OTOS sincronizează bazele de date prin adăugarea și modificarea datelor. Pentru a asigura sincronizarea corectă, doar un utilizator la un moment dat poate edita o anumită informație. Acest lucru necesită tipuri de documente bine organizate și autorizări pentru utilizatori. Fiecare locație care trebuie să fie sincronizată ar trebui să aibă propriile tipuri de documente, adică separate de alte locații.

Diagrama de mai jos arată un exemplu de astfel de organizare a tipurilor de documente.

Biroul principal și toate magazinele au propriile lor depozite și tipuri de documente pentru primirea (expedierea) și emiterea bunurilor (vânzări), și pentru încasări și plăți. Dacă toate locațiile ar trebui să gestioneze comenzi, tipuri de documente adecvate trebuie definite. Un astfel de aranjament permite fiecărei locații să funcționeze independent și să administreze propria bază de date. Cu autorizări de utilizator bine definite, acest sistem este fiabil și autonom. În caz contrar, erori în numerotarea documentelor ar putea apărea.