Delo z modulom Opomini
Delo z modulom Opomini
Ko odpremo novo vrsto dokumenta Opomini, nam je ta novi dokument na voljo v meniju pod Opomini.
Ob kliku se odpre nov dokument za pripravo opominov.
Desni klik miške
Pošlji v izterjavo: ta izbira pošlje označene subjekte v modul Izterjava. Samo eden se lahko pošlje naenkrat.
Pošlji izbrane v izterjavo: ta izbira pa pošlje v modul Izterjava vse s preklopnikom označene subjekte.
Odpre se dodatno okno, kjer lahko podatke urejate in dodajate pred pošiljanjem v modul Izterjava. Popravite, izberete lahko TIP in pa vpišete morebitno Opombo. Lahko pa tudi z desnim klikom miške napolnite podatke glede na vnos prve vrstice, in sicer z izbiro Napolni iz prve vrstice.
Z izbiro Označi vse / Zavrni vse se hkrati izbere vse prikazane dokumente. Izbiri veljata tako za prvi kot drugi stolpec.
Za začetek moramo odpreti nov dokument. Pri tem je pomemben Datum obračuna, saj je zbiranje kandidatov pogojeno z vrednostjo v tem polju. Tako lahko s kakšnim dnem zamude pripravimo opomine na npr. zadnji dan v mesecu.
Datum obračuna je tudi datum, ki opredeljuje obdobje za izračun obresti. Pove nam zadnji dan do katerega se obresti obračunajo. Pri izračunu (zamudnih) obresti se upoštevajo obrestne mere iz tabele Vrste obrestne mere, ki se skozi obdobje lahko spreminja glede na vnešene vrednosti v tabeli.
Izbira kriterijev na pripravi Opominov
Izbiro kandidatov za pošiljanje opominov lahko omejimo glede na:
-
Subjekt
-
Naziv 2
-
Oddelek
-
Stroškovni nosilec
-
Spodnji limit subjekta
-
Spodnji limit dokumenta
-
Tip subjekta
Pri zbiranju kandidatov na posameznem dokumentu izberemo tudi Vrsto obrestne mere. Izbira Vrste obrestne mere je obvezna.
|
|
Obkljukana opcija nam omogoči izpis opominov za tiste subjekte in dokumente, ki imajo kljukico na Izbrano, čeprav imamo v načinu pošiljanja označeno Elektronsko.
Če na dokumentu ni kljukice Izpiši vse, program tiska samo dokumente, kjer imajo subjekti označeno, da je način pošiljanja Papirno.
Kljukica je pri odpiranju novega dokumenta privzeto obkljukana. V kolikor ne želimo izpisati vseh dokumentov, jo odstranimo.
|
|
|
Izpis plačilni nalogov deluje v kombinaciji z gumbom za izpis  . V primeru kljukice za izpis plačilnih nalogov se preko gumba Natisni opomine izpiše plačilni nalog za vse označene dokumente v zavihkih opominov.
|
|
|
Kandidate zberemo s klikom na gumb Zberi.
|
Izbira kriterijev v šifrantu subjektov
Pri zbiranju kandidatov je pomembnih tudi nekaj nastavitev, ki se ne nahajajo na formi priprave opominov, ampak v šifrantu subjektov:
|
Ne pošiljaj opominov
|
Če to nastavitev, ki se nahaja na panelu Kupec, obkljukamo, program pri zbiranju kandidatov tega subjekta, čeprav ima zapadle obveznosti, ne bo upošteval. |
|
Obresti se obračunavajo
|
Če ta nastavitev pri subjektu ni obkljukana, bo subjekt sicer upštevan, obresti pa ne bodo obračunane. V tabeli kandidatov za opomine bo imel subjekt brez oznake preklopnika vrednost obresti enako nič.
Vsak pripravljen opomin (tudi tisti, katermu subjektu se ne obračunajo obresti) bo viden na subjektu med dokumenti (Pregled dok.) z označenim statusom.
|
|
Naslov elektronske pošte za pošiljanje opominov
|
Ta nastavitev med tipi kontaktnih podatkov za kontaktne osebe je namenjena zgolj vnosu epoštnih naslovov za pošiljanje opominov. Elektronski naslov lahko vnesemo pri poljubnem številu kontaktnih oseb. Program bo pri zbiranju podatkov upošteval vse vnešene elektronske naslove.
|
|
Način pošiljanja
|
Če je tu za subjekt izbran način poslovanja Papirno, potem temu subjektu ne bo poslana elektronska pošta, ampak mu bomo lahko natisnili opomin. V sami pripravi opominov je ne glede na nastavitev na subjektih to možno spremeniti, to je vnesti elektronski naslov in izbrati način poslovanja Elektronsko.
|
V Osnovnih podatkih šifranta subjektov vnesemo kontaktne osebe, ki jim bomo poslali opomin. To je lahko ena oseba ali več oseb hkrati. Program bo pri načinu poslovanja Elektronsko izbral vse osebe, ki imajo Naslov el. pošte za pošiljanje opominov. V kolikor ni nobenega naslova pod kategorijo Naslov el. pošte za pošiljanje opominov, program vzame Primarni naslov el. pošte. Če tudi tega naslova ni v subjektu, je polje El. pošta prazno in naslov lahko vpišemo ročno pred pošiljanjem opominov.
Prikaz zbranih podatkov
Glede na vnešeno število obdobij v šifrantu vrst dokumentov je odvisno število prikazanih obdobij (1.obdobje, 2.obdobje itd.). Na zavihku Zamuda nad so prikazani vsi subjekti in dokumenti, kjer je število dni prekoračitve večje od največje določene v šifrantu vrst dokumentov.
Zbrani podatki so po posameznih obdobjih zbrani v dveh razpredelnicah:
- Po partnerjih
- Dokumenti izbranega partnerja
Vsebina razpredelnice Po partnerjih:
|
Izbrano
|
Če subjekt ni izbran, zanj ne bo natisnjen oz. poslan opomin. |
|
Ne upoštevaj obresti
|
Kljukica na tem polju pomeni, da izbranemu subjektu (kupcu) ne zaračunamo zamudnih obresti, čeprav je tako določeno v šifrantu subjektov (Obresti se obračunavajo).
|
|
Subjekt
|
Naziv kupca, ki ima zapadle dolgove in mu pripravljamo Opomin.
|
|
Naziv 2
|
Naziv 2 kupca, ki ima zapadle dolgove in mu pripravljamo Opomin.
|
| Debet |
Celoten debetni znesek subjekta.
|
|
Kredit
|
Celoten kreditni znesek subjekta.
|
|
Saldo
|
Saldo subjekta.
|
| Obresti |
Seštevek vseh (zamudnih) obresti za subjekt.
|
| Način pošiljanja |
Izbiri sta dve: elektronsko ali papirno. Napolni se ob zbiranju kandidatov. Izbiro je možno spremeniti. |
|
El. pošta
|
Program ob zbiranju podatkov prebere in združene prikaže vse elektronske naslove subjekta, ki smo jih vnesli v šifrant kontaktnih oseb subjekta (Naslov el. pošte za pošiljanje opominov). Zbrane elektronske naslove lahko ročno popravimo na pripravi opominov (dopišemo, zbrišemo itd.).
V kolikor ni nobenega naslova pod kategorijo Naslov el. pošte za pošiljanje opominov, program izbere Primarni naslov el. pošte oz. pusti polje prazno, če tudi tega naslova ne najde. Manjkajoči naslov lahko ročno dopolnimo.
|
| Strošek opomina |
Znesek stroška opomina, ki se ga določi v šifrantu vrst dokumentov - Opomini. |
Vsebina razpredelnice Dokumenti izbranega partnerja:
|
Izbrano
|
Če subjekt ni izbran, zanj ne bo natisnjen oz. poslan opomin.
|
|
Vezni dok.
|
Številka dokumenta.
|
|
Datum dok.
|
Datum dokumenta.
|
|
Datum val.
|
Datum zapadlosti dokumenta.
|
| Saldo |
Saldo dokumenta
|
|
Obresti
|
Znesek obresti za dokument.
|
|
Število dni
|
Število dni prekoračitve dokumenta.
|
| Valuta |
Denarna valuta dokumenta.
|
| Konto |
Konto veznega dokumenta. |
| Debet |
Debetni znesek dokumenta. |
| Kredit |
Kreditni znesek dokumenta. |
| Poslano |
Ko pošljemo ali natisnemo opomin, je to polje potrjeno. |
Pošiljenje in tiskanje opominov
Tiskamo in pošiljamo lahko opomine za subjekte in dokumente, ki jih označimo kot Izbrane. Pošiljanje se ob kliku na gumb Natisni opomine oz. Pošlji opomine izvede samo za subjekte in dokumente na trenutnem zavihku.
Ali bomo za določen subjekt lahko poslali elektronsko sporočilo z opominov ali pa ga bomo lahko natisnili, je odvisno od nastavitve načina pošiljanja pri subjektu na opominih:
Tiskanje opominov
Pred tiskanjem opominov moramo izbrati Predlogo izpisa opomina. Opomine natisnemo s klikom na gumb Natisni opomine. Če je izbrana opcija za Izpis plačilnih nalogov se bodo natisnili plačilni nalogi. Opomini bodo natisnjeni za subjekte, ki imajo izbran način pošiljanja Papirno.
Obkljukana opcija 
na nam omogoči izpis opominov tudi za tiste subjekte in dokumente, ki imajo kljukico na Izbrano, čeprav imamo v načinu pošiljanja označeno Elektronsko.
| 1AB - Izpis opominov detaljno |
Izpisujejo se dokumenti iz posamičnih - izbranih obdobij opominov. Na izpisu opomina je izkazana vrednost zapadlih terjatev, zamudnih obresti in stroškov opomina, če jih zaračunavamo dolžnikom in imamo v šifrantu vrst dokumentov to nastavljeno. |
| 1AD - Izpis opominov po subjektih in dokumentih |
Izpisujejo se hkrati vsi označeni dokumenti iz vseh obdobij opominov. Na izpisu opomina je izkazana vrednost zapadlih terjatev, zamudnih obresti in stroškov opomina, če jih zaračunavamo dolžnikom in imamo v šifrantu vrst dokumentov to nastavljeno. |
| 1AM - Izpis opominov po subjektih in dokumentih - z UPN |
Izpisujejo se hkrati vsi označeni dokumenti iz vseh obdobij opominov. Na drugi strani se izpiše plačilni nalog za natisnjene dokumente v višini skupnega dolga (glavnice, obresti in stroškov opomina).
Na izpisu opomina je izkazana vrednost zapadlih terjatev, zamudnih obresti in stroškov opomina, če jih zaračunavamo dolžnikom in imamo v šifrantu vrst dokumentov to nastavljeno.
|
|
1AR - Izpis opominov po subjektih in dokumentih - z UPN in QR kodo
|
Izpisujejo se hkrati vsi označeni dokumenti iz vseh obdobij opominov. Na drugi strani se izpiše plačilni nalog za natisnjene dokumente v višini skupnega dolga (glavnice, obresti in stroškov opomina).
Na izpisu opomina je izkazana vrednost zapadlih terjatev, zamudnih obresti in stroškov opomina, če jih zaračunavamo dolžnikom in imamo v šifrantu vrst dokumentov to nastavljeno. Na izpisu je dodana še QR koda.
|
Pošiljanje opominov po elektronski pošti
Po elektronski pošti pošljemo opomine s klikom na gumb Pošlji opomine. Gumb 
je viden le na izpisu 1AB - Izpis opominov - detajlno. Opomini bodo poslani za subjekte, ki imajo izbran način pošiljanja Elektronsko. Opomini bodo poslani na e-naslov oziroma vse e-naslove, ki so vpisani v stolpcu El.pošta.
V stolpec El. pošta se zapišejo e-naslovi skladno z nastavitvami v vrsti dokumenta in preklopnikoma na dokumentu Opomini.
|
Izloči podvojene
|
Obkljukan preklopnik izloči podvojene e-poštne naslove.
|
|
Samo prvega najdenega
|
Obkljukan preklopnik predlaga samo prvi najdeni e-poštni naslov iz šifranta subjektov.
|
Vsakokart, ko spremenimo nastavitev preklopnika, moramo klikniti na gumb Zberi, da se podatki o e-poštnih naslovih osvežijo skladno s spremenjenimi nastavitvami. Program si bo ob izhodu iz zavihka Opomini nastavitvi preklopnikov zapomnil.
Pregled zgodovine
Vso pošiljanje oz. tiskanje opominov se shranjuje. Pregled pošiljanja nam je na voljo na zavihku Pregled zgodovine in v Izterjavi (če smo v šifrantu vrst dokumentov izbranli vrsto zapisa za izterjavo).
-Če opomine natisnemo se v Izterjavo zapiše vrste zapise, ki je določena v Opominih za zapis v Izterjavo (EI). V opombi pa se zapiše npr: P - 11OPM00000001 opomba za opomin. Opomba je lahko poljubna
-Če opomine pošljemo po e-pošti se v Izterjavo zapiše vrsta zapisa, ki je določena v Opominih za zapis v Izterjavo (EI) v opombi se zapiše npr: E - 11OPM00000001 opomba za opomin. Opomba je lahko poljubna.
- Izdelani opomini so vidni tudi v zavihku Pregled dokumentov v šifrantu subjektov (Nastavitev - Subjekti - Subjekti) in na zavihku Pregled zgodovine v modulu Opomini.
V funkcionalnosti Opomini lahko knjižimo tudi stroške opomina in izdelamo račune za (zamudne) obresti.