Prikaži dokument u gridu
Izborom funkcije Prikaži dokument u gridu, iz menija Uvoz/Izvoz podataka u redu sa alatima, možete pregledati sve dokumente koji su prethodno uvezeni korišćenjem opcije Dodaj dokument:
U tabeli se prikazuju osnovni tj. glavni podaci dokumenta npr. status, arhiv, datum dokumenta, podaci o subjektu, klasifikaciji i šifra skladišta. Prikaz se može menjati pomoću različitih Filtera.
Podaci u tabeli su prikazani u sledećim kolonama:
|
Status
|
U polju je prikazan status dokumenta.
Broj i nazivi statusa su proizvoljni. U PANTHEON-u su unapred podešena dva statusa dokumenta.
- P – potvrđen: znači da je dokument sa ovim statusom bio potvrđen od strane odgovorne osobe
- N – nepotvrđen: znači da dokument sa ovim statusom još uvek nije bio potvrđen od strane odgovorne osobe.
Na raspolaganju su opcije, koje kreiramo na vrsti dokumenta arhiv, u Šifarniku vrsta dokumenata na panelu Statusi.
 |
SAVET
Za pomoć prilikom kreiranja statusa dokumenata pogledajte uputstva u poglavlju Arhiv.
|
|
|
Ključ
|
U polju je zapisan jedinstveni ključ ili identifikator dokumenta. To jednostavno znači da može postojati samo jedan zapis sa tim primarnim ključem u toj tabeli ili obrascu. Ako pokušamo da unesemo zapis sa brojem primarnog ključa koji već postoji, program prijavljuje grešku.
|
|
Arhiva
|
U polju je zapisan podatak o arhivu, u koji smo uvrstili dokument. Vrste dokumenata arhiva imamo kreirane u obrascu Šifarnik vrsta dokumenata. Arhiv i čuvanje se za dokument određuju iz podešavanja klasifikacije.
U određeni arhiv mogu da dolaze dokumenti iz različitih sandučića, na osnovu podešavanja na panelu Sandučići.
|
SAVET
Možemo imati proizvoljan broj arhiva. Ukoliko arhive vodimo npr. po poslovnim jedinicama, po lokacijama možemo imati poseban Arhivu za svaku pojedinačnu lokaciju ili poslovnu jedinicu.
|
|
|
Datum
|
Prikazuje datum i vreme kreiranja odabranog dokumenta.
|
|
Datum dospeća
|
U polju je zapisan podatak o datumu dospeća koji se prenosi sa klasifikacije.
|
|
Subjekt
|
U polju je zapisan subjekt na kog se dokument vezuje. Isti se prenosi iz Šifarnika subjekata.
|
|
Naziv subjekta 2
|
U polju je zapisan naziv2 subjekta tj. dugi naziv subjekta. Podatak se prenosi iz obrasca Šifarnik subjekata, pole Naziv2.
|
|
Klasifikacija
|
Polje sadrži naziv klasifikacije izabranog dokumenta. Klasifikacija omogućava, pored klasifikacije dokumenta, i utvrđivanje rukovanja ovim dokumentom (Skladište).
|
|
Naziv
|
U polju je zapisan naziv dokumenta, koji je automatski generisan iz modula, u kom je dokument bio kreiran. Npr. Skeniran dokument, e-dokumenta itd.
|
|
Napomena
|
U polju upisujemo proizvoljnu napomenu za dokument.
|
| ID skladišta |
U polju je zapisano ime skladišta u kom je dokument sačuvan. Skladišta su kreirana u meniju Podešavanja | Program | Administratorska konzola na panelu Podešavanja | Dokumentacija | Skladišta odnosno dokumentu se pripisuje određeno skladište prilikom odabira klasifikacije dokumenta. |
|
ID sandučeta
|
Polje sadrži poštansko sanduče iz kojeg je dokument poslat ili primljen. Poštanski sandučići se kreiraju u meniju Podešavanja | Program | Administratorska konzola na panelu Podešavanja | Dokumentacija | Sandučići.
|
| Odeljenje |
Polje sadrži odeljenje povezano sa dokumentom, koje se popunjava iz šifarnika Odeljenja. |
|
| Nosilac troška |
Polje sadrži odeljenje povezano sa dokumentom, koje se popunjava iz šifarnika Nosioca troškova. |
| Referentni broj |
Polje služi za dodavanje bilo kog prilagođenog teksta. |
Panel Veze obrasca Dokumenti prikazuje informacije o povezanim dokumentima sa izabranim dokumentom. Prikazane su samo postojeće veze dokumenata. Povezana dokumenta mogu se otvoriti jednostavno dvoklikom na ključ povezanog dokumenta.
Na panelu Metapodaci obrasca Dokumenti su prikazani metapodaci izabranog dokumenta, koji su podešeni tj. definisani posebno za svaku klasifikaciju dokumenata.
Metapodaci su informacije o podacima ili oznake koje opisuju vrstu sadržaja. Informacije o dokumentu mogu ili ne moraju biti potrebne. Sadrže naziv dokumenta, vrstu dokumenta, njegovu veličinu, ime osobe koja je napravila dokument itd. Oni olakšavaju pretragu, filtriranje i grupisanje dokumenata sličnog tipa u dokumentaciji.
Na panelu Datoteke obrasca Dokumenti su prikazane sve datoteke, koje pripadaju izabranom dokumentu. Ovde možemo imati dodatne datoteke kao što su ugovori, cenovnici, slike idenata, otpremnice itd.
Na panelu Log komenatara obrasca Dokumenti vidimo informacije: ko, kada i koji zadatak je pokrenuo u vezi sa dokumentom i poslovnim procesom (na primer potvrđivanje).
Panel Dokumenti subjekta, obrasca Dokumenti, prikazuje informacije o svim povezanim dokumentima za trenutno odabranog Subjekta.