Proces eKnjiženja
U ovom poglavlju predstavićemo proces eKnjiženja, objasniti kako funkcioniše OCR sistem za prepoznavanje podataka na računima u PDF formatu i pokazati zašto je funkcionalnost eKnjiženja pravo rešenje za male ili velike kompanije sa manje ili više zahtevnim procesima pregleda i validacije dokumenata.
Sadržaj
- Opis procesa eKnjiženja
- Kako funkcioniše sistem za prepoznavanje dokumenata (OCR čitanje)?
- Uključivanje eKnjiženja u PANTHEON poslovni proces (Workflow)
|
1. Opis procesa eKnjiženja
Najlakši način da objasnite proces knjiženja je pomoću dijagrama:
- Skeniranje dokumenata – papirni dokumenti/fakture se skeniraju i pretvaraju u PDF format. Ako je potrebno, PDF dokumenti se podele na nekoliko delova - ova funkcija se koristi kada se nekoliko skeniranih faktura kombinuje u jednu PDF datoteku.
- Pošaljite PDF u OCR pročitajte i pretvorite u format eRačuna – centralna tačka u procesu eKnjiženja je slanje PDF dokumenta na OCR čitanje (sistem za prepoznavanje faktura) i primanje eRačuna u formatu koji se može uvesti u PANTHEON.
- Uvezite eRačun ili više eRačuna u PANTHEON
- Pošaljite povratne informacije OCR čitaču (eUčenje) –informacije o uvezenim podacima se šalju u OCR sistem zbog čitanja dokumenata i poboljšanja kvaliteta daljeg čitanja.
 |
savet
Za funkcionisanje eKnjiženja je potrebna aktivacija i odgovarajuća podešavanja (poštansko sanduče, poslovni procesi - tok rada za e-Kjiženje i razmena šifarnika za e-Knjiženje).
|
2. Kako funkcioniše sistem prepoznavanja dokumenata (OCR)?
OCR program pretvara informacije iz slike u tekst, koji zatim može pročitati čitač teksta.
Naravno, nijedan OCR alat nije savršen, tako da je potrebno tekst pregledati nakon konverzije i ručno ispraviti određene greške. Međutim, korištenje OCR alata je mnogo brže od ručnog kopiranja celog teksta.
OCR čitač tj. sistem prepoznavanja računa je takođe ugrađen u PANTHEON. To je softver koji se samostalno uči koji koristi složene algoritme veštačke inteligencije za učenje i sve bolje prepoznavanje podataka.
OCR sistem čitanja u PANTHEON-u može čitati mnogo različitih podataka, uglavnom sve standardne ili obavezni sadržaj računa, npr. poreski broj pošiljaoca, ime pošiljaoca, neto iznos, datum valute, itd. To se može videti na primeru primljene fakture u nastavku. Skup podataka koje sistem prepoznaje zavisi i od kvaliteta PDF formata računa.
Konverzija dokumenata se obračunava prema paketima obrađenih faktura, bez obzira na to koliko stranica ima svaki račun. Kada potrošite račune u paketu, jednostavno naručite novi paket.
Korisnici standardne usluge mogu u PANTHEON-u izbirate između dvije opcije:
- detaljno čitanje pozicija dokumenta - čita svaku pojedinačnu poziciju dokumenta.
- zbirno čitanje pozicija dokumenta – ćita iznose, združene po poreskim stopama.
|
|
VAŽNO
Za najbolje moguće prepoznavanje preporučujemo korištenje skenera u boji rezolucije 300 DPI i skeniranje ravno tako da čitač može čitati stranicu od vrha do dna. Najniži prihvatljivi kvalitet je 150 DPI, ali su rezultati pri ovoj rezoluciji obično i do 15% lošiji. Ne preporučuje se bilo kakva dodatna obrada programima za skeniranje.
|
3. Uključivanje eKnjiženja u PANTHEON poslovni proces (Workflow)
Cela funkcionalnost eKnjiženja radi u PANTHEON poslovnom procesu (workflow), kako je prikazano na dijagramu.
Implementacija eKnjiženja uz korištenje PANTHEON poslovnih procesa omogućuje potpuno prilagođavanje prema zahtevima Vašeg poslovanja.
Ako su vaši procesi sertifikovanja složeniji, fakture se prvo mogu skenirati u administraciji, zatim se kroz poslovne procese validiraju na nekoliko razina i tek na kraju knjiže u računovodstvu.
S druge strane, unapred pripremljeni poslovni procesi (workflows) su odlično rešenje za manje kompanije, gde npr. jedna osoba savladava proces od skeniranja naloga do objavljivanja.
|
savet
Za korištenje eKnjiženja potrebna je aktivacija. Provjerite ponudu i pakete za svoje potrebe.
|