Workflow Uvoz iz map

Kljub prehodu na elektronsko poslovanje, se v podjetju vedno nahajajo različna gradiva in dokumenti v fizični obliki, ki jih je potrebno elektronsko arhivirati. Da je postopek čim hitrejši in avtomatiziran je na voljo uporabnikom workflow Uvoz iz map, ki omogoči, da skenirane dokumente uvozi v Dokumentacijo programa PANTHEON.

OPIS PRIMERA V podjetju Tecta imajo v fizičnem arhivu dokumentacijo, ki jo želijo elektronsko arhivirati. Poleg tega od določenih poslovnih partnerjev dobivajo še vedno dokumente v fizični obliki. V ta namen bodo fizične dokumente poskenirali in uvozili v dokumentacijo programa PANTHEON s pomočjo workflowa za uvoz dokumentov iz map. V ta namen bo odgovorna oseba izvedla sledeče korake: Nastavitev nabiralnika Uvoz workflowa Zagon workflova Uvoz iz map

1. Nastavitev nabiralnika

Odgovorna oseba kreira nov nabiralnik, ki bo namenjen uvoženim dokumentom iz map. Nabiralniki so definirani v Administratorski konzoli, ki jo odpre s klikom v meni  Nastavitve | Program | Administratorska konzola | Nastavitve | Nabiralniki. Nabiralnik kreira ročno in določi nastavitve. 

• Za kreiranje novega nabiralnika klikne gumb Vnesi zapis v orodni vrstici. 

• V polje Naziv vpiše ime nabiralnika. V našem primeru: Uvoz iz map.

• V polju Klasifikacija iz spustnega seznama izbere klasifikacijo.

• V polje Subjekt iz spustnega seznama izbere podjetje. V našem primeru: Tecta, d.d.

• Na zavihku Nastavitve določi dve operaciji, kot prikazuje slika spodaj.

• V prvo polje Operacija vpiše: acReadFrom. V drugo polje, ki ga doda s ptiriskom na tipko na tipkovnici puščica dol, vpiše: acMoveTo.

• V prvo polje Podatki vpiše lokacijo mape, od koder bo uvažalo dokumente. V drugo polje vpiše lokacijo mape, kamor bo kontrolno shranjevalo dokumente, ki jih prenese v eDokumentacijo.

2. Uvoz workflowa

Odgovorna oseba sedaj nadaljuje z uvozom workflowa Uvoz iz map iz spletnega servisa. To naredi v programskem oknu Oblikovanje poslovnih procesov. Podroben postopek, kako uvoz naredi odgovorna oseba, je opisano v poglavju Nastavitve eDokumentacije v PANTHEPON-u.

3. Zagon workflowa Uvoz iz map

Odgovorna oseba želi iz mape sedaj uvoziti dokumente, ki so jih v podjetju Tecta poskenirali. Po uvoza workflowa iz spletnega strežnika, klikne na gumb Poženi poslovni proces, kot prikazuje slika spodaj.

Program preveri vsebine mape, ki je bila predhodno nastavljena in v eDokumentacijo prenese vsebino dokumentacije, ki je tam še ni. 

NAMIG Dokumente, ki so bili iz lokalne mape prenešeni v eDokumentacijo, program prestavi v mapo, ki smo jo nastavili v nabiralniku, pri opravilu za polje acMoveTo. Na ta način imate pregled nad vsebino prenosa.