| Është aktiv |
Përcakton nëse klasifikimi është aktiv apo joaktiv. Kur krijohet një klasifikim i ri, ai është aktiv si parazgjedhje. Kur klasifikimi është joaktiv, ai ngjyroset me të kuqe në të gjitha menutë zbritëse dhe nuk mund të zgjidhet, vetëm nëse jepet autorizim. |
| Kërkueshëm |
Duke shënuar kutinë e kontrollit Kërkueshëm të gjitha dokumentet e reja të këtij klasifikimi do të indeksohen automatikisht dhe do të ngarkohen në dosjen FTS në re eDocumentation.
Kjo bën që të gjithë dokumentet të jenë të kërkueshme.
Kërkimi me tekst të plotë (FTS) lejon kërkime të shpejta të tekstit të të dhënave të dokumentit duke mundësuar kërkime edhe në dokumente të skanuara. Futja e një vargu kërkimi në fushë shfaq të gjitha dokumentet që përmbajnë termin e kërkimit kudo në tekst ose në dokument.
|
| OCR |
Pas shënimit të kutisë OCR, mund të specifikohen edhe formatet e skedarëve.
Kjo do të thotë që të gjithë dokumentet e reja të klasifikimit që përputhen me formatet e zgjedhura do të dërgohen automatikisht për lexim OCR sapo të ngarkohen në DMS.
Kjo lejon njohje dhe përpunim të pandërprerë dhe automatik të dokumenteve. |
|
ID
|
Në fushë përcaktohet një kod alfanumerik, i cili shërben si identifikues unik i klasifikimit.
Pasi shkarkohet skema e klasifikimit duke përdorur shërbimet Web kodi është tashmë i përcaktuar.
|
|
Material
|
Futni çdo përshkrim në fushë ose emrin e klasifikimit individual. Mënyra më e lehtë për ta imagjinuar këtë është mënyra si zakonisht ngjitni një etiketë në një dosje.
Pasi shkarkohet skema e klasifikimit duke përdorur shërbimet Web lloji i materialit është tashmë i përcaktuar.
|
|
Lloji i Materialit
|
Në fushë mund të zgjidhni nga llojet e paracaktuara të mëposhtme:
- Material arkivor - është material dokumentar që ka rëndësi të qëndrueshme për biznesin shumë pas krijimit të tij (p.sh. të dhëna regjistri, të dhëna toke …)
- Material dokumentar i përhershëm - janë të gjitha llojet dhe format e regjistrimeve që janë krijuar ose pranuar gjatë veprimtarisë së personave juridikë dhe fizikë, të cilat nuk konsiderohen material arkivor me ligj, por kanë periudhë ruajtjeje ligjore
|
|
Vlefshmëria
|
Tregon periudhën për të cilën dokumenti duhet të mbahet.
|
|
Lloji i Vlefshmërisë
|
Fusha përmban njësinë kohore të vlefshmërisë së dokumenteve të ruajtura në një klasifikim. Opsionet e mëposhtme janë në dispozicion:
- (Asnjë) – pa etiketë
- Dita
- Muaj
- Vite
|
|
Person përgjegjës
|
Në fushë nga lista zbritëse e regjistrit të Subjekteve zgjidhet personi përgjegjës, dmth., administratori i klasifikimit. Mund të zgjidhen midis personave të kontaktit të kompanisë. Shfaqen kontaktet aktive dhe joaktive.
|
|
Superior
|
Në fushë përcaktojmë klasifikimin prind dhe kështu e vendosim atë në hierarkinë e klasifikimeve. Për shembull, klasifikimi nënpërordhës Anëtarët e njësive CZ është klasifikimi superior CZ – Garda Kombëtare.
|
|
Eskalim (ditë)
|
Në fushë futni numrin e ditëve që personi përgjegjës i lidhur ka në dispozicion për të konfirmuar, redaktuar ose nënshkruar dokumentin. Nëse personi përgjegjës nuk miraton dokumentin brenda një periudhe të caktuar, ai transferohet për miratim te një person superior, i cili përcaktohet në hierarkinë e pozicioneve të punës në regjistër. Vlera parazgjedhje është 8 ditë.
|
|
Procesi i punës (eWorkflow)
|
Në fushë nga lista zbritëse zgjidhni një proces pune që do të ekzekutohet kur vendosni një dokument në këtë klasifikim. Për shembull, në rastin e dokumenteve me klasifikimin eInvoice, fillohet procesi i biznesit Import eInvoice.
|
|
Ruajtja
|
Në fushë përcaktoni ruajtjen ose vendin ku do të ruhet dokumenti. Mund të zgjidhni midis:
|
| Ruaj historikun |
Duke zgjedhur këtë kuti kontrolli, të gjitha ndryshimet e bëra në skedarët e një dokumenti ruhen. Ndryshimet mund të rishikohen në Skedat e Dokumenteve duke klikuar në butonin Historiku .
Kjo veçori është në dispozicion vetëm për klasifikimet që përdorin eDocumentation si ruajtjen e tyre.
|
|
Shënim
|
Fusha është e destinuar për futjen e një shënimi arbitrar për klasifikimin. Mund të shkruani shënime në të, të cilat e bëjnë më të lehtë vendosjen e dokumenteve në klasifikimin përkatës.
|