Importarea prin scanare

În companie, o anumită proporție de documentație există în formă de hârtie (de exemplu, primită prin poștă standard). În loc să fie stocată în dosare de hârtie, documentele pot fi scanate, convertite în format de e-document și importate în eDocumentație. După aceasta, arhivele de hârtie în dosare nu mai sunt necesare.

Indicație E-documentele salvate în acest mod pot fi apoi trimise prin e-mail, furnizor de e-rută etc. Citiți mai multe despre acest subiect în capitolul eSchimb - Trimiterea sau exportarea.

Acest capitol prezintă cum să procesați digitalizarea documentelor de hârtie prin scanare.

Rezumatul cazului În administrație, persoana responsabilă dorește să scaneze și să arhiveze un contract primit de la compania Alianz d.d., care a fost primit în formă de hârtie prin poștă. Acest lucru se face urmând pașii: Rularea eFluxului de lucru 'Scanează și importă documente' Dotarea documentului cu metadate Revizuirea documentelor importate prin scanare

1. Rularea eFluxului de lucru 'Scanează și importă documente'

Persoana responsabilă navighează la meniul Setări | Documentație | Documente și deschide formularul Documente pentru a scana și importa contractul semnat de la Alianz d.d.

Persoana responsabilă efectuează scanarea și importarea în eDocumentație cu ajutorul unui eFlux de lucru 'Scanează și importă documente'predefinit, care este accesat:

• În  (Asistenți)
• Selectând Scanează și importă documente din lista derulantă.

Avertisment Importarea documentelor este controlată de eFluxul de lucru Scanează și importă documente, care trebuie să fie anterior descărcat prin Serviciul Web.

Acest lucru deschide formularul Scanează/Importă documente .

Din lista derulantă din câmpul Scanner , persoana responsabilă selectează dispozitivul (dacă sunt disponibile mai multe dispozitive) detectat în sistemul de operare al computerului și apoi face clic pe  (Scanner) buton.

Persoana responsabilă scanează documentul de hârtie pe scanner, care este apoi afișat pe formular.

Din lista derulantă din câmpul Subiect , persoana responsabilă selectează expeditorul: Allianz, d.d.

Din lista derulantă din câmpul Clasificare , persoana responsabilă selectează clasificarea corespunzătoare: 661 - Contracte de asigurare.

2. Dotarea documentului cu metadate

După selectarea Clasificării, setul de metadate pentru acea clasificare este disponibil pentru a fi introdus.

Persoana responsabilă face clic pe fila Metadate din formularul Scanează/Importă documente .

În câmpul Valabil până la , persoana responsabilă introduce data de valabilitate a contractului. În acest caz, 31. 12. 2024.

Indicație Puteți citi mai multe despre metadate în clasificări în capitolul Metadate.

Persoana responsabilă face clic pe butonul Continuă pentru a finaliza procesul de scanare și a importa documentul în eDocumentație.

Avertisment Pentru a utiliza serviciul eDocumentație, acesta trebuie mai întâi să fie activat și setările sale editate.

3. Revizuirea documentelor importate prin scanare

În al doilea pas, persoana responsabilă dorește să revizuiască documentul scanat și importat în eDocumentație. Mai întâi, persoana responsabilă filtrează lista de documente după clasificare, în acest caz: 661 – Contracte de asigurare.

INDICAȚIE Procesul detaliat de filtrare și sortare suplimentară a listei de documente este descris în capitolul Căutare în Documentație.

Metadatele introduse sunt de asemenea vizibile în fila Metadate a documentului.