Разлики между eDocumentation, Сертифицирано eDocumentation и Локално eDocumentation

Има няколко типа електронно съхранение на документи. Разликата между тях е в начина, по който документите се съхраняват.

1. eDocumentation

eDocumentation позволява съхранение на документи в безопасно облачно хранилище, на сървъри на Telekom. Документите не са отделно цифрово времево маркирани и цифрово подписани, а са криптирани и версирани (по-стари версии на документи могат да бъдат запазени) в хранилището.

Следователно системата може да съхранява документи, които първоначално са създадени електронно, както и документи, създадени на хартия и дигитализирани по-късно.

Потребителите могат да избират между:

*Среден размер на документа; 400 KB.

ДОПЪЛНИТЕЛНА ИНФОРМАЦИЯ Можете да използвате услугата eDocumentation, ако сте активирали я предварително и сте потребител на PANTHEON DMS услугата, и сте определили съответните настройки в PANTHEON. Прочетете специфичните условия за ползване: Специфични условия за ползване на eDocumentation - Роуминг услуги Специфични условия за ползване на eDocumentation - местни лицензи За да поръчате услугата eDocumentation или комбинация, и всяка друга информация, свържете се с prodaja@datalab.si или 01 252 89 50 Препоръчваме комбинация от eDocumentation и Сертифицирано eDocumentation - съхранявайте документацията, регулирана от закона, в Сертифицирано eDocumentation и използвайте редовно eDocumentation за съхранение на търговска и техническа документация и пощенски книги.

2. Сертифицирано eDocumentation

Сертифицирано eDocumentation е електронно съхранение на документи, предоставено от ZZI, което е безопасно, в съответствие с законодателството и сертифицирано с Архива на Република Словения.

СЪВЕТ Прочетете за текущото законодателство, свързано с защитата на документални и архивни материали на Архивно законодателство на Република Словения. Регулации в подготовка могат да бъдат намерени на eDemocracy портала.

Следователно системата може да съхранява документи, които първоначално са създадени електронно, както и документи, създадени на хартия и дигитализирани по-късно.

Услугата Сертифицирано eDocumentation включва всичко, което прави редовното eDocumentation, плюс:

• Времево маркиране на документ при импортиране на документа в хранилището - документът е цифрово подписан и времево маркиран в момента на запазване, след което се запазва в архива и се създава резервно копие,
• В съответствие с закона и сертифицирано с Архивите на Република Словения - Ако използвате Сертифицирано eDocumentation и сте определили архивни процедури, можете да елиминирате физическия архив на компанията и да унищожите физическите документи.

Сертифицирано eDocumentation е малко по-скъпо заради технологичните си изисквания. Следователно, препоръчваме да го използвате за документи с законово предписано съхранение (напр. e-фактури, счетоводна документация, договори ...).

Потребителите избират между:

ДОПЪЛНИТЕЛНА ИНФОРМАЦИЯ Прочетете Общите условия за ползване на електронни комуникационни услуги и съхранение на предадените документи. Ако искате да елиминирате физическия си архив, прочетете Инструкция за отказ от документален материал.

3. Локално eDocumentation

Ако искате да съхранявате документи на собствените си сървъри, Локално eDocumentation е налично.

То работи по подобен начин на редовното eDocumentation, с изключение на това, че документите се запазват на вашите локални сървъри.

Локално eDocumentation може да бъде надградено с Сертифицирано eDocumentation функция и съхранение на част от вашите документи в eDocumentation.

Препоръчваме го изключително на компании, които използват местни лицензи на PANTHEON и следователно не са в роуминг режим.

ДОПЪЛНИТЕЛНА ИНФОРМАЦИЯ За да използвате услугата Локално eDocumentation, последната трябва да бъде активирана. След активиране на Локално eDocumentation, трябва да създадете локална база PANTHEON DMS и да проверите връзката й с последната. Прочетете инструкциите в главата Създаване на локална база PANTHEON DMS.

То е особено подходящо за компании, които не трябва да съхраняват данни в облака поради закона, и за тези, които не могат да съхраняват бизнес информацията си при трети страни поради вътрешните си правила и протоколи за безопасност.

Препоръчваме го и на компании, разположени в райони с лоша интернет връзка.