Kreiranje nove vrste dokumenta

Vrste dokumenata u PANTHEON programu omogućavaju sistematsko upravljanje i kontrolu dokumenata (dokumentacioni sistem). Definisanjem različitih vrsta dokumenata možete unaprijed podesiti različite postavke: matrice konta, autorizacije na dokumentu, skladišta, potpisnike, fiskalizaciju itd. U nastavku predstavljamo primjer stvaranja nove vrste dokumenta.

SAVJET Vrste dokumenata se najčešće definišu na početku korištenja programa, u početnoj fazi implementacije. A jednostavno ih možemo dodati i poslije.

UPOZORENJE Vrstu dokumenta ne možemo više brisati, ako već na njoj postoji neki kreiran dokument.

1. Kreiranje nove vrste dokumenata

Odgovorna osoba će prvo kreirati novu šifru za vrstu dokumenta. To će uraditi u Šifrantu vrste dokumenata, kojeg otvara klikom na meni Postavke | Program | Vrste dokumenata.

• Novu vrstu dokumenta želi kreirati na panelu primljenih računa , u modulu Roba. Da bi to uradila, mišem će se pozicionirati na podpanel Prijem, kao što je prikazano na fotografiji ispod.

• Klikne na dugme Novi zapis na alatnoj traci.
• U polje Šifra Rialda upisuje novu šifru za vrstu dokumenta. U našem primjeru: 1205.
• Popuni polja Kratki naziv i Naziv kao što je prikazano na fotografiji ispod.
• U polje Arhiva i Klasifikacija, sa padajuće liste odabere lokaciju gdje će se dokument arhivirati.
• Na kraju, zapis sačuva klikom na dugme Sačuvaj.
  

UPOZORENJE Da bi uspješno, sa padajuće liste, odabrala podatak za polje Arhiva i Klasifikacija, prethodno moraju biti podešene postavke u Dokumentaciji i aktivirana usluga ePoslovanje.

SAVJET Ukoliko želite kopirati postavke a koje već već imate na jednoj od postojećih vrsta dokumenata, za novu vrstu dokumenta koristite dugme Kopiraj zapis.

2. Postavke na panelu Roba

Odgovorna osoba nastavlja sa unosom podataka na novoj vrsti dokumenta 1205, na panelu Roba, na podpanelu Prijem. Na panelu su na raspolaganju tri taba Osnovne postavke, Napredne postavke i Parametri operacije. . U nastavku ćemo prikazati ključne postavke koje bira odgovorna osoba.

• U polju Prijem na tabu Osnovne postavke, odgovorna osoba unese skladište. U našem primjeru: Konto troška.

UPOZORENJE Svaka vrsta dokumenta zahtijeva informacije o skladištu. U slučajevima kada se evidentiraju troškovi, a unos u skladište nije smislen, otvara se fiktivno skladište kako bi se tehnički pružile potrebne informacije

• Aktivira opciju Prijem (dodijeli se narančasta oznaka odgovarajućoj vrsti prijema). U našem slučaju opcija: Dokument.

Odabere Vrstu dokumenta, u našem primjeru, kako prikazuje fotografija ispod: Materijalno.

SAVJET Za više informacija o vrstama prijema i vrstama dokumenata koje možete odabrati, možete pogledati u poglavlju Prijem. Na tabu Napredne postavke i Parametri operacije korisnik postavlja naprednije postavke za pojedinačnuu vrstu dokumenta. Više detalja pročitajte u pogljavlju Prijem.

​

3. Postavke na panelu Status

Statusi na dokumentu omogućavaju korisniku da si lakše označi i pregleda dokumente unutar jedne vrste dokumenta. U tu svrhu odgovorna osoba na tabu Status kopira statuse sa druge vrste dokumenta, na sljedeći način:

• Klikne na dugme Prijenos statusa, kao što je prikazano na fotografiji ispod.

• Otvara se prozor za određivanje iz kojih već postojećih Vrsta dokumenata želi preuzeti statuse i koji Način prijenosa bi trebao biti (slika ispod).

• Prijenos završava klikom na dugme Kopiraj.
• Uspješno završeno kopiranje statusa prikaže poruku, kao što je prikazano na fotografiji ispod.

SAVJET Statuse možete definisati proizvoljno ručnim unosom u tabelu. Detaljnije o panelu Statusi pročitajte u poglavlju Statusi.

4. Postavke na panelu Novac

Odgovorna osoba nastavlja s postavkama na tabu Novac, gdje podesi osnovne postavke za knjiženje, blagajnu, likvidaturu itd. U tu svrhu, odabere sljedeće postavke, kao što je prikazano na fotografiji ispod.

UPOZORENJE Da biste jednostavno odabrali konta ili vrstu dokumenta za knjiženje sa padajuće liste, isti moraju prethodno već biti kreirani.

SAVJET Detaljnije informacije o mogućnostima postavki na tabu Novac pročitajte u poglavlju Knjiženje na preddefinisane VD.

5. Postavke na panelu Robna konta

Matrica konta je jedna od najvažnijih postavki za računovodstvo prije knjiženja dokumenata . U tu svrhu će odgovorna osoba unijeti podatke o kontima na tabu Robna konta To će učiniti uz pomoć opcije Prijenos konta na sljedeći način:

• Klikne na dugme Prijenos konta kako prikazuje fotografija ispod.

• Otvara se novi prozor, nudeći vam opciju odabira načina prijenosa i vrsta konta, kao što je prikazano na fotografiji ispod.

• Prijenos nastavlja na isti način, kako je opisano u 3. naslovu gore.

6. Postavke na panelu PDV konta

Jednako kao Robna konta, PDV konta su također od ključne važnosti za knjiženje u računovodstvu. Odgovorna osoba će na isti način kako je opisano u poglavlju 5. iznad, pripremiti matricu konta, na tabu PDV konta.

Konačni rezultat prijenosa PDV konta, prikazan je na fotografiji dolje, ovisno o tome koliko ih imate u bazi.

SAVJET Detalje informacije o mogućnostima postavki na tabu Zavisni troškovi, Obaveze, Napomene, Dozvole, Potpisnici, pročitajte u poglavlju Postavke konta.

7. Osvježavanje menija

Kreiranjem nove vrste dokumenta mijenja se i prikaz menija programa PANTHEON-a. U tu svrhu, odgovorna osoba će osvježiti meni kako bi nova vrsta dokumenta bila vidljiva.

To će uraditi klikom na dugme Čarobnjak i na alatnoj traci odabrati opciju Osvježi meni, kao što je prikazano na fotografiji ispod.

Dokument 1205 je sada vidljiv na listi u meniju |Roba prijem| Dokument | 1205.