Optičko čitanje dokumenta i kreiranje e-računa (po primjeru iz drugih lokalizacija)

Od dobavljača možemo primati račune u papirnom ili PDF obliku. Papirne dokumente možemo skenirati i uvoziti kao PDF u eDokumentaciju ili uvoziti primljene PDF dokumente koji su stigli kao prilog elektronske pošte.

Da bismo PDF dokument pretvorili u elektronski oblik računa i na osnovu njega kreirali PANTHEON dokument prijema, pomaže nam unaprijed pripremljeni eProces Optičko čitanje (OCR) za eKnjiženje. On naime prepoznaje znakove (npr. PIB i naziv pošiljaoca, neto iznos, datum dospijeća itd.) PDF računa, te ih pretvara u oblik eRačuna.

Poslovni proces pojednostavljuje unos primljenog računa u PANTHEON, budući da primljeni PDF dokument prevara u e-račun u JSON formatu. Njega potom jednostavno kasnije uvozimo u PANTHEON.

SAVJET Pomoću podataka na e-računu koji su rezultat optičkog čitanja (OCR) postupak unosa primljenog računa je veoma jednostavn. Ujedno mogućnost za greške je tako minimalna, budući da se sistem za OCR čitanja poboljšava pomoću podataka na uvezenim računima.

U nastavku vam opisujemo primjer korištenja poslovnog procesa koji smo upravo opisali.

Opis primjera Računovođa obrađuje primljene račune od različitih dobavljača. Želi da pojednostavi njihov unos u PANTHEON, a da ih pritom ne prekucava. U tu svrhu koristi eProces eKnjiženja za optičko čitanje (OCR) i njegovu upotrebu. To će učiniti prateći sljedeće korake: 1. Uvoz i izbor dokumenta u eDokumentaciji 2. Pokretanje procesa Optičkog čitanja (OCR) za eKnjiženje 3. Rezultat optičkog čitanja - e-račun

UPOZORENJE PDF dokumente možemo pomoću eProcesa Optičko čitanje (OCR) za eKnjiženje da pretvorimo u e-račun. Poslovni proces funkcioniše samo ukoliko ste aktivirali usluge eKnjiženja i uredili odgovarajuće postavke.

1. Uvoz i izbor dokumenta u eDokumentaciji

Odgovorna osoba obrađuje primljeni račun dobavljača u PDF obliku, koji je prije toga već uvezla u eDokumentaciju.

SAVJET Ukoliko dokument niste uvezli u eDokumentaciju, pročitajte poglavlje Uvoz dokumenata u eDokumentaciju.

U eDokumentaciji potraži i izabere željeni dokument.

Odgovorna osoba nastavlja sa pokretanjem poslovnog procesa.

2. Pokretanja eProcesa Optičko čitanje (OCR) za eKnjiženje

U redu sa alatima klikne na dugme (Čarobnjaci) isa padajuće liste izabere opciju Optičko čitanje (OCR) za eKnjiženje.

SAVJET Da bi se prikazao poslovni proces na određenom PANTHEON obrascu, kao opcija na dugmetu Čarobnjaci, moramo podesiti u Obrascu za oblikovanje poslovnih procesa. Postupak možete pročitati u tački 3 poglavlja Osnovne postavke poslovnih procesa.

Poslovni proces pretvara PDF dokument u e-račun u JSON formatu.

3. Rezultat optičkog čitanja - e-račun

Nakon zaključka poslovnog procesa prima e-račun, koji je dodat na listu na panelu Datoteke.

Ime e-računa je isto kao ime PDF računa, dok je tip datoteke u formatu JSON.

Na panelu Metapodaci odgovorna osoba može provjeriti način čitanja PDF datoteke.

SAVJET Ukoliko na subjektu ništa nije podešeno, zadati način če biti sumarno po poreskim stopama. Detaljna objašnjenja i prikaz čitanja pogledajte u poglavlju Postavke načina čitanja PDF dokumenata.

Odgovorna osoba vidi da je račun dobavljača ??? pročitala po načinu čitanja: sumarno po poreskim stopama odnosno vat-rate-invoice.

SAVJET Ukoliko na subjektu u Šifrantu subjekata nema izabranog načina čitanja PDF dokumenata, PANTHEON automatski čita podatke po načinu sumarno po poreskim stopama (vat-rate-invoice.)

Može provjeriti i da je isti način čitanja definisan na dobavljaču u Šifrantu subjekata, te tako zaključuje proces.

SAVJET Kao zaključak treba još pomenuti da je sistem za OCR čitanje u PANTHEON-u može pročitati i mnoge druge podatke. Obično su u pitanju svi standardni odnosno obavezni sadržiji na račun. Tako da može prepoznati PIB pošiljaoca, Naziv pošiljaoca, Neto iznos, Datum valute itd. Skup podataka koji sistem vraća u obliku eRačuna zavisi od podešavanja optičkog čitanja PDF dokumenata na dobavljaču, a ponekad i od kvailteta PDF oblika računa.