Kreiranje in pošiljanje izpisa 3DP – Evidenca delovnega časa po e-pošti

Evidenca delovnega časa prikazuje delovni čas zaposlenih z opcijo izbire izpisa za specifičnega zaposlenega, oddelek oz. stroškovni nosilec za izbrano obdobje.

To poglavje uporabniškega priročnika opisuje kako kreirati evidenco delovnega časa in jo poslati po e-pošti.

Do opcije dostopamo prek menija Kadri | Personalna mapa | Izpisi.

Opis primera Odgovorna oseba želi kreirati izpis 3DP – Evidenca delovnega časa za April 2020 in jo poslati Rozi Računovodji po e-pošti. To stori po naslednjih korakih:   Odpiranje obrazca Izpisi v Personalni mapi Nastavljanje kriterijev za izpis Predogled izpisa in pošiljanje po e-pošti

1. Odpiranje obrazca Izpisi v Personalni mapi

Odgovorna oseba v glavnem meniju izbere opcijo Kadri | Personalna mapa.

Na zaslonu se odpre okno Personalna mapa. Okno Izpisi delavcev odpre s klikom na ikono v orodni vrstici.

2. Nastavljanje kriterijev za izpis

2.1. Vrsta izpisa

Odgovorna oseba iz razdelka Izpis delovnega časa izbere 3DP – Evidenca delovnega časa (na zgornji sliki prikazano v razdelku 1)

2.2 Kriteriji

Odgovorna oseba izpis za Adelo Administracija za junij 2023 ustvari po naslednjih korakih (opcije so predstavljene na zgornji sliki v razdelku 2):

• Delavci – izbere Adelo Administracija
• Oddelki – ker je Adela Administracija že določena, polje oddelek ni obvezno.
• Stroškovni nosilec – polje lahko izpolnimo ali ga pustimo praznega, da so prikazani vsi stroškovni nosilci
• Obdobje – izberemo obdobje 2024-02. Ta kriterij je obvezen.
• Statusi – status zaposlitve lahko izpolnimo ali polje pustimo prazno, da so prikazani vsi statusi.
• Direktorij izvoza – izberemo mapo za izvoz izpisa.
• Način pošiljanja – izberemo eno od naslednjih opcij: Izpis, Pošlji na e-mail ali Izvozi v mapo
• Ime priponke – ime priponke je lahko avtomatsko kreirano po raznih podatkih: delavec, matična številka, davčna številka, obdobje itd.

3. Predogled izpisa in pošiljanje po e-pošti

3.1. Predogled izpisa

S klikom na gumb Izpis se odgovorni osebi prikaže predogled ustvarjenega izpisa (glej zgornjo sliko v razdelku 3):

Ko se prepriča, da je izpis pravilen, lahko predogled izpisa zapre.

3.2. Pošiljanje izpisa po e-pošti

Nazadnje odgovorna oseba izpis 3DP pošlje Rozi Računovodji. To stori v oknu Personalna mapa, kjer je določila kriterije, s klikom na gumb Pošlji na e-mail (glej zgornjo sliko v razdelku 3)

OPOZORILO Izpise lahko po e-pošti delavcem pošiljamo le, če so e-poštni naslovi zaposlenih vneseni v razdelku Personalna mapa, v našem primeru:

Ko so vsi parametri vneseni in preverjeni, odgovorna oseba klikne ikono Pošlji ter zaključi postopek kreiranja in pošiljanje izpisa po e-pošti.