Uvoz iz PANTHEON dokumenata u eDokumentaciju

U Dokumentaciju možemo uvoziti PANTHEON dokumente u XML obliku sa prilozima (kao što je eSLOG). Tu spadaju, na primer, narudžbenice, otpremnice, fakture itd.

Da bi se PANTHEON dokument, na primer narudžbina ili faktura, mogli uvoziti u elektronskom obliku, u XML formatu sa prilozima, moramo ga najpre konvertovati, odnosno, izvoziti kao eSLOG. Tek tada ga možemo uvesti u eDokumentaciju.

SAVET Privredna komora Slovenije je 2001. godine, na inicijativu kompanija, započela realizaciju projekta eSLOG »Elektronsko poslovanje slovenačke privrede«. Eksperti iz više od 90 kompanija uključili su se u ovaj projekat, sa ciljem primene i implementacije standarda za elektronsko poslovanje kompanija, koje uključuju narudžbenice, otpremnice i fakture u .XML formatu

Opis primera U kompaniji Tecta će početi sa digitalizacijom dokumentacije nabavke i slanjem u eDokumentaciju. Da bi proces uvoza bio uspešan, sledite dole navedene korake: Kreiranje novog Arhiva za Nabavku Određivanje Arhiva i Klasifikacije na vrsti dokumenta Izvoz dokumenta Narudžbina za dobavljača kao eSLOG Pretraga i pregled uvezene narudžbine u eDokumentaciji

1. Kreiranje novog Arhiva za Nabavku

UPOZORENJE U PANTHEON-u, kao podrazumevano, postoji jedna Arhiva. Po potrebi možemo kreirati novu Arhivu. Ovo je, obično, jednokratni proces. Ovaj korak možete preskočiti ako su ga odgovorne osobe u vašoj kompaniji već podesile ili ako koristite samo podrazumevani PANTHEON.

U našem primeru, odeljenje nabavke će početi sa digitalizacijom dokumenata i njihovim slanjem u eDokumentaciju. U tu svrhu, odgovorno lice kreira novu Arhivu (orman) za Nabavku.

U meniju bira Podešavanja | Program | Vrste dokumenata i otvara se prozor Šifarnik vrsta dokumenata.

Izabere panel Arhiva i, na traci sa alatima klikne na dugme (Unesi zapis), jer želi kreirati novu. Zatim, definiše odgovarajuća podešavanja:

• Kratak naziv: Nabavka
• Naziv: Dokumentacija o nabavci
• Klasifikacija: Ne postoji (jer ćemo prilikom uvoza dokumenta utvrditi da li dokument treba da bude klasifikovan kao Domaća ili Strana nabavka).
• Definiše statuse i sačuva novu Arhivu, kao što je opisano na stranici Kreiranje Arhiva.

SAVET Arhivu je najlakše zamisliti kao ormar. U slučaju elektronske dokumentacije, arhiva je deo Skladišta u koje se smeštaju dokumenti.

2. Određivanje Arhiva i Klasifikacije na vrsti dokumenta

UPOZORENJE Određivanje Arhive i Klasifikacije za svaku pojedinačnu vrstu dokumenta je obično jednokratni proces. Ovaj korak možete preskočiti ako je on za vas već definisan. Nije potrebno podešavati ga iznova.

U dugom koraku odredite Arhivu i klasifikaciju za svaku vrstu dokumenta.

U našem primeru, to će biti određeno za tip dokumenta: 3007 - Nabavka - Strano tržište.

U tu svrhu, otvoriće Šifarnik vrsta dokumentata i u poslednjem panelu Narudžbine | Dobavljačima.

Za izabranu vrstu dokumenta odrediće:

• Ariva: Nabavka (bira arhivu dokumenata za nabavku koja je kreirana u prethodnom koraku).
• Klasifikacija: 3007 - Nabavka - Strano tržište (prikuplja odgovarajuću klasifikaciju koju je prethodno kreirao).

SAVET Klasifikacija dokumenata omogućava sortiranje i grupisanje dokumenata prema njihovim svojstvima i označava grupu dokumenata kojoj pripada. Klasifikaciju je najlakše zamisliti kao fasciklu u koju stavljamo dokumente istog tipa. Da bismo za svaku vrstu dokumenta mogli da odredimo klasifikaciju (fasciklu) u koju će dokumenti biti smešteni u okviru Arhive (ormara), najpre moramo kreirati Klasifikaciju.

3. Izvoz dokumenta Narudžbina za dobavljača kao eSLOG

Svi uslovi za pravilno uvoženje PANTHEON narudžbina dobavljačima u eDokumentaciju su ispunjeni.

Odgovorna osoba može, prilikom kreiranja narudžbine za dobavljača, istu poslati u eDokumentaciju.

UPOZORENJE Za upotrebu usluga eDokumentacije, najpre ju je potrebno aktivirati i definisati odgovarajuća podešavanja.

U našem primeru, odgovorna osoba je napravila dokument 23-0200-000001 za nabavku materijala za šatore, stranom dobavljaču ZELT MATERIAL Ltd.

Narudžbine otvara tako što izabere meni Narudžbine | Narudžbine dobavljačima | 0200 – Narudžbina dobavljaču.

Na obrascu potraži željenu narudžbinu, putem dugmadi za navigaciju na traci sa alatima.

Zatim, klikne na dugme (Uvoz i izvoz podataka) i izabere funkcionalnost Izvoz e-Slog narudžbina dobavljača.

Na ekranu se pojavljuje prozor Izvoz dokumenta za partnera kao e-Slog. U prozoru definiše odgovarajuća podešavanja:

• E-slog tip: ESlog 2.0 (izabere tip eSlog dokumenta koji je trenutno na snazi).
• Označi izborno polje:
  • Pošali u poštansku knjigu,
  • Izvoz XML,
  • Izvoz PDF,
  • Izvoz koverte (ovojnice),

jer želi da se dokument narudžbine pošalje dobavljaču u eDokumentaciju i istovremeno kreira XML, PDF i koverat za izabranu narudbžinu.

UPOZORENJE Ukoliko na obrascu Izvoz dokumenta kao eSlog, u polju Greška program prikaže grešku, ispravite je pre nego što uvezete dokument u eDokumentaciju.

Izvozi dokument kao eSlog i završava slanje, ili uvoz u eDokumentaciju klikom na dugme  (Kreiraj).

SAVET Ako konvertujete fakturu u XML format, za uspešan uvoz e-faktura uredite odgovarajuća podešavanja u Šifarniku mernih jedinica, kolona Međunarodne oznake mernih jedinica 2. Međunarodna oznaka jedinice mere KOS je H87.

Na ekranu se pojavljuje prozor Informacija o uspešnom izvozu, koji potrvrdite klikom na dugme Potvrdi.

SAVET Na sličan način kao što konvertujemo PANTHEON narudžbine dobavljača u XML, odnosno elektronski oblik (prema eSLOG standardu), možemo konvertovati/izvoziti i fakture, otpremnice itd, To radimo kroz slične funkcionalnosti kao i za narudžbine: Izvoz e-Slog dokumenta izdavanje, Izvoz e-Slog dokumenta za kupca, Izvoz e-Slog Otpremnice, Izvoz e-Slog Otpremnice za kupca itd.

4. Pretraga i pregled uvezene narudžbine u eDokumentaciji

U poslednjem koraku, odgovorna osoba želi pregledati listu uvezenih dokumenata narudžbine iz PANTHEON-a i eDokumentaciju.

Lista dokumenata je filtrirana prema Klasifikaciji: 3007 - Strano tržište (kao što možete videti na slici ispod).

Ovo ograničava prikaz samo na dokumente prema izabranoj klasifikaciji.

Najzad, preko integrisanog Pregleda dokumenata, odgovorna osoba pregleda dokument u eDokumentaciji.

SAVET Detaljan proces dodatnog filtriranja i razvrstavanja liste dokumenata opisan je u poglavlju Pretraživanje u eDokumentaciji..