Групно испраќање на документи преку е-пошта

Групно испраќање документи по е-пошта е корисно ако се издадени фактури односно не ги печатиме документите и не ги испраќаме до купувачите одма, туку на пр. ги печатиме и дистрибуираме на крајот на работниот ден, на крајот на работната недела или месец по е-пошта.

Функционалноста Испис од број до број ви овозможува да печатите неколку документи одеднаш, опцијата да ги испратите само нив преку е-пошта или на Документацијата.

СОВЕТ За успешно испраќање документи по е-пошта од PANTHEON, прочитајте ги упатствата во поглавјето Подесувања за е-пошта.

Во продолжение ви прикажуваме пример за масовно испраќање документи по е-пошта.

ОПИС НА ПРИМЕРОТ На почетокот на месецот, одговорното лице сака на купувачот да му испрати фактури за извршените услуги по различни договори од број 23-3000-000008 до број 23-3000-000014, кои биле креирани минатиот месец. Ги следи овие чекори: Испраќање на голем број документи по е-пошта Испрати е-пошта Приказ на добиената е-пошта на купувачот

1. Испраќање на голем број документи по е-пошта

Одговорното лице оди на последниот издаден документ од видови на документи продажба.

Во менито, избира Материјално | Издавање | Документ и соодветниот тип на документ: 3000 – Продажба.

Издадените документи се однапред креирани.

СОВЕТ Прочитајте ги упатствата за креирање на издадениот документ во поглавјето Креирање документи за издавање.

За печатење документи од број до број, кликнува на копчето (Од-до) или во лентата со алатки, на копчето (Волшебници) и ја избира опцијата Испис од број до број.

СОВЕТ На формулари каде што е додадена функционалноста Испис од број до број, формуларот може да се отвори со комбинацијата на копчиња CTRL + O.

Се отвора формуларот Печати документи преку кој може да се испечатат неколку документи или да се испратат до купувачите по е-пошта или во еДокументација.

Ги исполнува критериумите на огласот или внесува збир на броеви на документи што сака да ги испрати по е-пошта до купувачите.

Внесува 23-3000-000008 во полето Број од.

Во полето до автоматски се пополнува документот број 23-3000-000014, бидејќи во нашиот случај тоа е последниот креиран документ од избраниот тип на документ.

Може да го прилагоди исписот на документите на своите потреби и да внесе други критериуми.

СОВЕТ Прочитајте ги описите на полињата и техничките упатства во поглавјето Испис на документи.

Во делот Вид на испис, кликнува на избраниот тип на печатење документи за издавање.

Во нашиот пример, го избира типот на испис: 241 – Сметка.

За да продолжи, кликнува на копчето Ел.пошта (Користете ги поставките за примачот на е-пошта).

СОВЕТ Можеме и масовно да испраќаме документи по е-пошта преку копчето Е-пошта (Поставките за примачот на е-пошта не се во употреба), со што се отвора формуларот Е-пошта.

2. Испрати е-пошта

На формуларот Испрати е-пошта се прикажани сите собрани документи.

Стандардно, збирот од сите документи е означен за е-пошта.

За успешно испраќање е-пошта до купувачите, мора да се пополни полето Електронска пошта.

Од каде ќе се чита адресата на е-пошта е поставено во делот подолу Прилагодување за е-маил.

Во нашиот пример, полето за избор е избрано пред опцијата Примарна адреса на ел.пошта, која е поставена за партнерот во Шифрарникот на партнери | Основни податоци прикажани на сликата подолу).

Во полето Промени текст, го внесува текстот што сака да го додаде во документите во е-поштата.

Во делот Останати подесувања, проверува дали е означено полето за избор за функцијата Додај датотеки во прилог за плаќање, бидејќи исто така одговорното лице сака да испрати налози за плаќање до купувачите.

Кога има сè подготвено за испраќање, одговорното лице кликнува на копчето (Креирај).

За успешно испраќање документи по е-пошта, програмата прикажува порака со информации дека операцијата е завршена.

3. Приказ на добиената е-пошта на купувачот

Купувачот добива комплет документи во PDF формат и соодветните налози за плаќање преку е-пошта на неговата е-пошта.

ВНИМАНИЕ За правилно прикажување на текстот на PDF исписите, потребно е во Администраторска конзола во Подесувања да се маркира полето за избор Извоз на исписи во PDF/A формат.