Tabela dokumentov

Izberite dokumente, ki jih želite obdelati, npr. za uporabo opravil, brisanje itd.

Z desnim klikom lahko izberete ali zavrnete vse dokumente:

NAMIG S funkcijo Multiselect lahko izberete tudi več dokumentov. Na voljo sta dve možnosti: Z držanjem tipke Ctrl in uporabo puščičnih tipk ali miške lahko izberete posamezne dokumente. Z držanjem tipke Shift in uporabo smernih tipk ali miške lahko izberete vse dokumente. izberite dokumente, ki jih želimo obdelati, npr. za uporabo opravil, brisanje itd.

Status

V polju je prikazan status dokumenta.

Število in nazivi statusov so poljubni. V PANTHEON sta prednastavljena dva statusa dokumenta:

• P – potrjeno: pomeni, da je dokument s tem statusom bil potrjen s strani odgovorne osebe
• N – nepotrjen: pomeni, da dokument s tem statusom še ni bil potrjen s strani odgovorne osebe.

Na voljo so možnosti, ki jih kreiramo na vrsti dokumenta arhiv, v Šifrant vrst dokumentov na zavihku Statusi.

NAMIG Za pomoč pri kreiranju statusov dokumentov si poglejte navodilo opisano v poglavju Arhiv.

Ključ

V polju je zapisan unikatni ključ oz. identifikator dokumenta. To preprosto povedano pomeni, da sme v tej tabeli ali obrazcu obstajati en sam zapis s tem primarnim ključem. Če poskušamo vnesti zapis s številko primarnega ključa, ki že obstaja, program javi napako.

Arhiv

V polju je zapisan podatek o arhivu, v katerega smo uvrstili dokument. Vrste dokumentov arhiva imamo kreirane v obrazcu Šifrant vrst dokumentov. Arhiv in hramba se dokumentu določita iz nastavitev klasifikacije.

V določen arhiv lahko prihajajo dokumenti iz različnih nabiralnikov, kar določimo v meniju Nastavitve | Program | Administratorska konzola na panelu Nastavitve | Dokumentacija | Nabiralniki.​

NAMIG Imamo lahko poljubno število arhivov. Če vodimo arhive npr. po poslovnih enotah, po lokacijah imamo lahko za vsako posamezno lokacijo oz. poslovno enoto kreiran svoj Arhiv.

Datum

V polju sta zapisana datum in ura kreiranja izbranega dokumenta.

Datum zapadlosti

V polju je zapisan podatek o datumu zapadlosti se prenese s klasifikacije.

Subjekt

V polju je zapisan subjekt na katerega se dokument navezuje. Ta se prenese iz obrazca Šifrant subjektov.

Naziv subjekta 2

V polju je zapisan naziv 2 subjekta oz. daljši naziv subjekta. Ta se prenese iz obrazca Šifrant subjektov, polja Naziv2.

Klasifikacija

V polju je zapisan naziv klasifikacije izbranega dokumenta. Klasifikacija omogoča poleg klasifikacije dokumentov določa tudi ravnanje s tem dokumentom (hramba).

Naziv

V polju je zapisan naziv dokumenta, ki je samodejno generiran iz modula, v katerem je bil dokument kreiran npr. prejet iz bizBoxa, skeniran dokument, e- dokumenta.

Opomba

V polje vpišemo poljubno opombo k dokumentu.

ID hrambe

V polju je zapisano ime hrambe, kjer je dokument shranjen. Hrambe so kreirane v meniju Nastavitve | Program | Administratorska konzola na panelu Nastavitve | Dokumentacija | Hramba oz. se dokumentu pripiše določena hramba ob izbiri klasifikacije dokumenta.

ID nabiralnika

V polju je zapisan nabiralnik od koder je bil dokument poslan ali prejet. Nabiralniki so kreirani v meniju Nastavitve | Program | Administratorski konzoli na panelu Nastavitve | Dokumentacija | Nabiralniki.