U prijašnjem poglavlju (Rasknjižavanje troškova upotrebom ključeva za raspodjelu) smo sve troškove ponovno razdijelili na odjele bez obzira na to, da li poziv na odjel u knjiženju postoji ili ne. Troškove smo prenijeli s općeg troškovnog mjesta (Uprava i prodaja) na pojedinačne profitne centre (Profitni centri 1 i 2).

Pogledajmo još drugačiji primjer: u slučaju, da možemo za neka knjiženja na pojedinačni konto (ili grupu konta) utvrditi, koji odjel teretimo, a za druga knjiženja ne možemo.

U tom slučaju ima smisla knjiženja, koja su već pripisana pojedinom odjelu, pustiti nepromijenjena. Razdjeljujemo samo knjiženja, koja nisu pripisana još niti jednom odjelu.

U tom slučaju možemo koristiti sljedeći trik, koji nam ga omogućava upotrebu znakova s posebnim značenjem.

 1. Potrebne postavke

Način postavljanja je jednak onom, koji je već opisan u prijašnjem primjeru Rasknjižavanje troškova upotrebom ključeva za razdjeljivanje.

Nešto drugačije je kada su različite osobine različitih vrsta troškova.

Primjer:

Troškove uredskog materijala pri nastanku, već na dobavljačevom računu, dodijelimo odgovarajućem odjelu, kojeg taj trošak optereti, ako je to moguće (npr. kupovina priručnika za ODJEL 1). Tamo gdje trošak ne dodijelimo neposredno nekom odjelu (npr. narudžba za periodično štampanje, radni listovi itd), pripišemo ga:

1. bilo nekom odjelu, na kojem "skupljamo" ta knjiženja (npr. "Uprava", kao u prijašnjem primjeru)

2. ili podatak o odjelu ne unesemo. Podatak o odjelu je prazan

U tim slučajevima je način upotrebe prijedloga jednak već opisanom, a među obračunske kriterije unesemo još:

1. šifru odjela u polje "Odjel". Primjer:

2. upotrebom znakova s posebnim značajem navedemo skup znakova, za koje znamo, da u našem šifrantu odjela ne postoj (pogledajte nastavak primjera dolje).

 

 

1. Dobavljačev račun

U maju 2008 smo primili račun za:

• telefon, koju koristi Profitni center 1 i zato ga  trošak neposredno tereti, u iznosu 100 KM (konto 3331)
• faktura za promjenu tonera na faksu , za koje trošak nije pripisan nijednom odjelu, u iznosu 500 KM (konto 3398). Ovi troškovi se po dogovoru razdjeljuju pomoću ključa za razdjelu PRT.

2. Obračun razvrstavanja

U maju zbog pripreme mjesečne bilance troškove razdijelimo po odjelima na prijedlogu unaprijed dogovorenog ključa za razdjeljivanje.

Izaberemo "Razdoblje knjiženja" - početni datum 1.1.06, a krajnji datum 31.5.06. Vrstu dokumenta preknjižavanja uknjižimo sa zadnjim danom izabranog razdoblja, tj. sa datumom 31.05.06.

Razdijeliti želimo samo zapise, koji nisu pripisani još nijednom odjelu, zato u polje "Odjel" unesemo npr. izraz, koji počinje dvjema razmacima i zatim proizvoljnim znakom (kad znamo, da se u šifri odjela na prvom mjestu obavezno pojavljuje neki znak).

Prije knjiženja je korisno, da podatke za knjiženje najprije pregledamo na ispisu, npr. "Obračun po pozicijama - detaljno".

Ustanovimo, da je program skupio i razdijelio samo zapise, koji nemaju unesen odjel.

3. Temeljnica za knjiženje razdjeljivanja

Klikom na tipku "Knjiženje" podatke iz ispisa još zapišemo u temeljnicu.

Kao što smo naveli, vrijednosti knjiženja se iz izabranog razdoblja storniraju u vrijednosti i s navedenim odjelima, koji ulaze u izvorna knjiženja (u našem primjeru je prazan).

Proknjiže se i nove vrijednosti i pozivi na odjele, kao što smo ih naveli u ključu za raspodjelu.

4. Konto kartica 

Opisane primjere možemo koristiti i za razdjeljivanje prihoda, samo da skupljanje pasivnog i aktivnog stanja na kontu ili grupi konta smisleno prilagodimo!

Na određen način možemo (istovremeno ili ne) razdijeliti troškove i na nositelju troškova (pogledajte primjer Rasknjižavanje troškova, koji još nisu pripisani niti jednom nositelju troškova).