Trimiterea în masă a documentelor prin e-mail

Trimiterea în masă a documentelor prin e-mail este utilă dacă nu tipăriți și trimiteți facturile sau documentele emise către clienți pe măsură ce le emiteți, ci mai degrabă le tipăriți și le trimiteți la sfârșitul zilei de lucru, săptămânii sau lunii prin e-mail.

Intervalul de tipărire a documentelor permite tipărirea mai multor documente simultan, cu opțiuni de trimitere prin e-mail sau către Documentație.

SUGESTIE Pentru a trimite documente din PANTHEON prin e-mail cu succes, citiți instrucțiunile pentru configurarea e-mailului pentru eWorkflows.

Mai jos, vedeți un caz de utilizare pentru trimiterea în masă a documentelor prin e-mail.

REZUMATUL CAZULUI La începutul lunii, persoana responsabilă dorește să trimită facturile de la numărul 23-3000-000001 până la numărul 23-3000-000004 pentru servicii livrate conform diferitelor contracte către client. Acest lucru se face astfel: Trimiterea mai multor documente prin e-mail Trimiterea e-mailului Afișarea e-mailului primit de client

1. Trimiterea mai multor documente prin e-mail

Persoana responsabilă accesează ultimul document emis cu tipul de document vânzare.

În meniul principal, persoana responsabilă selectează Marfă | Emitere| Document, apoi selectează tipul corect de document: 3000 - Vânzare.

Documentele emise sunt create în prealabil.

SUGESTIE Citiți instrucțiunile pentru crearea unui document de emitere în capitolul Crearea documentelor de emitere.

Pentru a tipări intervalul de documente, persoana responsabilă face clic pe butonul De la–Până la din subsolul formularului sau pe butonul (Asistenți) din bara de instrumente, apoi selectează opțiunea Intervalul de tipărire a documentelor .

SUGESTIE Pe formularele unde este adăugată funcția Intervalul de tipărire a documentelor , puteți deschide formularul cu următoarea combinație de taste: CTRL + O.

Un formular Intervalul de tipărire a documentelor de marfă se deschide, prin care persoana responsabilă poate tipări sau trimite mai multe documente către clienți prin e-mail sau către eDocumentație.

Persoana responsabilă introduce criteriile raportului sau intervalul de numere ale documentelor pentru a le trimite clienților prin e-mail.

În câmpul De la nr. persoana responsabilă introduce 23-3000-000001.

Numărul documentului 23-3000-000004 este completat automat în câmpul Până la , deoarece acesta a fost ultimul document creat cu tipul de document selectat.

Persoana responsabilă poate ajusta tipărirea documentelor conform nevoilor sale și introduce alte criterii de tipărire.

SUGESTIE Pentru descrieri ale câmpurilor și instrucțiuni tehnice, consultați capitolul Intervalul de tipărire a documentelor de marfă.

În secțiunea Tipul raportului , persoana responsabilă face clic pe tipul de raport al documentelor pentru trimitere.

În acest caz, persoana responsabilă selectează tipul de raport 24Q – Factură – PP.

Pentru a continua, persoana responsabilă face clic pe butonul E-Mail (Utilizați setările de e-mail ale destinatarului)

SUGESTIE Puteți trimite în masă documente prin e-mail apăsând butonul E-Mail (Nu se utilizează setările de e-mail ale destinatarului), care deschide formularul E-Mail .

2. Trimiterea e-mailului

Pe formularul Trimitere e-mail apar toate documentele colectate.

În mod implicit, colectarea tuturor documentelor este marcată pentru trimitere prin e-mail.

Pentru a trimite cu succes e-mailuri către clienți, câmpul Adresă de e-mail trebuie completat.

De unde va fi citită adresa de e-mail este setat în secțiunea de mai jos Setări pentru trimiterea prin e-mail.

În acest caz, caseta de selectare de lângă opțiunea E-mail principal este bifată, care este setată pe subiect în Registrul subiectelor | General (vedeți imaginea de mai jos).

În câmpul Text persoana responsabilă introduce textul care va fi adăugat documentelor în e-mail.

În secțiunea Diverse , persoana responsabilă verifică dacă caseta de selectare de la funcția Adăugați fișierul de plată la atașamente este bifată, pentru a trimite clienților și ordinele lor de plată.

Când totul este pregătit pentru trimitere, persoana responsabilă face clic pe butonul Creare .

Când documentele sunt trimise cu succes prin e-mail, programul afișează informația că operațiunea este completă.

3. Afișarea e-mailului primit de client

La adresa de e-mail introdusă, clientul primește colectarea documentelor PDF și ordinele lor de plată corespunzătoare.

AVERTISMENT Pentru a afișa corect textul pe rapoartele PDF, trebuie să bifați caseta de selectare Exportați rapoartele ca PDF/A în Panoul de administrare Setări în PANTHEON.