Ustvarjanje novega dokumenta

Ustvarjanje novega dokumenta se uporablja, ko želimo uvoziti prebran (skaniran) dokument v sistem dokumentov in ga povezati z dokumentom, ustvarjenim v PANTHEON-u. Vsi uvoženi in arhivirani dokumenti v eDokumentacija so shranjeni v potrjenem ali nepotrjenem shranjevanju.

OPOZORILO Pred uporabo eDokumentacije je treba kupiti in ustrezno nastaviti funkcijo shranjevanja. Več informacij najdete v ePoslovanje poglavju.

V tem poglavju vam bomo pokazali primer, kako ustvariti nov dokument. Funkcija se nahaja v Dokumenti in naloge modulu, pod Dokumenti podmodulom.

POVZETEK PRIMERA Oseba, odgovorna za dokument, želi vložiti dokument, prejet po pošti z Inštituta SIQ, v elektronski arhiv in ga povezati z dokumentom, ustvarjenim v PANTHEON-u. Skenirali so fizični dokument, ustvarili novo evidenco zanj, vnesli obvezne podatke in priložili skenirani dokument. Sledili so naslednjim korakom za dokončanje postopka: Ustvarjanje novega dokumenta Vnos podatkov v glavo dokumenta Vnos splošnih podatkov Dodajanje prilog

1. Ustvarjanje novega dokumenta

Oseba, odgovorna za dokument, skenira račun, prejet z Inštituta SIQ, da ga pripravi za elektronsko shranjevanje in ustvari nov dokument zanj v aplikaciji PAWL.

Klikne na Dokumenti in naloge, Dokumenti podmodul.

Klikne na Nov dokument gumb v zgornjem desnem kotu.

Odpre se nov prazni obrazec za vnos podatkov.

2. Vnos podatkov v glavo dokumenta

Oseba, odgovorna za dokument, nadaljuje z vnosom podatkov v glavo novega dokumenta.

Iz spustnega seznama, v Vrsta dokumenta polju, v tem primeru izbere DIZ0 Izvozno dokumentacijo.

V Razvrstitev polju izbere 250 - Računi (prejeti, izdani, interni) in dokumentacija za njihovo izdelavo (Invoices (received, issued, internal) and documentation for creating them) iz spustnega seznama.

NAMIG Koda vrst dokumentov, ki se pojavijo v spustnem seznamu v Vrsta dokumenta polju, je prej nastavljena v razvrstitvenem načrtu. Več o tem preberite v eDokumentacija Nastavitve v PANTHEON-u poglavju.

Oseba, odgovorna za dokument, nadaljuje do Stranka/Plačnik polja, kjer izbere Inštitut SIQ iz spustnega seznama.

3. Vnos splošnih podatkov

Oseba, odgovorna za dokument, nadaljuje z vnosom splošnih podatkov dokumenta, kjer vnese datum, opombo in poveže dokument z dokumentom, ustvarjenim v PANTHEON-u.

V Datum dokumenta in Rok dokumenta poljih vnese datum dokumenta in rok.

Oseba, odgovorna za dokument, vnese besedilo v Opomba polje. V tem primeru vnese: Arhiviranje papirnega računa.

Iz spustnega seznama v Povezava dokumenta polju izbere dokument, ustvarjen v PANTHEON-u, in ga tako poveže s arhiviranim/skeniranim dokumentom.

4. Dodajanje prilog

V zadnjem koraku oseba, odgovorna za dokument, doda skenirani dokument in ga arhivira v shranjevanju.

Na desni strani, kjer je obrazec za dodajanje prilog, oseba, odgovorna za dokument, klikne Dodaj prilogo.

To odpre okno, v katerem oseba, odgovorna za dokument, izbere lokacijo ali dokument, ki ga želi priložiti. To stori tako, da klikne na Odpri gumb.

Naložena priloga je vidna kot predogled.

Oseba, odgovorna za dokument, klikne na Shrani gumb in dokonča vnos.

POZORNO Želite izbrisati dokumenti s povezavo na dokumentacijo, se bo pojavilo sporočilo IRIS z možnostmi za Izbriši povezave v dokumentaciji ali prekliči operacijo.