Implementacija eProcesa u poduzeće

Poduzeće s vlastitim stručnjacima ili uz pomoć PANTHEON potpore može oblikovati eProcese po vlastitoj mjeri.

Kako biste uspješno implementirali eProcese, preporuka je da slijedite sljedeće korake:

1. Popis procesa

Svako poduzeće bi trebalo imati definirane svoje poslovne procese. Pod time ne mislimo na sve procese nego samo na one ključne kojih je u poduzeću oko 20%.

Poduzeće i odgovorne osobe poduzeća moraju navesti sve ključne poslovne ili radne procese koji će biti digitalizirani. Prilikom navođenja procesa, poduzeće također mora definirati vrste procesa, sudionike procesa i tijek unutar procesa. Sudionici u procesu moraju dobro razumjeti svoje uloge i informacije kako bi mogli uspješno i usklađeno s drugima izvršavati svoj rad.

Proces mora imati smisao/bit te jasno definiran put i mjesto gdje završava. Za svaki proces koji poduzeće navede, primarno mu se definiraju opis i dijagram toka. Slabo definiran proces predstavlja veliku prepreku na putu do uspjeha.

SAVJET Prilikom implementacije eProcesa u poduzeće (po mjeri) je ključno imati podršku vodstva i sudjelovanje zaposlenika koji poznaju poslovne procese poduzeća. Oni moraju aktivno sudjelovati u projektu i s njime se identificirati.

2. Opis procesa

Opis procesa podrazumijeva da odgovorne osobe, u kratkom sažetku, definiraju tijek unutar procesa i sve njegove sudionike.

Jasno opišu početak i kraj procesa, njegov smisao ili središnji cilj te ključne osobe i zadatke koje one obavljaju.

Upravo tako se precizira tijek robe/usluga i informacija. Primjerice, kada se izvrši određeni zadatak ili usluga, kada se pregleda ili priloži određeni dokument, kada se donese određena odluka (potvrđivanje, odbijanje, ...) i tome slično.

U nastavku možete vidjeti primjer opisa procesa koji je poduzeće pripremilo za proces prijema ulaznih računa koji su specifični za to poduzeće.

3. Izrada dijagrama toka

Poduzeće može poduprijeti opis radnog procesa crtanjem dijagrama tijeka ručno ili uz pomoć alata za crtanje dijagrama toka. Crtanjem dijagrama toka jasno određuje sudionike i tijek unutar procesa.

Što je proces bolje definiran, to je bolje i brže proces na kraju digitaliziran i pretvoren u eProces.

Na slici dolje se nalazi primjer crteža dijagrama tijeka procesa za obradu ulaznih/primljenih računa.

4. Optimizacija i integracija procesa

Optimizacija i integracija radnih procesa podrazumijeva traženje spojeva pojedinih procesa u radnim procesima i integraciju više koraka ili čitavih radnih procesa u jedno.

Primjerice, korištenje unaprijed definiranih eProcesa preko Online usluge u kombinaciji s 'eProcesima po mjeri' (kako je prikazano u sljedećoj točki).

5. Integracija

Integracija eProcesa podrazumijeva da odgovorna osoba poduzeća ili PANTHEON stručnjak, uz pomoć obrasca Oblikovanje poslovnog procesa, pretvori procese klijenta poduzeća u eProcese. Točnije, da ih digitalizira i oblikuje po mjeri klijenta te integrira u PANTHEON.

PANTHEON savjetnik je u dolje navedenim primjerima koristio kombinaciju unaprijed definiranih eProcesa (već integriranih) i eProcesa koji su bili oblikovani po mjeri poduzeća (iz opisa procesa, vidi točku 2):

1. Skeniranje i uvoz dokumenata

Koristio se unaprijed definirani eProces Skeniranje i uvoz dokumenata koji zadovoljava zahtjeve klijenta:

1. POČETAK - Primljeni račun.
2. Dobavljač šalje račun (u fizičkom obliku ili u PDF formatu).
3. Tajništvo zaprimi i uveze, skenira primljene račune;

1. Odgovorna osoba čini sljedeće korake:

• svaki račun skenira odvojeno,
• odabere klasifikacije,
• odabere subjekt.

Na lijevoj slici gore je prikazan zahtjev iz procesa klijenta, a na desnoj slici je prikazan unaprijed definirani eProces.

2. Pregled i potvrđivanje računa

Nakon uvoza dokumenta (primljenog računa) se, ovisno o odabranoj klasifikaciji, pokrene eProces po mjeri (prikazan na slici dolje) za pregled i potvrđivanje računa.

Zatim slijede zahtjevi klijenta:

2.1. Tajništvo unosi primljeni račun u knjigu primljene pošte - Dokumentacija.

a. Određuju se metapodaci:

• Datum primitka,
• Vrijednost.

b. S popisa se određuje se odobravatelj:

• Uvijek osoba koja je izvršila narudžbu.
• Ručno ju odabire tajništvo.

Na lijevoj slici je prikazan zahtjev iz procesa klijenta, a na desnoj slici je prikazan eProces po mjeri za određivanje metapodataka i odabir odobravatelja:

2.2. Potvrđivanje

1. Dokument je preusmjeren na prvog odobravatelja.
2. Po potrebi ga prvi odobravatelj može proslijediti drugom odobravatelju.
3. Nakon potvrđivanja se prosljeđuje direktoru na finalnu potvrdu.

2.3. Nakon potvrđivanja, račun ide direktoru (koji dobiva zadatak pregledati dokument)

Na lijevoj slici je prikazan zahtjev iz procesa klijenta, a na desnoj slici je prikazan isječak iz eProcesa po mjeri za proces potvrđivanja dokumenta od prvog odobravatelja do direktora.

3. Odbijanje dokumenta

Ukoliko odgovorna osoba odbije dokument u procesu njegovog potvrđivanja, pokrene se odvojeni eProces (po mjeri) za odbijanje dokumenta.

Na lijevoj slici je prikazan zahtjev iz procesa klijenta, a na desnoj slici je prikazan eProces po mjeri za odbijanje računa.

4. Izrada računa

Ukoliko je dokument (u procesu potvrđivanja) potvrđen, u posljednjem koraku se pokrene eProces za izradu novog zapisa u PANTHEON-u.

Na lijevoj slici je prikazan zahtjev iz procesa klijenta, a na desnoj slici je prikazana shema eProcesa Kreiranje PANTHEON dokumenta iz skeniranog dokumenta.