еБизнес терминология

ПАНТЕОН термин

Обяснение

еБизнес

еБизнес е набор от услуги на Даталаб, които подкрепят е-бизнеса в ПАНТЕОН. Включва три основни стълба, които са част от ПАНТЕОН DMS, а именно;

• еДокументация
• еОбмен
• еРаботен поток

еБизнесът също включва Резервно копие услуга.

За повече информация относно предлагането на услуги за еБизнес, моля, посетете уеб страницата на Даталаб.

еОбмен

еОбмен е услуга на Даталаб, която позволява обмена на всички видове електронни документи (електронни фактури, електронни поръчки, електронни товарителници и т.н.).

еДокументация

еДокументация е услуга за съхранение на електронни документи и е част от Системата за управление на документи на ПАНТЕОН (DMS).

Тя е централен репозиторий за ВСИЧКИ документи, използвани и създавани в компанията, получени и обменяни с нашите бизнес партньори и други субекти.

еФактура

еФактура е план на Даталаб за наемни обеми, базирани на време или обем, който ви позволява да изпращате електронни документи чрез ПАНТЕОН.

СЪВЕТ Прочетете инструкциите за: Получаване на е-фактура Изпращане на е-фактура Изпращане на е-фактура в чужбина

еРаботен поток

еРаботен поток е набор от свързани елементи (блокове), които контролират операциите в ПАНТЕОН чрез определени функции, което води до по-бързо и автоматизирано изпълнение на повтарящи се задачи или на серия от задачи в ПАНТЕОН, като ДДС сметка, Годишен отчет и т.н.

еПубликуване

еПубликуване е услуга на Даталаб, която работи чрез еОбмен и позволява:

• улавяне и разпознаване на данни от PDF документ;
• преобразуване на идентифицираните данни в формат на е-документ;

• импортиране на е-документа (в JSON формат) в получените документи в ПАНТЕОН.

Услугата е вградена с изкуствен интелект, който учи с всяко четене и постига точност на човешко ниво само за няколко секунди.

Уеб услуга

Уеб услуга е услуга на Даталаб, която позволява на потребителите да изтеглят зададени бази данни (напр. списък на държави и валути, списък на международни единици за измерване, схеми за класификация и т.н.) и предварително определени еРаботни потоци от сървъра, за да ускорят работата си с ПАНТЕОН.

Резервно копие

Резервно копие е услуга на Даталаб, която позволява на потребителите да съхраняват копие от базата данни, която използват на своя сървър в облака (в Словения това е центърът за данни, управляван от Телеком Словения).

Облак

Облачни изчисления е технология, която използва отдалечени сървъри за съхранение и управление на данни, до които се получава достъп през интернет. Вместо да използвате собствена изчислителна инфраструктура или центрове за данни, можете да наемете пространство в облака, което също предоставя други услуги. Днес тези облачни услуги обхващат широк спектър от опции: пространство за съхранение, мрежова свързаност, стандартни офис приложения, използване на изкуствен интелект и т.н. Чрез използването на облачни изчислителни услуги, вие също избягвате разходите за поддържане на собствена инфраструктура.

е-Бизнес

Е-бизнес или електронен бизнес, също е-комерс, е използването на информационни технологии в бизнес процесите на организацията.

Е-бизнесът се фокусира върху компютризацията на веригите за доставки чрез обмен на информация между бизнес партньорите. Информацията се обменя между партньорите чрез надеждни електронни канали под формата на електронни структурирани документи. (epos.si/en/ebusiness)

Имейл

Електронна поща, или в наши дни обикновено просто имейл, е съкращение от електронна поща, което означава, че това е всичката поща, която пътува през електронни канали.

еСЛОГ

еСЛОГ е (словенски) стандарт за е-документи, по който се създават еСЛОГ документи.

Можете да прочетете повече за стандарта еСЛОГ на уебсайта на Словенския национален еБизнес център.

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ От 1 октомври 2020 г. валидният формат е само е-Слог 2.0.

Е-фактура

Е-фактура означава електронна фактура и означава фактура, която е била издадена, изпратена и получена електронно. Няма значение в каква система е била подготвена или получена фактурата.

Е-документ

Е-документ означава електронен документ и много общо означава документ в електронна (вместо хартиена) форма. Това включва напр. електронни товарителници, електронни поръчки и т.н.

Цифров път

Един цифров път, или е-път, както се използва директно в словенски, е електронен начин за обмен на е-документи. Доставчици на цифрови пътища или на електронен обмен на данни (EDI, вижте по-долу) са ключови заинтересовани страни в обмена на е-фактури и други е-документи. Те осигуряват безопасната, сигурна и проследима доставка на е-документи от издателя до получателя. За е-документи, доставчикът на цифров път има същата роля като пощенската служба за хартиени документи (epos.si).

В Словения, партньор на Даталаб и един от поддоставчиците на цифрови пътища е ZZI с платформата си bizBox . В Хърватия, например, това е MER.

Е-обмен, или по-често: EDI – Електронен обмен на данни

Е-обмен означава всякакъв електронен обмен на данни, а следователно и обмен на документи.

Мрежи за обмен на електронни документи

Една мрежа за обмен на електронни документи е взаимосвързана мрежа от цифрови пътища, обединени от EDI доставчици.

Квитанция за доставка

Една квитанция за доставка е предназначена да потвърди получаването на документ, без да валидира съдържанието. Квитанция за доставка може да бъде получена като потвърждение за получаване или потвърждаване на поръчка, товарителница, фактура или оферта.

Документацията, на която се основава вноса/износа на прости XML квитанции за доставка в еСЛОГ, може да бъде намерена на уебсайта на Словенския национален еБизнес център.

Схема за класификация

Една схема за класификация е система за класифициране на документи, която е определена от отговорните лица на компанията или е произлязла от задачите или функциите на компанията, бизнес процесите или дейностите.

Тя е основният и най-важен план за разпределение на документалния материал. Определя в големи детайли йерархията на документацията, типа на документацията и нейното предназначение, периода на съхранение на документите и метода на тяхното номериране или етикетиране.

Например, според схемата за класификация, фактурите на доставчика на електрическа енергия ще бъдат точно разположени и бързо намерени по-късно. Схемата определя в кой склад (склад), в който архив (шкаф за документи) в склада и в коя класификация (папка) се намира документът.

Класификация

Класификация може да се разглежда най-добре като папка в която се съхраняват/вмъкват документи от същия тип. В хартиения свят, така се съхраняваха документите – в папки, маркирани с етикети и разделени с карти, или класифицирани в папки за документи (подкласификации).

Класификация на документите е йерархична дървовидна структура, която позволява документите да бъдат сортирани и групирани според техните свойства и указва група от документи, към които принадлежат документите.
Например, проектната документация е групирана под класификацията »553 Проекти« и в нея допълнително под подкласификацията »5531 Проектна документация за поставяне на палатки« и така нататък.

В допълнение към класифицирането на документите, класификацията също определя обработката на документ. Определя в кой склад този документ ще бъде съхраняван/съхраняван (сигурен, сертифициран, локален), колко дълго ще бъде съхраняван, кога ще бъде предложен за автоматично унищожаване и т.н.

Съхранение

Съхранение може да се разглежда най-добре като архивна стая – съхранително помещение или домашен гараж с няколко шкафа.

В компаниите, това обикновено бяха складове или специални помещения за архивиране на документи. В такива помещения имаше планини от папки с документи на компанията, подредени в многобройни шкафове, организирани и съхранявани в папки.

По същия начин, съхранението в ПАНТЕОН е електронен архив, където се намират документите. ПАНТЕОН в момента предлага три различни опции за съхранение:

• еДокументация
• Сертифицирана еДокументация
• Локална еДокументация

Архив

Един архив може да се разглежда най-добре като шкаф вътре в съхранение.

В ПАНТЕОН, един архив е наличен по подразбиране, но могат да бъдат настроени отделни архиви за различни типове документи или за различни местоположения, в зависимост от нуждите на компанията.

Документите могат да бъдат подредени в различни архиви в зависимост от типа на документацията, например:

• Счетоводна документация,
• Търговска документация,
• Техническа документация,
• Документация за човешки ресурси и т.н.

Алтернативно, те могат да бъдат подредени по местоположение/град/бизнес единица, например:

• Архив Целе
• Архив Марибор

За всеки архив в ПАНТЕОН, трябва да бъде отворен тип документ, където се съхранява списък на архивираните документи. Всеки документ е номериран с обичайната нотация на ПАНТЕОН за финансовата година, тип документа и последователен номер на годината.

Пощенска кутия

Една пощенска кутия в цифровия свят е еквивалент на нормална пощенска кутия. В пощенската ви кутия получавате документи, които чакат за вас, изпратени от други през определена мрежа за предаване, и чрез нея можете да изпращате документи навън в света.

Всеки комуникационен канал (имейл, уеб услуга, мрежа за пренос на документи) се поддържа чрез собствена пощенска кутия.

В Административния панел в ПАНТЕОН, Пощенска кутия е система от настройки, от които пощенската кутия и другите уеб услуги се нуждаят, за да се свържат с ПАНТЕОН.

Метаданни

Метаданни включват всичката допълнителна информация за данните, или етикети, които описват документа, като името на документа, типа му, името на лицето, което е създало документа, различни времеви печати и т.н.

Метаданните се определят на основата на класификацията на документа в Схемата за класификация. В зависимост от настройките, метаданните може да са или да не са задължителни за определяне на документ. Основната им цел е да улеснят търсенето, филтрирането и управлението на документите в документацията.

Нека го обясним още по-просто: когато получите документ, като фактура, вие също получавате основните му данни (място на издаване, сума, подател и т.н.). Когато фактурата премине през процеса на разпореждане, тя може да бъде придружена от така наречените метаданни (тема, класификация, номер на договора, център за разходи и т.н.). Метаданните ускоряват процеса на търсене и преглед на документа.

Номер на документа (ID на документа)

Всеки документ се идентифицира с уникален номер на документа, който, според нотацията на ПАНТЕОН, е написан под формата на година, номер на типа документ (бизнес събитие) и последователен номер.

Бизнес събитие

Едно бизнес събитие е събитие, което влияе на промяната в баланса на активите, задълженията, приходите или разходите. То трябва да бъде незабавно записано в момента, в който се случи. Записва се в счетоводните записи и се отчита в счетоводни термини за счетоводните периоди, с които е свързано. Например, бизнес събитие е покупката на материали, която се записва за целите на ДДС, с съответните записи.

Документ

Един документ е плик, съдържащ приложения. Пликът съдържа основни данни за документа (номер на документа, класификация, времеви печати) и метаданни. Приложенията, от своя страна, образуват произволен брой файлове, съдържащи съдържанието на документа.

Приложение

Едно приложение е всеки файл, прикрепен към документ. Приложенията могат да бъдат в различни формати:

• Е-фактура в XML
• Визуализация на е-фактура
• PDF файл
• ТIF,GIF,PNG и т.н. изображение
• Всеки офис документ
• Имейл съобщение
• XML, JSON, SOAP и т.н. файл

Протокол за свързване

Един протокол за свързване позволява изграждането и интегрирането на различни мрежи в едно логично цяло – интермрежа.

Има различни видове протоколи:

• FTP е стандартен протокол, използван за преместване на файлове между хостове през мрежа (Интернет).
• VAN е протокол за индустриална автоматизация.
• A2S