poslovnega izida.

Odgovorna oseba v polju Knjiženje od/do izbere datum od 1.1. do 31.12.2021.

NAMIG Začetni datum je običajno prvi dan zaključenega poslovnega leta, program privzeto ponudi prvi dan leta, ki je v parametrih programa označen kot datum otvoritve glavne knjige. Podobno je pri končnem datumu.

 

Nastavitve Vrsta knjiženj pusti kot ji program samodejno nastavi.

Vrsta dokumenta se izpiše iz nastavitev v Šifrantu vrst dokumentov, privzeto temeljnico se vnese v predlogo knjiženja.

V našem primeru se polje zapolni z vrsto dokumenta 4799 – Zapiranje 4 in 7.

Če bi ogovorna oseba želela pri knjiženju zapiranja razreda 4 in 7 priključiti na že obstoječo temeljnico, označi izbirni gumb Priključi.

Za knjiženje zapiranja klikne na gumb Knjiženje.

Samodejno se odpre okno temeljnice 4799 - Zapiranje razredov 4 in 7 ter pripadajoče knjižbe.

NAMIG Če temeljnica ni izravnana jo odgovorna oseba ročno tukaj izravna s knjižbo na konto 8000 - Dobiček ali izguba pred obdavčitvijo.

Postavi se nazaj na okno 300 – Zapiranje razreda 4 in 7 in potrdi opravilo.

S klikom na gumb Nadaljuj nadaljuje poslovni proces.

4. Bruto bilanca

Program samodejno odpre okno izpisa Bruto bilance.

Odgovorna oseba v tem koraku vnese kriterije za izpis.

V polja Datum od/ Datum do izbere začetni in končni datum poslovnega leta, v našem primeru izbere 1.1. in 31.12.2021.

V Vrste dokumentov obkljuka številke vrst dokumentov, za tiste dnevnike knjiženja oziroma temeljnice, za katere želi izpis bruto bilance.

Izbere Vrsto izpisa in klikne na gumb Izpis.

V našem primeru odgovorna oseba izbere izpis 052 – Bruto bilanca –Analitika 1.

Izpiše se bruto bilanca, ki mora biti saldirana.

V tem koraku odgovorna oseba preveri, če so se konti v prejšnjem koraku razreda 4 in razreda 7 zaprli.

Za nadaljevanje poslovnega procesa odgovorna oseba klikne gumb Nadaljuj.

5. Zaključek in otvoritev leta

Samodejno se odpre okno Zaključek starega in otvoritev novega leta. 

OPOZORILO Kreiranje zaključka in otvoritve v tem modulu je pogoj za pravilno delovanje programa v prihodnjem letu.

Številko v polju Številka program generira sam. Sestavljena je glede na nastavitve v Administratorski konzoli, številčenje dokumentov.

V glavi dokumenta vnese podatek o poslovnem letu v polja Datum od/Datum do. V našem primeru izbere od 1.1. do 31.12.2021.

Samodejno se napolnijo polja Vr.dok.zaključka in Vr.dok.otvoritve.

Polja se napolnijo iz nastavitev v Administratorski konzoli | Denar.

5.1. Priprava scenarija

NAMIG Modul za zaključek leta in otvoritev novega leta predstavlja svojo vrsto dokumenta, ki omogoča pripravo zaključne in otvoritvene temeljnice po vnaprej pripravljenih scenarijih. Podlaga za scenarij so nastavitve v kontnem načrtu, ki pa jih lahko v scenariju spremenimo in dopolnimo.

 

Odgovorna oseba klikne na gumb Priprava scenarija. 

Pojavi se okno z opozorilom: Kontni plan in scenarij usklajena!

V zavihek Scenarij se prepiše kontni plan (prikazano na spodnji sliki).

OPOZORILO Na kreiranje zaključka in otvoritve imata v največji meri vpliv nastavitve Zapiranja in Stran otv. knjiženja te lahko preberete v poglavju Scenarij.

 

5.2. Kontrole

V tem koraku odgovorna oseba na zavihku Kontrole, izvede kontrole, ki so namenjene pregledu napak. 

Kontrol v tem zavihku je več, katero od njih želim uporabiti pa označi s kljukico pred zaporedno številko kontrole. 

Ko ima označene želene kontrole klikne na gumb Izvedi kotrole.

NAMIG Več o kontrolah lahko preberete v poglavju Kontrole.

 

5.3. Odpravljanje napak

Program samodejno odpre zavihek Napake, kjer odgovorna oseba vidi in odpravi napake.

NAMIG Več o napakah preberite v poglavju Napake.

 

5.4. Kreiranje zaključne in otvoritvene temeljnice

Odgovorna oseba kreira zaključno in otvoritveno Temeljnico.

Zaključke za posamezne skupine kontov lahko kreira ločeno za vsak tip kontov posebej, lahko pa kreira zaključek in otvoritev za vse tri skupine kontov. To nastavi v glavi dokumenta, razdelek Knjiženje. Izbira med možnostmi:

• 1 - Saldakonti
• 2 - Vezni dokument
• 3 - Glavna knjiga

V našem primeru izbere kreiranje zaključka in otvoritve za vse tri skupine kontov.

NAMIG Kreiranje zaključne in otvoritvene temeljnice je opisano v poglavju Temeljnice.

Otvoritev in zaključek za izbrane skupine kontov kreira s klikom na gumb Pripravi Zak./Otv.

Pojavi se okno z obvestilom o kreiranih temeljnicah.

Odgovorna oseba klikne Potrdi in na zavihku Temeljnice se kreirajo pozicije s kreiranimi temeljnicami.

Odgovorna oseba nadaljuje s poslovnim procesom tako, da klikne gumb Nadaljuj.

6. Bruto bilanca

Program samodejno odpre okno izpisa Bruto bilance.

NAMIG Do okna izpisa dostopamo prkeo menija Denar | Obračuni | Bruto bilanca.

Z bruto bilanca odgovorna oseba oblikuje pregled stanja na vseh kontih v podjetju in preveri usklajenost knjižb v breme in v dobro.

Odgovorna oseba v tem koraku vnese kriterije za izpis.

V polja Datum od/ Datum do izbere začetni in končni datum poslovnega leta, v našem primeru izbere 1.1. in 31.12.2021.

V Vrsta dokumentov obkljuka številke vrst dokumentov za tiste dnevnike knjiženja oziroma temeljnice, za katere želi izpis bruto bilance.

Izbere Vrsto izpisa in klikne na gumb Izpis.

V našem primeru odgovorna oseba izbere izpis 052 – Bruto bilanca –Analitika 1. Izpiše se bruto bilanca.

Za nadaljevanje poslovnega procesa odgovorna oseba klikne gumb Nadaljuj.

7. Bilanca stanja GD

V zadnjem koraku izpiše še Bilanco stanja GD. 

NAMIG Do okna izpisa dostopa prkeo menija Denar | Obračuni | Bilance in iz nabora možnosti izbere A01 - Bilanca stanja GD.

Bilanca stanja izkazuje finančno stanje podjetja na določen dan v letu oziroma sredstva in vire do teh sredstev.

NAMIG Več o modulu Obračuni | Bilance lahko preberete v poglavju Vodiča Bilance.

Odgovorna oseba izpolni polja navezujoča na Obdobje.

Izbere začetno in končno obdobje v polja Datum obdobja od/do v našem primeru izbere 1.1. in 31.12.2021.

Izbere Vrsto izpisa in klikne na gumb Izpis.

V našem primeru odgovorna oseba izbere izpis 051 – Bilanca, običajen izpis bilance z vrednostmi tekočega obdobja.

Za nadaljevanje klikne gumb Nadaljuj.

8. Konto kartica

Zadnji korak v poslovnem procesu je kreiranje Konto kartice.

Program samodejo odpre okno za izpis konto kartice. 

Odgovorna oseba bo v tem koraku preverila ali sta salda konta razreda 4 - Stroški in 7 - Prihodki in odhodki enaka 0.

V oknu, ki ga program samodejno odpre odgovorna oseba izpolni kriterije za izpis.

Izbere konto v polju Konto, najprej za razred 4 kot prikazano na spodnji sliki.

V polje Datum obdobja od/do v našem primeru izbere začetni datum 1.1. in končni 31.12.2021. 

Izbere vse Vrste dokumentov v prometu obdobja z desnim klikom miške in možnostjo Izberi vse. 

Za Izpis izbere vrsto 32I - Konto kartica - grupirana.

Enak postopek ponovi za razred konta 7 - Prihodki in odhodki.

S klikom na gumb Zaključi je workflow končan. 

 

POVEZANE VSEBINE:   Zaključek leta   Poslovno leto   Bilance   Bruto bilanca