Oblikovanje poslovnih procesov
Poslovni procesi
Sistem poslovnih procesov tvori infrastrukturo za pripravo, izvajanje ter spremljanje definiranega sosledja opravil, ki je oblikovano kot aplikacija poslovnega procesa.
Poznamo številne primere, kjer morajo biti uporabnikova opravila izvedena v sosledju, ki temelji na izvedbi vnaprej določenih korakov oziroma je namenjeno zadovoljitvi osnovnih poslovnih pravil. Poslovni procesi lahko služijo konsolidaciji opravil ter koordinaciji korakov, potrebnih za uspešno izvajanje opravil. Poslovni procesi lahko podpirajo tudi opravila, ki so odvisna od obdelovanih informacij, kot so npr. podatki, ki jih je vnesel uporabnik ali dinamična poslovna pravila, ki definirajo poslovni proces.
Kaj je poslovni proces?
Poslovni proces je diagram izvajanja opravil
-
Opravila, prehodi in odločitve definirajo potek.
-
Opravila lahko odpirajo obrazce, izvajajo kodo, dajejo nadaljnja navodila za izvajanje del
Vsako opravilo poteka v instanci.
-
samodejni zagon opravil ter uporabniška opravila,
-
obveščanje o opravljenih in prihodnjih korakih po elektronski pošti,
-
spremembe na podatkovni bazi.
-
Spreminjanje definicije poslovnega procesa ne vpliva na aktivne instance.
-
Definicije poslovnih procesov so shranjene v PANTHEON podatkovni bazi.
Terminologija
Definicija poslovnega procesa (PP):
Definicija bloka (opravilo):
-
Vsak blok lahko hrani spremenljivke povezane s spremenljivkami poslovnih procesov.
-
Zaposleni ali skupine, ki bodo izvajale opravilo.
-
Datumi, obdobja
-
statusi
-
Elementi poslovnega procesa, kjer se lahko opravlja delo: odločitve, opravila, povezave, skripte, potrditve itd.
Instanca poslovnega procesa (IPP)
-
Ko poženemo poslovni proces, se definicija kopira na instanco, nato se zažene prvo opravilo (ali opravila).
-
Ko poženemo poslovni proces iz obrazca vrste dokumenta, se ključ dokumenta shrani v spremenljivki, ki omogoča trajno hrambo instance.
Instanca opravila (IO)
Modul Poslovni proces operira z dvema širšima pojmoma: poslovni proces in opravilo. Poslovni proces je model splošnega poslovnega procesa. V modulu Poslovni proces je koncept poslovnega procesa razdeljen na dva natančneje opredeljena pojma: Definicijo poslovnega procesa, ki je specifikacija poslovnega procesa, ter Instanco poslovnega procesa, ki je aktiven poslovni proces.
Opravilo je delo, ki ga mora uporabnik opraviti. V modulu Poslovni proces je koncept opravila razdeljen na dva natančneje opredeljena pojma: Definicijo opravila, ki je specifikacija opravila, ter Instanco opravila, ki je obstoječe opravilo, ki ga mora uporabnik še opraviti.
Definicija poslovnega procesa
Definicija poslovnega procesa je model poslovnega procesa. Za lažje razumevanje jo lahko primerjamo z diagramom poteka, ki prikazuje, kako poslovni proces deluje. V Definiciji poslovnega procesa določimo, katera dejanja se morajo izvesti (npr. posodobitev podatkovne baze, pošiljanje elektronske pošte, zagon skripte ter – najpomembneje – kreiranje opravila) in v kakšnem zaporedju. Če na primer kreiramo Definicijo poslovnega procesa za obdelovanje naročil, bi lahko preverili, če je v enem naročilu naročenih več kot 10.000 enot. Če temu ni tako, se kreira potrditveno opravilo za lokalnega poslovodjo. V nasprotnem primeru se kreira potrditveno opravilo za direktorja. Ne glede na to, kdo potrjuje naročilo, se pošlje elektronska pošta na oddelek podjetja, odgovoren za finance.
Za izgradnjo Definicije poslovnega procesa lahko uporabljamo namensko oblikovalno orodje, s katerim lahko proces vizualiziramo. Vse Definicije poslovnega procesa so shranjene v podatkovni bazi. Vsaka Definicija poslovnega procesa prejme enoznačno ime (npr. "obdelava naročil", "uvajanje programske opreme", "Help Desk podpora" ipd.)
Instanca poslovnega procesa
Instanca poslovnega procesa je aktivna instanca Definicije poslovnega procesa. Ena sama Definicija poslovnega procesa lahko ustvari neomejeno število Instanc poslovnega procesa. ,
Primer: Definicija poslovnega procesa, ki je namenjena obdelavi naročil, ustvari Instanco poslovnega procesa za vsako posamezno naročilo. V Definiciji poslovnega procesa lahko imamo spremenljivko "Številka naročila". Vsaka Instanca bo imela lastno številko naročila, posledično pa bo imela spremenljivka "Številka naročila" vsakič drugačno vrednost. Vsaka instanca bo imela svoje stanje in svoje interne vrednosti spremenljivk.
Instanco poslovnega procesa se lahko požene, izvaja, zaključi. Vsi zapisi Instanc poslovnega procesa so shranjeni v podatkovno bazo, vključno z zaključenimi Instancami.
Definicija opravila (pojem)
Definicija opravila specificira opravilo, ki se bo kreiralo za uporabnika. Ne gre za konkretno opravilo, temveč za specifikacijo opravila. V Definiciji opravila opredelimo zadevo, ime opravila, opis, uporabnika, seznam veljavnih statusov ter druge lastnosti. Definicija opravila je vedno "znotraj" Definicije poslovnega procesa. Eno izmed dejanj, ki jih lahko definiramo v Definiciji poslovnega procesa, je generiranje opravil. Definicija opravila je del specifikacije dejanja.
Primer: V Definiciji poslovnega procesa za obdelavo naročil lahko ustvarimo opravilo, ki od poslovodje zahteva, da potrdi naročilo. Definicija opravila bi v tem primeru imela približno naslednjo obliko:
Zadeva: Potrditev naročila
Opis: Prosim, potrdite naročilo št. [Št. naroč.]
Uporabnik: Poslovodja
Veljavni statusi: Čakajoče na potrditev, potrjeno, zavrnjeno
Instanca opravila
Instanca opravila je opravilo, kreirano za uporabnika na podlagi Definicije opravila. Ena sama Definicija opravila lahko generira več Instanc opravila. Instanca opravila se kreira, ko se zažene Instanca poslovnega procesa in slednja doseže točko, na kateri se mora kreirati opravilo na podlagi Definicije opravila. V tistem trenutku se kreira Instanca opravila za določenega uporabnika. Vsak uporabnik ima seznam svojih čakajočih Instanc opravila. Ko je opravilo zaključeno, se le-to umakne iz seznama čakajočih opravil. V oknu s seznamom opravil obstaja možnost za prikaz vseh zaključenih opravil. Vsaka Instanca opravila ima svoj zapis v podatkovni bazi. Tudi ko je opravilo zaključeno, se zapis ne izbriše.