Основни податоци
Во основните податоци го одредуваме ракувањето со документите кои се сместени во поединечна класификација.
Така, за секоја класификација во заглавието, го дефинираме типот на класификација и видот на документи, кој ќе биде одговорното лице за избраната класификација, во кое складиште ќе се сместуваат документите на избраната класификација, итн.
Подолу е опишано поединечното поле.
| Активно |
Одредува дали класификацијата е активна или неактивна. При создавање нова класификација, таа стандардно е активна. Кога класификацијата е неактивна, таа е обоена во црвено во сите паѓачки менија и не може да се избере, освен ако не е дозволено со овластување. |
| OCR |
По означувањето на полето OCR, може да се специфицираат и формати на датотеки.
Ова значи дека сите нови документи од класификацијата кои одговараат на избраните формати автоматски ќе бидат испратени за OCR читање веднаш штом ќе бидат поставени во DMS.
Ова овозможува непречено и автоматизирано препознавање и обработка на документи. |
|
Шифра
|
Во полето се наведува алфанумерички код кој служи како уникатен идентификатор на класификацијата.
При преземање на шемата на класификација користејќи ги Веб услугите кодот е веќе дефиниран.
|
|
Материјал
|
Внесете било каков опис во полето или името на поединечната класификација. Најлесно е да се замисли како налепница која ја залепувате на фолдер.
При преземање на шемата на класификација користејќи ги Веб услугите типот на граѓа е веќе дефиниран.
|
|
Тип на граѓа
|
Во полето можете да изберете од следните претходно зададени типови:
- Архивска граѓа - е документарна граѓа која има трајно значење за бизнисот долго по неговото создавање (на пр. регистарски податоци, земјишни податоци …)
- Трајна документирана граѓа - се сите видови и форми на записи кои биле создадени или примени за време на работењето на правни и физички лица, кои не се сметаат за архивска граѓа според закон, но имаат законски период на чување
|
|
Важност
|
Прикажува период за кој документот мора да се чува.
|
|
Тип
|
Во полето се содржи временската единица на важност на документите сместени во одредена класификација. Достапни се следните опции:
- (Нема) – без ознака
- Години
- Месеци
- Денови
|
|
Одг.лице
|
Во полето од паѓачкото мени на шифрарникот на Партнери, се избира одговорното лице, односно администраторот на класификацијата. Може да се избира помеѓу лицата за контакт на компанијата. Прикажани се активни и неактивни контакти.
|
|
Надреден
|
Во полето го наведуваме родителскиот класификациски запис и со тоа го поставуваме во хиерархијата на класификациите. На пример, подредената класификација Членови на ЦЗ единици е надредена класификација ЦЗ – Национална гарда.
|
|
Ескалација (ден)
|
Во полето внесете го бројот на денови кои одговорното лице ги има на располагање за да го потврди, уреди или потпише документот. Ако одговорното лице не го одобри документот во одреден рок, тој се пренесува на одобрување кај надредено лице, кое е наведено во хиерархијата на шифрарникот на работни позиции. Стандардната вредност е 8 дена.
|
|
Бизнис процес
|
Во полето од паѓачкото мени, изберете бизнис процес кој ќе се изврши кога ќе се постави документ во оваа класификација. На пример, во случај на документи со класификација eInvoice, се стартува бизнис процесот Import eInvoice.
|
|
Диск
|
Во полето наведете го складиштето или местото каде што ќе се чува документот. Може да се избира помеѓу:
|
|
Забелешка
|
Полето е наменето за внесување на произволна забелешка за класификацијата. Можете да запишете обележувачи во него, кои го олеснуваат сместувањето на документите во соодветната класификација.
|